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💳 Recibos de Caja, Notas Contables, Correcciones y Liberación de Órdenes

El submenú Movimientos > Orden de Servicio de Gema Salud reúne cinco herramientas administrativas y financieras esenciales para la operación diaria de cajas y facturación hospitalaria: el recaudo de Recibos de Caja enlazados directamente con la admisión por copagos, el registro e impresión de Notas Débito y Notas Crédito, la utilidad para Corregir Centro de Costo o Médico, la emisión de Facturas sin Orden de Servicio y el proceso controlado de Liberar Orden de Servicio.

Conocer el uso exacto de estas opciones permite recaudar copagos con plena trazabilidad asistencial, subsanar imputaciones contables sin reprocesos y reabrir admisiones facturadas cuando se requiere ajustar y refacturar una cuenta.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Consultar o crear recibos de caja vinculados al número de admisión mediante F3; gestionar notas débito/crédito; corregir oficina, centro de costo o médico en órdenes facturadas y no facturadas; emitir facturas directas (contado, crédito o credi-contado) sin admisión previa; y liberar órdenes facturadas por número de admisión o de factura.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Cajeros hospitalarios, facturadores de salud, líderes de cartera, auditores contables y coordinadores de admisiones.
  • Resultado final: Recaudos de copagos trazables por orden de servicio, documentos contables ajustados y admisiones liberadas (marcadas con el indicador L) listas para ajustes y nueva facturación.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con usuario autorizado para las opciones financieras dentro de Movimientos > Orden de Servicio (o en el módulo de Imagenología para recibos de caja con F3).
  • Para enlazar manualmente recibos de caja con admisiones mediante la tecla F3, verificar que en los parámetros generales (Sector Salud > SA 01 GENERAL, página 2) la opción Control Admisión - Rcaja? esté configurada en S (Sí).
  • Para liberar una orden de servicio, tener plenamente identificado el Tipo de Documento, Serie y Número ya sea de la Admisión o de la Factura emitida.
Precaución

La opción Liberar Orden de Servicio mantiene viva la factura ya creada en el sistema, pero reabre la admisión para permitir modificaciones y volverla a facturar con un nuevo consecutivo. Ejecuta este procedimiento únicamente bajo autorización contable y de facturación para evitar duplicidad de cobros.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

1. Recibos de Caja Enlazados con Admisión (F3 Ayuda Admisiones Copago)​

Esta opción permite consultar e imprimir recibos de caja existentes o registrar nuevos recaudos manuales (por ejemplo, el pago del copago de una consulta) dejándolos enlazados con su respectiva orden de servicio:

  1. Verificación del parámetro de enlace (configuración previa):

    • Abre Orden de Servicio > Recibos de Caja para visualizar el formulario de recaudo.

    Formulario de Recibos de Caja en Orden de Servicio

    • Para que los recibos manuales se enlacen con las admisiones, en la edición de parámetros generales elige SECTOR SALUD > SA 01 GENERAL.

    Selección de parámetros generales Sector Salud - SA 01 GENERAL

    • En la segunda pestaña o página de parámetros, verifica que el campo Control Admisión - Rcaja? tenga el valor S (Sí). Si está en N, los recibos no solicitarán enlace con admisión.

    Parámetro Control Admisión - Rcaja configurado en S en la página 2

  2. Búsqueda de la admisión con F3 desde el campo Tercero:

    • Al ingresar a Recibos de Caja desde los módulos de Salud o Imagenología, inicia un nuevo recibo, ubícate en el campo Tercero y presiona la tecla F3 (Ayuda Admisiones Copago).

    Activación de la ayuda F3 Ayuda Admisiones Copago en el campo Tercero

    • Se abrirá el asistente de expresiones de búsqueda (QBE), donde podrás buscar prioritariamente por Número de Admisión (debe existir una admisión vigente), o bien por TD, Serie, Número de Factura, Entidad o Número de identificación del paciente.

    Asistente de búsqueda QBE para localizar la admisión del copago

  3. Selección de la admisión y grabación del copago:

    • El sistema listará las admisiones vigentes que coincidan con el filtro. Selecciona la orden requerida y presiona escoger para cargar automáticamente el tercero y los datos asociados.

    Listado de admisiones vigentes para vincular al recibo de caja

    • Completa el detalle y valor del copago recibido y haz clic en [Guardar]. El recibo de caja quedará grabado exhibiendo el número de admisión al que pertenece.

    Recibo de caja completado y enlazado con el número de orden de servicio

2. Notas Débito y Notas Crédito​

  1. Ingresa a Movimientos > Orden de Servicio > Notas Débito / Notas Crédito.
  2. Desde este formulario podrás consultar los registros de notas débito o crédito ya efectuados en el sistema para reimprimirlos cuando lo requieras, o hacer clic en adicionar para registrar una nueva nota contable siguiendo los controles de cartera.

Formulario de consulta, impresión y registro de Notas Débito y Notas Crédito

3. Corregir Centro de Costo o Médico​

  1. Selecciona la ruta Movimientos > Orden de Servicio > Corregir Centro de Costo o Médico.
  2. El sistema desplegará una cuadrícula interactiva que lista órdenes de servicio tanto facturadas como no facturadas.
  3. Posiciona el cursor directamente sobre la columna que necesitas ajustar (Médico, Oficina o Centro de Costo) y actualiza el código correspondiente.

Grilla para Corregir Médico, Oficina o Centro de Costo en órdenes facturadas y no facturadas

Consejo Práctico

Dentro de la grilla de Corregir Centro de Costo o Médico, desplázate entre las columnas utilizando la tecla TAB del teclado; esto garantiza que el cambio en cada celda se valide y asiente correctamente.

4. Factura Contado / Crédito / Credi-Contado sin Orden de Servicio​

  1. En Movimientos > Orden de Servicio, encontrarás tres opciones independientes según la modalidad de pago: Factura Contado, Factura Crédito y Factura Credi-Contado sin Orden de Servicio.
  2. Las tres pantallas operan con la misma estructura funcional: permiten consultar e imprimir facturas anteriores o emitir una nueva factura directa (por ejemplo, para ventas o servicios que no requieren apertura de admisión clínica), cambiando únicamente la condición comercial del pago.

Formulario de Facturación directa sin Orden de Servicio

5. Liberar Orden de Servicio​

Cuando necesitas reabrir una admisión que ya fue facturada —manteniendo viva la factura original en el sistema, pero dejando abierta la orden de servicio para aplicar ajustes y volverla a facturar con otro número de factura— utiliza esta utilidad bajo cualquiera de sus dos pestañas:

  1. Ingresa a Movimientos > Orden de Servicio > Liberar Orden de Servicio.

  2. Opción A — Pestaña X Ords. de Servicio (por Número de Admisión): Digita el T.D. (por ejemplo 180), la Serie y el Documento (número de la admisión) y haz clic en el botón de verificación verde.

    Liberar Orden de Servicio por pestaña X Ords. de Servicio

  3. Opción B — Pestaña X Facturas (por Número de Factura): Cambia a la pestaña X Facturas, digita el T.D. (por ejemplo 240), la Serie (por ejemplo FCR) y el Documento (número de factura) y confirma con el botón de verificación verde.

    Liberar Orden de Servicio por pestaña X Facturas

  4. Una vez ejecutado el proceso, la admisión quedará nuevamente abierta y mostrará activada la casilla Liberada (L) en su pantalla principal para auditoría.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Parámetro Control Admisión - Rcaja?CondicionalEn SA 01 GENERAL (página 2), al definirlo en S habilita el enlace entre recibos de caja y admisiones.
Campo Tercero + Tecla F3SíEn Recibos de Caja (Salud o Imagenología), abre la Ayuda Admisiones Copago para buscar y enlazar la orden activa.
Notas Débito / Notas Crédito-Permite consultar, imprimir o crear notas de ajuste sobre documentos facturados.
Grilla Corregir C. Costo o Médico-Permite editar en línea los campos Médico, Oficina y Centro de Costo desplazándose con la tecla TAB.
Factura Contado / Crédito / Credi-Contado-Formularios para consultar o registrar facturas directas sin admisión previa según la forma de pago.
Pestaña X Ords. de ServicioCondicionalLibera una orden facturada ingresando el Tipo de Documento (T.D.), SERIE y DOCUMENTO de la admisión.
Pestaña X FacturasCondicionalLibera la orden asociada ingresando el T.D., SERIE y DOCUMENTO de la factura emitida.
Botón [Confirmar / Check Verde]-Ejecuta la aplicación del filtro o el proceso de liberación de la orden de servicio seleccionada.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué no se abre la ventana de búsqueda de admisiones cuando presiono F3 en el campo Tercero del Recibo de Caja?​

Verifica dos condiciones: primero, que hayas ingresado a Recibos de Caja directamente desde los módulos de Gema Salud o Imagenología (la ayuda F3 de admisiones copago es exclusiva de estos módulos asistenciales); segundo, que en los parámetros generales (SA 01 GENERAL, página 2) la opción Control Admisión - Rcaja? esté configurada en S.

¿Al usar "Liberar Orden de Servicio" se anula automáticamente la factura anterior?​

No. Tal como establece el proceso contable del sistema, Liberar Orden de Servicio deja viva la factura ya creada y simultáneamente abre la admisión para que puedas modificar consumos o datos y facturarla con un nuevo número. Si la factura original no debe cobrarse, el área de facturación/cartera debe tramitar la nota crédito o anulación respectiva según la normatividad vigente.

¿Puedo corregir el centro de costo o el médico de una orden que ya tiene factura generada?​

Sí. La pantalla Corregir Centro de Costo o Médico lista tanto órdenes no facturadas como órdenes ya facturadas; recuerda posicionarte en el campo exacto (Médico, Oficina o Centro de Costo) y desplazarte usando la tecla TAB.