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Parametrización y Facturación de Contratos Tipo SOAT

La parametrización de contratos tipo SOAT en Gema Salud permite liquidar automáticamente las atenciones médicas derivadas de accidentes de tránsito y eventos catastróficos, aplicando rigurosamente la estructura del Manual Tarifario 4 (SOAT 2002), las tarifas SO1 y las equivalencias en Salarios Mínimos Legales Diarios Vigentes (SMLDV).

Esta configuración asegura que cada componente del acto quirúrgico y asistencial (cirujano, anestesiólogo, ayudantía, derechos de sala y materiales) se liquide con exactitud matemática, mitigando glosas y garantizando la viabilidad del cobro ante aseguradoras SOAT y la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES).

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Configurar de forma estandarizada los convenios de atención para víctimas de accidentes de tránsito, estableciendo la tarifa base oficial SOAT, el salario mínimo de la vigencia, la tabla de liquidación por grupos quirúrgicos y las reglas de reconocimiento de insumos y fármacos.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores institucionales, coordinadores de contratación y liquidadores de cuentas médicas.
  • Resultado final: Liquidación automática, transparente y sin descuadres de consumos ambulatorios, hospitalarios y quirúrgicos bajo amparo de pólizas SOAT, con soporte detallado para radicación de facturas físicas y electrónicas.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Tener creadas las entidades aseguradoras SOAT (compañías de seguros autorizadas) en el maestro de Cartera > Clientes y en Tablas > E.P.S..
  • Conocer el valor oficial del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) correspondiente al año de la atención.
  • Verificar que el maestro de procedimientos médicos y quirúrgicos tenga homologados los códigos CUPS con sus respectivos códigos y grupos del Decreto 2423 de 1996 (Manual SOAT).
  • Tener parametrizada la lista de precios de farmacia destinada a insumos y medicamentos para eventos de tránsito.
Nota

En el tarifario SOAT 2002, los valores de los procedimientos no están expresados en pesos fijos sino en fracciones de Salarios Mínimos Diarios (SMLDV). Por ello, el sistema calcula el valor dividiendo el salario mensual entre 30 y multiplicando por el factor del procedimiento.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Acceso a la Definición del Contrato​

  1. Ingresa a la ruta del menú: Salud > Movimientos > Contratos con EPS.
  2. Presiona el botón [Nuevo] para registrar un nuevo contrato SOAT o el botón [Buscar] para editar uno existente.
  3. En el campo ENTIDAD, digita el código de 6 dígitos de la compañía aseguradora de SOAT.
  4. En CONTRATO, escribe el número del convenio o póliza marco (por ejemplo, SOAT-2024-01).
  5. En DESCRIPCION, especifica claramente el objeto del contrato (ej. ATENCION ACCIDENTES DE TRANSITO SOAT 2024).

Paso 2: Configuración del Manual Tarifario y Salario Mínimo​

  1. En el campo MANUAL TARIFARIO, selecciona obligatoriamente la opción 4 = Soat 2002.
  2. En CODIGO DE TARIFA, asigna el código SO1 (tarifa base oficial de procedimientos SOAT).
  3. En el campo SALARIO MINIMO, digita el valor en pesos del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente aplicable al contrato.
  4. En PORCENTAJE / ACCION, mantén la acción en Ninguna con porcentaje 0.00 salvo que exista un acuerdo de descuento o recargo debidamente formalizado.
  5. Define las fechas en FECHA DE INICIO y FECHA DE TERMINACION según la vigencia de la contratación.

Configuración de Manual Tarifario y Salario Mínimo en Contratos con EPS

Paso 3: Configuración de la Tabla de Liquidación por Grupos Quirúrgicos​

Para intervenciones quirúrgicas, el sistema debe liquidar cada uno de los 5 conceptos del acto quirúrgico:

  1. Verifica la matriz tarifaria de grupos quirúrgicos asociada al manual 4.
  2. Comprueba que para cada grupo (del Grupo 02 al Grupo 13 y cirugías especiales) estén definidos los factores SMLDV para:
    • Honorarios del Cirujano: Valor correspondiente al especialista principal según el grupo del procedimiento.
    • Honorarios del Anestesiólogo: Factor asignado al médico anestesiólogo.
    • Honorarios del Ayudante Quirúrgico: Factor para el primer ayudante (aplica desde el grupo quirúrgico establecido por norma).
    • Derechos de Sala de Cirugía: Factor de recuperación y uso de quirófano en función del grupo quirúrgico.
    • Materiales de Sutura y Curación: Reconocimiento de insumos básicos en sala (grupos 2 a 13) o liquidación por consumo individual para procedimientos que excedan el grupo base.

Paso 4: Reglas para Cirugías Múltiples y Bilaterales bajo SOAT​

  1. Verifica que el liquidador automático mantenga activas las reglas normativas del Decreto SOAT:
    • Misma vía de acceso (un solo cirujano): Procedimiento mayor liquidado al 100%, segundo procedimiento al 50%, y subsiguientes según tabla de decrecimiento.
    • Diferente vía de acceso: Procedimiento mayor al 100%, segundo procedimiento al 75% o porcentaje reglamentario de la especialidad.
    • Cirugías bilaterales: Primer procedimiento al 100% y procedimiento contralateral al 75% de los honorarios.
  2. Para derechos de sala en procedimientos múltiples, el sistema liquida el 100% del procedimiento de mayor grupo y el 50% de la sala del procedimiento adicional si es por diferente vía.

Paso 5: Parámetros de Medicamentos y Materiales (Excepciones)​

  1. Presiona el botón [EXCEPCIONES] en la parte inferior del contrato (en modo edición).
  2. Agrega una línea para el concepto de Medicamentos y Materiales de Farmacia.
  3. Asigna Factor en CERO (0) y vincula la Lista de Precios de farmacia (1, 2, 3 o 4) para evitar que los insumos descuenten o aumenten por el factor de procedimientos médicos.
  4. Presiona [Guardar] para consolidar los cambios en el contrato SOAT.
Consejo Práctico

Si la entidad cuenta con un tarifario especial de materiales no cubiertos en canasta de sala de cirugía (ej. osteosíntesis o mallas), crea una tarifa anexa y asígnala en la casilla de tarifas complementarias del contrato.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
ENTIDADSíCódigo de 6 dígitos que identifica a la aseguradora SOAT en el maestro de clientes.
CONTRATOSíNúmero o código identificador del contrato institucional.
DESCRIPCIONSíNombre representativo del contrato para identificarlo con facilidad en Admisiones.
MANUAL TARIFARIOSíDebe seleccionarse 4 = Soat 2002. Determina el motor de liquidación por grupos y SMLDV.
CODIGO DE TARIFASíCódigo tarifario SO1 para procedimientos y las tarifas complementarias requeridas.
SALARIO MINIMOSíValor del salario mínimo mensual vigente. Crítico: Si se deja en blanco o cero, la liquidación arrojará $0.
PORCENTAJE / ACCIONNoPorcentaje pactado adicional o descuento (Aumentar, Disminuir o Ninguna). Por defecto es 0.00.
FECHA INICIO / TERMINACIONSíRango de fechas de vigencia durante el cual el contrato podrá admitir pacientes y facturar.
REGIMENSíSelecciona el régimen correspondiente (habitualmente 5 - Otros o convenio SOAT).
Botón [EXCEPCIONES]NoAbre la ventana para registrar reglas específicas de medicamentos (factor 0 y lista de precios).
Botón [EXCLUSIONES]NoPermite listar códigos no amparados por la póliza SOAT para que se alerten en admisiones.
Botón [Guardar]-Valida y almacena todos los parámetros configurados en el maestro de contratos.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué al registrar consumos de un paciente SOAT todos los procedimientos se liquidan en cero pesos ($0)?​

Esta situación ocurre cuando el campo SALARIO MINIMO del contrato está vacío o contiene el valor 0. Debido a que el Manual 4 calcula los valores multiplicando las unidades de SMLDV por el valor del salario diario, cualquier valor multiplicado por cero da como resultado $0. Para solucionarlo, ingresa a la parametrización del contrato y digita el salario mínimo mensual de la vigencia.

¿Cómo reconoce el sistema si debe liquidar ayudantía quirúrgica en un procedimiento SOAT?​

El sistema evalúa el código de grupo quirúrgico asignado al procedimiento. De acuerdo con el manual SOAT 2002, los procedimientos pertenecientes a los grupos iniciales (grupos 1 a 4) no causan ayudantía quirúrgica de manera obligatoria a menos que esté expresamente autorizada, mientras que del grupo 5 en adelante se liquida de forma automática.

Gema Salud permite registrar el valor máximo en el campo TOPE MAXIMO DE CONSUMO. Cuando los consumos acumulados del paciente alcanzan o superan este tope, el sistema emite una alerta informativa en pantalla al admisionista y facturador, permitiendo migrar la atención excedente a la EPS del paciente o gestionar la reclamación complementaria ante ADRES según corresponda.