📅 Asignación, Edición y Cancelación de Citas Médicas

El formulario de Asignación de Citas Médicas permite al personal de recepción, admisiones y central telefónica agendar turnos de consulta externa de manera ágil, verificar en tiempo real la disponibilidad de médicos y consultorios mediante un semáforo visual de colores, crear pacientes nuevos sin abandonar la pantalla y emitir la boleta impresa de recordatorio.

Asimismo, facilita la edición de datos adicionales, la reimpresión de comprobantes, la liberación rápida de cupos y la cancelación controlada con motivos estadísticos según los permisos asignados a cada operador.

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1. 📋 Propósito y Beneficios

• ¿Para qué sirve?: Consultar cupos disponibles por fecha, profesional y consultorio; asignar citas presenciales, telefónicas o web; reimprimir boletas; y gestionar modificaciones, desasignaciones o cancelaciones con trazabilidad estadística.
• ¿Quiénes lo utilizan?: Agentes de call center, recepcionistas de consulta externa, auxiliares de admisiones y coordinadores de citas.
• Resultado final: Cita médica confirmada en la grilla horaria (resaltada en color amarillo con el documento del paciente) y boleta de recordatorio impresa o entregada al usuario.

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2. 🔑 Requisitos Previos

• Que la coordinación haya configurado previamente los consultorios de la semana en Programación de Consulta Externa.
• Que el profesional tenga activada la opción de manejo de agendamiento en el catálogo Tablas > Médicos.
• Tener a la mano el número de documento de identidad del paciente y, cuando la aseguradora lo exija, el número y fecha de autorización.
• Contar con los permisos especiales en el perfil de usuario cuando se requieran funciones avanzadas:
  • Permiso 9901: Para crear o editar datos básicos del paciente desde la agenda de citas.
  • Permiso 9003: Para habilitar el campo Cumplida y registrar el motivo de cancelación estadística de una cita.
  • Permiso 9915: Para modificar o cancelar una cita que haya sido agendada originalmente por otro usuario del sistema.

Nota

Recuerda interpretar siempre el código visual de colores en la cuadrícula inferior de horarios: Verde indica cupos libres disponibles, Amarillo indica turnos ya asignados a un paciente y Fucsia identifica franjas no disponibles para ese médico.

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3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla

1. Paso 1: Ingreso a la Agenda de Citas:

   • En la botonera inferior de acceso rápido de Gema Salud, haz clic en el botón [Admisión / Orden de Servicio].

   

   • Dentro de la barra de herramientas superior del formulario de Admisiones, haz clic en el segundo ícono de izquierda a derecha correspondiente a [Agenda de Citas].

   

2. Paso 2: Identificación o creación rápida del paciente:

   • En la pantalla Asignación de Citas Médicas, digita el número de identificación del paciente. Si no tienes el documento a la mano pero el usuario ya existe en la institución, haz clic en el botón de [Lupa] para localizarlo por nombres o apellidos.

   

   • Si el paciente es nuevo: Al digitar su documento, el sistema mostrará un mensaje consultando si deseas crearlo en la base de datos. Haz clic en [Sí].

   

   • Se desplegará el formulario de datos personales del paciente. Completa todos los campos obligatorios resaltados en color amarillo y guarda la ficha para regresar automáticamente a la agenda.

   

   • Una vez cargado el documento, el encabezado mostrará el Nombre del paciente, su EPS y el historial o conteo de citas agendadas anteriormente.

   

3. Paso 3: Selección de fecha, médico y lectura del semáforo de colores:

   • Elige en el calendario la Fecha en la cual deseas buscar disponibilidad. El sistema listará debajo los médicos habilitados junto con los consultorios que tienen programados.

   

   • Selecciona al profesional requerido y haz clic sobre la grilla inferior de horarios para refrescar los estados visuales de disponibilidad (Verde = Libres, Amarillo = Asignadas, Fucsia = No disponible para ese médico), revisando también a la izquierda el recuadro de Citas Anteriores.

   

   • En caso de bloqueo del médico: Si al elegir al especialista aparece un aviso informando que no se encuentra disponible para agendar, solicita al administrador activar la casilla de manejo de agendamiento del doctor en Tablas > Médicos.

   

4. Paso 4: Asignar la cita con F3 y completar datos adicionales:

   • Ubícate sobre una casilla libre (color Verde) en la fecha y hora acordada con el paciente y presiona la tecla F3 (Asigna Cita).
   • En la ventana emergente de datos de la cita, diligencia:
     • Observaciones: Indicaciones relevantes para el día de la consulta.
     • Fecha Sugerida: Fecha exacta que solicitó inicialmente el paciente (para indicadores de oportunidad); si coincide con la otorgada, registra la misma fecha del agendamiento.
     • Clase de consulta: N (Nuevo: primera vez que asiste a la institución), P (Primera vez en el año: paciente antiguo que asiste por primera vez en el año en curso) o C (Control: segunda vez o más en el año por seguimiento).
     • Forma de Contacto: Presencial, Teléfono o Página Web.
     • Número y Fecha de Autorización: Cuando la cita cuente con orden autorizada por la EPS.

   

5. Paso 5: Impresión y reimpresión de la boleta (F6):

   • Al guardar los datos adicionales, si la casilla Imprime Boleta se encuentra activa, el sistema emitirá automáticamente el comprobante de la cita.
   • En la grilla, la celda cambiará de color Verde a Amarillo mostrando el número de cédula del paciente agendado. Si necesitas volver a imprimir el volante en cualquier momento, posiciónate sobre la cita amarilla y presiona la tecla F6 (Reimprimir boleta).

   

6. Paso 6: Editar datos, cancelar con motivo (F5) o desasignar turno (F4):

   • Editar o cancelar conservando estadísticas (F5): Posiciónate sobre la cita amarilla y presiona F5 (Edita datos) para abrir nuevamente la ventana de Datos Adicionales.
     • Si necesitas modificar observaciones o autorización, actualiza el dato y guarda.
     • Si el paciente cancela la cita y deseas que quede registrada en las estadísticas institucionales, cambia el campo Cumplida a N y elige el Motivo de cancelación. (Requiere contar con el permiso especial 9003 para habilitar el campo Cumplida, y con el permiso 9915 si la cita fue creada por un usuario distinto al tuyo).
   • Desasignar y liberar inmediatamente el cupo (F4): Si requieres liberar la casilla sin dejar registro estadístico de cancelación (por ejemplo, para corregir un error inmediato de digitación), ubícate sobre el turno amarillo, presiona F4 (Desasigna Cita) y confirma el aviso.

   

   • Una vez desasignada, la celda regresará al color Verde con valor 0, quedando libre de inmediato para agendar a otro paciente.

   

Consejo Práctico

Utiliza F5 (cambiar Cumplida a N con motivo) cuando el paciente llama a cancelar un turno previamente confirmado, para que tus indicadores de gestión reflejen la causal real; reserva F4 (Desasignar) únicamente cuando debas liberar la celda de inmediato sin afectar estadísticas.

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4. 📝 Guía de Campos y Botones

Campo / Botón	¿Es Obligatorio?	¿Qué debes ingresar o qué hace?
Paciente / Botón [Lupa]	Sí	Número de documento del paciente. Con la lupa puedes buscarlo por nombres; si no existe, ofrece crearlo al instante.
Fecha (Calendario)	Sí	Día consultado para listar los profesionales y consultorios con agenda activa.
Lista Médicos Disponibles	Sí	Muestra los especialistas programados en esa fecha y el consultorio asignado a cada uno.
Grilla Horaria (Colores)	-	Verde: Cupo libre (0) | Amarillo: Cita asignada (muestra cédula) | Fucsia: Franja no disponible.
Fecha Sugerida	Sí	Fecha deseada originalmente por el usuario al solicitar la cita (clave para medir oportunidad en salud).
Clase de Consulta	Sí	N = Nuevo en la entidad, P = Primera vez en el año actual, C = Consulta de control.
Forma de Contacto	Sí	Canal por el cual se solicitó el turno: Presencial, Teléfono o Página Web.
No. y Fecha Autorización	Condicional	Datos del soporte de autorización emitido por la aseguradora cuando el contrato lo requiera.
Campo Cumplida	Condicional	En la edición con F5 (con permiso 9003), al cambiarlo a N permite registrar el motivo de cancelación para estadísticas.
Casilla Imprime Boleta	No	Si está marcada, genera automáticamente el volante recordatorio al momento de grabar la cita.
Tecla F3 (Asigna Cita)	-	Abre el formulario de datos adicionales para reservar una celda disponible en color verde.
Tecla F4 (Desasigna Cita)	-	Libera una celda amarilla dejándola en verde (0) para otro paciente, sin guardar estadística de cancelación.
Tecla F5 (Edita Datos)	-	Abre los datos adicionales de una cita asignada para actualizar información o cancelarla con motivo.
Tecla F6 (Reimprimir Boleta)	-	Vuelve a generar el comprobante o boleta de recordatorio de una cita ya agendada.

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5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso

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6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla

¿Por qué el campo "Cumplida" me aparece bloqueado cuando presiono F5 para cancelar una cita?

Por control de auditoría, el campo Cumplida y la lista de motivos de cancelación vienen deshabilitados por defecto. Solicita al administrador de Gema Salud que asigne a tu grupo de usuarios el permiso especial 9003.

¿Por qué el sistema no me deja cancelar o modificar una cita que agendó mi compañero de otro turno?

Por defecto, únicamente el mismo usuario que registró la cita puede modificarla o cancelarla. Para que los supervisores o agentes de call center puedan gestionar citas creadas por otros funcionarios, deben contar con el permiso especial 9915 en su perfil.

¿Cuál es la diferencia práctica entre usar F4 (Desasignar) y F5 (Cancelar con Cumplida = N)?

Al usar F5 cambiando el estado Cumplida a N, el sistema exige un motivo de cancelación y conserva el evento para los reportes estadísticos de inasistencia y cancelaciones. En cambio, F4 borra directamente la reserva devolviendo la casilla a Verde (0) sin dejar registro en las estadísticas de cancelación.