➕ Prestación de Consumos a una Orden de Servicio

El formulario de Prestación de Consumos en Gema Salud permite cargar a una admisión u orden de servicio abierta todas las consultas, procedimientos, medicamentos, materiales e insumos utilizados durante la atención del paciente.

Desde una sola ventana operativa, el facturador o personal asistencial puede buscar servicios del catálogo (F2) o de su lista rápida de favoritos (F3), capturar en línea las variables clínicas exigidas por los RIPS, liquidar copagos y, si el flujo ambulatorio lo requiere, generar e imprimir la factura y el recibo de caja de manera automática al guardar.

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1. 📋 Propósito y Beneficios

• ¿Para qué sirve?: Registrar detalladamente cada servicio médico, procedimiento o insumo prestado a una admisión vigente, vinculando área de servicio, bodega, profesional, datos RIPS y copago.
• ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores hospitalarios y ambulatorios, auxiliares de admisiones, personal de farmacia/enfermería y cajeros.
• Resultado final: Ítems asistenciales cargados y valorizados según el contrato de la orden de servicio (con opción de factura y recibo de caja emitidos en el mismo paso).

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2. 🔑 Requisitos Previos

• Contar con una Admisión u Orden de Servicio abierta, activa y que no se encuentre bloqueada en etapa de cierre.
• Verificar en la esquina superior izquierda del formulario que el botón [Modo Consumo] indique CONSUMO ACTIVO.
• Disponer de los códigos o nombres de los servicios/insumos realizados, el área de servicio donde se prestaron, la bodega que descarga inventario y los diagnósticos CIE-10 / finalidad cuando el ítem afecte RIPS.

Nota

El mismo ícono de la botonera principal sirve tanto para Consumos como para Devoluciones. Si el botón superior [Modo Consumo] muestra DEVOLUC. ACTIVA, haz clic sobre él para cambiarlo a CONSUMO ACTIVO antes de empezar a digitar.

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3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla

1. Paso 1: Ingreso al formulario de Consumos:

   • Accede desde el menú Movimientos > Orden de Servicio > Prestación de Consumos o directamente haciendo clic en el botón de consumos/devoluciones de la botonera inferior situada debajo del menú principal.

   

   • Verifica que el indicador [Modo Consumo] figure en CONSUMO ACTIVO.

   

2. Paso 2: Cargar la admisión y configurar opciones de cabecera:

   • Verifica la Fecha (toma por defecto la fecha actual del sistema).
   • En Admisión / Oss No., digita el número de la orden de servicio o presiona F2 para buscarla por fecha, entidad o paciente. El sistema cargará automáticamente el contrato, manual tarifario, EPS y datos del usuario.
   • Marca según tu flujo operativo las casillas de automatización:
     • Genera Factura?: Genera la factura automáticamente al guardar el consumo (mostrará al final la ventana para elegir forma de pago: Crédito, Efectivo, etc.).
     • Imprime Factura?: Envía a impresión la factura apenas se genere.
     • Genera R.C.?: Emite automáticamente el recibo de caja al guardar (requiere que exista un valor de copago en el detalle y que el tipo de factura esté parametrizado para generar R.C.).
     • Edita RIPS: Despliega la captura de variables RIPS al registrar consultas o procedimientos en la cuadrícula.
   • En Observaciones, anota referencias útiles como número de autorización o carnet. Si deseas consultar o ajustar fechas de cargues previos de esa misma cuenta, haz clic en [Detalle Ord SS].

3. Paso 3: Diligenciar la cuadrícula de Detalles (F2 o F3):

   • En la grilla inferior, la columna RN asigna el número consecutivo de cada fila.
   • Ubícate en la columna Código: presiona F2 para buscar el bien o servicio en el catálogo general (por nombre, referencia, presentación o marca), o presiona F3 para elegirlo desde la Lista de Favoritos filtrada según el tarifario del contrato.
   • Indica si el ítem es facturable (S o N), valida la fecha de acceso y registra en Anexo 2 el área de servicio donde se prestó o utilizó.
   • Selecciona la Bodega afectada, el Médico tratante, la Cantidad y revisa el Precio (déjalo según tarifario o ajústalo si tu perfil y contrato lo permiten).

4. Paso 4: Completar Datos Adicionales RIPS y Copago:

   • Cuando registres una consulta (urgencias, consulta externa, hospitalización, etc.) o un procedimiento con Edita RIPS activo, completa en la ventana emergente la finalidad (F2), causa externa (F2), diagnósticos principal y relacionados CIE-10 (F2) y tipo de diagnóstico (I Impresión diagnóstica, N Confirmado nuevo, R Confirmado repetido).
   • Si el ítem es facturable (S) y la vinculación del paciente no es Particular, diligencia o confirma el valor del campo Copago.

5. Paso 5: Grabación del detalle y guardado de la cabecera:

   • Una vez ingresados todos los ítems en la cuadrícula, regresa a la casilla RN para grabar el detalle y finalmente haz clic en [Guardar] en la cabecera del documento (si marcaste Genera Factura?, confirma la forma de pago para concluir).

Consejo Práctico

Utiliza el botón [Detalle Ord SS] antes de digitar nuevos cargos cuando tengas dudas sobre si un procedimiento o medicamento ya fue facturado o cargado previamente por otro turno asistencial.

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4. 📝 Guía de Campos y Botones

Campo / Botón	¿Es Obligatorio?	¿Qué debes ingresar o qué hace?
Botón [Modo Consumo]	Sí	Alterna la pantalla entre CONSUMO ACTIVO (cargar ítems) y DEVOLUC. ACTIVA (revertir ítems).
Fecha / Admisión (Oss No.)	Sí	Fecha del movimiento y número de orden de servicio (búsqueda con F2), que trae EPS, contrato y tarifario.
Casillas Genera / Imprime Factura?	No	Automatizan la creación e impresión inmediata de la factura al guardar la cabecera del consumo.
Casilla Genera R.C.?	No	Genera recibo de caja automático cuando hay copago registrado y el tipo de factura lo permite.
Casilla Edita RIPS	Recomendado	Activa la ventana de diagnósticos CIE-10, finalidad y causa externa al digitar consultas o procedimientos.
Botones [LIQ. CIRUGIA] / [DEV. CIRUGIA]	-	Abren el asistente para liquidar descripciones quirúrgicas pendientes o devolver cirugías liquidadas.
Botón [Detalle Ord SS]	-	Muestra el acumulado actual de consumos de la orden de servicio permitiendo revisar y ajustar fechas.
Columna Código (F2 / F3)	Sí	Código del procedimiento, insumo o fármaco. F2 busca en catálogo general y F3 abre Favoritos por tarifario.
Facturable (S/N) y Anexo 2	Sí	Define si el ítem se cobra en factura y registra en Anexo 2 el área asistencial donde se utilizó.
Bodega / Médico / Cantidad / Precio	Sí	Bodega de inventario, profesional que ejecuta, unidades consumidas y tarifa unitaria según contrato.
Campo Copago	Condicional	Se habilita únicamente cuando el ítem es facturable (S) y el régimen del paciente es diferente a Particular.

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5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso

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6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla

¿Por qué el campo "Copago" aparece bloqueado y no me permite digitar ningún valor?

El campo Copago en la cuadrícula de detalles solo se habilita cuando se cumplen dos condiciones simultáneas: que el ítem esté marcado como Facturable (S) y que el tipo de vinculación del paciente no sea Particular (ya que un usuario particular asume el 100% de la tarifa del servicio).

¿Qué hago si al intentar cargar un consumo el sistema informa que la admisión está bloqueada?

Significa que el área de facturación o auditoría activó el botón [Bloquear Admisión] porque la cuenta se encuentra en proceso de cierre. Comunícate con el facturador responsable para verificar si la cuenta puede desbloquearse temporalmente para incluir el cargo pendiente.