🏥 Documentación Oficial de Gema Salud
Bienvenido al centro de documentación y ayuda interactiva de Gema Salud (Gema Clínicas), el sistema integral diseñado para gestionar y controlar las actividades operativas, asistenciales, administrativas y de facturación en Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (I.P.S.), clínicas, hospitales y consultorios médicos.
🎯 ¿Qué permite hacer Gema Salud?
A través de sus diferentes módulos e integraciones, el sistema te acompaña en cada etapa de la atención al paciente:
- Gestión de Pacientes y Citas: Programación semanal de consultorios, administración del libro de citas médicas, entrega de recomendaciones de preparación para exámenes y apertura de cabeceras de Historia Clínica bajo la Resolución 1995 de 1999.
- Admisiones, Cirugías y Control de Estancia: Apertura de órdenes de servicio por Urgencias, Hospitalización o Consulta Externa, programación de quirófanos, asignación de camas, bloqueo/liberación de órdenes y generación de egresos.
- Control de Consumos y Farmacia: Registro de prestación y devolución de consumos, liquidación de descripciones quirúrgicas, listas de favoritos por tarifario (
F3) e integración con el flujo de Pedidos Intrahospitalarios. - Formularios Especiales (ECAT y Forenses): Diligenciamiento e impresión individual o masiva (Resolución 3823) de formatos FURIPS/FUSOAT, FUTRANS y Certificados de Lesiones Personales.
- Contratación, Facturación y Copagos: Parametrización de contratos con EPS y SOAT, manejo de precios especiales e importación desde Excel, liquidación automática de copagos y cuotas moderadoras (Acuerdo 260), facturación diferida, cierre de admisiones en bloque y radicación de cuentas de cobro.
- Gestión de RIPS y Medios Magnéticos: Captura, validación preventiva o definitiva, cuadre aritmético en pesos y generación de archivos planos de RIPS y ECAT para el Ministerio de Salud y las aseguradoras.
- Auditoría de Cuentas Médicas (Glosas): Seguimiento completo de objeciones, radicación en bloque, devolución de facturas sin glosar, respuestas de auditoría, ratificaciones, estadísticas y actas de conciliación.
- Reportes, Cartillas y Laboratorio (GEMALABS): Generación de informes de trazabilidad de gastos por orden de servicio, censo histórico de camas, cartillas exportables a Excel y gestión del laboratorio clínico.
🧭 Estructura del Menú Principal
Al ingresar al módulo de Salud y confirmar la Fecha de Proceso (la cual indica el mes y año de registro y consulta), tendrás acceso a la barra de menú principal compuesta por:
- Sistema: Opciones generales de sesión e impresoras.
- Movimientos: Captura de historias clínicas, admisiones, consumos, facturación diferida, RIPS, glosas y contratos con EPS.
- Áreas Funcionales / Puntos de Atención: Programación de agenda médica, consulta externa y programación quirúrgica.
- Reportes: Informes de órdenes de servicio, trazabilidad de gastos, censo histórico, cartillas dinámicas y estadísticas.
- Procesos: Validación de consistencia y cuadre en pesos de RIPS, impresión masiva Resolución 3823 y generación de archivos planos.
- Tablas: Configuración de catálogos maestros, referencias, centros de costo por vía/área, favoritos y manillas de código de barras.
- Utilidades y Correo: Herramientas administrativas y permisos especiales por perfil de usuario.
📚 Módulos de esta Documentación
Selecciona uno de los módulos en el menú lateral izquierdo para consultar las guías paso a paso con capturas reales del sistema:
| Módulo | Propósito Principal | Audiencia Principal |
|---|---|---|
| 1. Tablas y Parametrización | Configuración de tablas maestras, CUMs, ítems de servicio, centros de costo por referencia, manillas con código de barras y códigos RIPS. | Administradores de Sistema / Líderes de Facturación |
| 2. Admisiones y Citas | Programación de consultorios, agenda de citas, preparación de exámenes, órdenes de servicio, cirugía, consumos, favoritos, egresos y FURIPS. | Admisiones / Facturadores / Coordinación Quirúrgica |
| 3. Gestión Asistencial y Médica | Triage, atención médica de urgencias, consulta externa, censo hospitalario, notas de enfermería, remisiones y anulación de admisiones. | Médicos / Enfermería / Personal Asistencial |
| 3B. Pedidos Intrahospitalarios | Formulación médica con textos predefinidos, solicitud de insumos por enfermería y dispensación o devolución en farmacia. | Médicos / Jefes de Enfermería / Farmacia |
| 4. Contratación y Facturación | Contratos EPS/SOAT, precios especiales, copagos automáticos, facturación diferida, pendientes por radicar, cierre en bloque y cuentas de cobro. | Contratación / Facturación / Cartera |
| 5. RIPS y Archivos Planos | Edición manual de RIPS, validación de consistencia, corrección de errores y descuadres en pesos, y exportación de medios magnéticos. | Facturación / Estadística / Auditoría |
| 6. Auditoría y Glosas | Parametrización contable, registro de objeciones, trámite en 1ra a 4ta instancia, conciliación, estadísticas, radicación en bloque y devoluciones. | Auditores Médicos / Cartera / Contabilidad |
| 7. Reportes y Estadísticas | Reportes de órdenes de servicio, cartillas dinámicas a Excel, trazabilidad de gastos por orden, censo histórico de camas e indicadores. | Gerencia / Coordinación Médica / Facturación |
| 8. Laboratorio (GEMALABS) | Ingreso al entorno de laboratorio clínico, parametrización de exámenes por CUPS, tipos de anotaciones y clasificación por líneas. | Bacteriólogos / Auxiliares de Laboratorio |