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🔄 Cambio de Número de Historia de Pacientes

La utilidad de Cambio de Número de Historia de Pacientes permite al personal autorizado actualizar o corregir el número de identificación (que actúa como número de historia clínica) de un usuario en la base de datos institucional cuando ocurrió un error de digitación inicial o cuando el paciente cambia legalmente su documento (por ejemplo, paso de Registro Civil o Tarjeta de Identidad a Cédula de Ciudadanía).

Esta herramienta traslada de forma controlada los registros clínicos asociados al documento anterior hacia el nuevo número, preservando la integridad del expediente y entregando un resumen detallado de los eventos ejecutados.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Modificar o unificar el número de historia clínica (documento de identidad) de un paciente en el sistema sin perder su trazabilidad asistencial previa.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Coordinadores de admisiones, líderes de archivo clínico (estadística) y administradores funcionales de Gema Salud.
  • Resultado final: Número de identificación actualizado en los registros clínicos del paciente y bitácora en pantalla con el conteo exacto de registros actualizados.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con perfil autorizado para ingresar al menú Utilidades > Cambio Número de Historia de Pacientes.
  • Verificar físicamente el documento de identidad anterior y el nuevo documento oficial del paciente.
  • Confirmar previamente que el paciente no tenga ninguna admisión u orden de servicio facturada con el número de documento actual.
Precaución

Bloqueo estricto por admisiones facturadas: El sistema no permitirá bajo ninguna circunstancia cambiar o alterar el número de historia de un paciente que tenga 1 o más admisiones facturadas, con el fin de proteger la integridad legal, contable y tributaria de las facturas emitidas.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

  1. Paso 1: Acceso a la herramienta:

    • Desde la barra superior del menú principal de Gema Salud, selecciona la ruta Utilidades > Cambio Número de Historia de Pacientes.

  2. Paso 2: Ingresar el documento actual (Doc. ID/CC):

    • En el campo Doc. ID/CC, digita el número de historia o documento actual que deseas modificar y presiona ENTER o TAB.
    • El sistema validará que el documento exista en la base de datos y mostrará de inmediato el nombre completo del paciente en el campo Usuario.

  3. Paso 3: Ingresar el nuevo número de documento (Cambiar a):

    • En el campo Cambiar a, digita el nuevo número de historia clínica o documento de identidad al cual deseas trasladar la información.
    • Si el nuevo número ya se encuentra registrado en la base de datos, el aplicativo comparará automáticamente los nombres de ambos registros; en caso de encontrar diferencias, mostrará una alerta en pantalla solicitando tu confirmación expresa antes de continuar.

  4. Paso 4: Ejecutar la actualización y revisar eventos:

    • Haz clic en el botón de procesamiento para iniciar el traslado de registros.
    • Al finalizar, revisa el recuadro inferior Eventos del proceso, donde el sistema detalla todas las actualizaciones realizadas y la cantidad exacta de registros modificados satisfactoriamente.
Consejo Práctico

Después de efectuar un cambio por mayoría de edad (paso de TI a CC), ingresa a Movimientos > Historias Clínicas, consulta el nuevo número y actualiza también la sigla del campo Tipo Id para que coincida con el nuevo documento en los futuros RIPS.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Doc. ID/CCSíNúmero de documento o historia clínica actual del paciente que se requiere reemplazar.
UsuarioAutomáticoMuestra en modo lectura los nombres y apellidos asociados al documento actual para verificación visual.
Cambiar aSíNuevo número de documento o historia clínica que asumirá la información del paciente.
Eventos del procesoAutomáticoPanel informativo que reporta paso a paso las afectaciones realizadas y el total de registros actualizados.
Botón [Procesar / Aceptar]-Ejecuta las validaciones de facturación, solicita confirmación si hay coincidencia previa y aplica el cambio.
Botón [Salir]-Cierra la ventana de utilidad y regresa al menú principal.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué el sistema rechaza el cambio indicando que existen admisiones facturadas?​

Cuando una orden de servicio ya generó factura electrónica o contable, el documento del tercero queda vinculado legalmente a los soportes fiscales y de cartera. En estos casos no se debe alterar retroactivamente el número de historia facturado.

¿Qué sucede si digito en "Cambiar a" un número que ya había sido creado por otro admisionista?​

El sistema detectará la existencia previa del nuevo documento, comparará los nombres de ambos expedientes y te pedirá confirmar si realmente corresponden a la misma persona antes de unificar su historial. Verifica cuidadosamente ambos nombres para evitar mezclar historias de dos pacientes distintos.