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Manejo de Precios Especiales por Cliente y Contrato

Gema permite establecer tarifas pactadas a la medida por cada cliente o aseguradora para medicamentos, materiales e insumos o servicios específicos. Para que esta liquidación personalizada opere automáticamente durante el registro de consumos del paciente, la funcionalidad articula la activación del parámetro en el Contrato con EPS (en Gema Salud) con el catálogo de tarifas individuales o importadas desde Excel en Cuentas por Cobrar / Cartera (en Gema Administrativo).

Esta herramienta evita modificar las listas generales de precios del inventario cuando una EPS o entidad particular negocia valores unitarios exclusivos para determinadas referencias.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Configurar y administrar tarifas exclusivas de medicamentos, materiales o servicios asociadas a un cliente específico, permitiendo cargarlas de manera masiva desde Excel o registrarlas una a una, así como auditarlas mediante reportes consolidados.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Analistas de contratación, coordinadores de cartera, jefes de facturación y líderes de farmacia.
  • Resultado final: Al registrar consumos a pacientes amparados por un contrato con precios especiales activo, el sistema liquida automáticamente el valor pactado para ese cliente en lugar del precio general de la referencia.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Tener creada la entidad aseguradora o empresa pagadora como cliente activo en el módulo de Cuentas por Cobrar (Cartera) y contar con su convenio en Contratos con EPS.
  • Para realizar importación masiva desde Excel, el usuario debe contar con el permiso 9010 asignado en el módulo de Gema Cartera; sin este permiso, el sistema restringirá la carga de archivos.
  • Si vas a importar desde Excel, prepara previamente el archivo cumpliendo estrictamente estas especificaciones:
    • Columnas en orden exacto (sin fila de encabezados): Marca - Referencia - Pres - PV1 - PV2 - PV3 - PV4 - PV5 - PV6.
    • Formato de guardado: Libro de Excel 5.0/95 (.xls tipo xl5).
    • Nombre y ubicación: Nombre corto, sin espacios ni caracteres especiales, almacenado en una ruta corta dentro de la misma unidad de disco o red.
Nota

Para que el sistema aplique la tarifa personalizada al facturar un ítem, deben cumplirse dos condiciones simultáneas: el paciente debe estar admitido bajo un contrato que tenga activo el parámetro PRECIOS ESPECIALES? y la referencia consumida debe estar registrada en la tabla de precios especiales de ese cliente.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Activación de Precios Especiales en el Contrato EPS​

  1. Ingresa al módulo de Gema Salud y selecciona en el menú superior Movimientos > Contratos con EPS:

Acceso a Movimientos - Contratos con EPS

  1. Busca el contrato existente que deseas configurar (o crea uno nuevo desde cero o copiando otro convenio) y activa el campo PRECIOS ESPECIALES?. Este parámetro le indica a Gema Salud si debe priorizar los valores específicos definidos para el cliente sobre el precio estándar de cada referencia:

Activación del campo Precios Especiales en el contrato

Paso 2: Ingreso a Precios Especiales y Búsqueda del Cliente en Cartera​

  1. Dirígete al aplicativo Gema Administrativo e ingresa al módulo de Cuentas por Cobrar (Cartera):

Ingreso al módulo de Cuentas por Cobrar en Gema Administrativo

  1. En el menú superior, despliega Tablas > Precios Especiales, donde encontrarás las opciones Adiciona y Lista:

Menú Tablas - Precios Especiales con opciones Adiciona y Lista

  1. Haz clic en Adiciona para abrir la ventana Precios Clientes Especiales. Si conoces el NIT del cliente, digítalo directamente en el campo Cliente:

Ventana Precios Clientes Especiales

  1. Si no tienes el NIT a la mano, ubícate en el campo Cliente y presiona la tecla F2 para abrir el asistente de búsqueda por Identificación o por Nombre:

Activación de ayuda con F2 en el campo Cliente

  1. Selecciona el criterio de búsqueda preferido y escribe el dato a consultar en el cuadro correspondiente:

Asistente de búsqueda de cliente por Identificación o Nombre

  1. Presiona Enter; en la ventana de resultados, marca la entidad requerida y haz clic en el botón [Escoger]:

Selección de la entidad encontrada con el botón Escoger

  1. Una vez cargado el cliente, la cuadrícula central mostrará los precios especiales previamente registrados (o aparecerá vacía si es su primera configuración). En la barra inferior dispones de los botones de acceso rápido para Importar archivo xls, Crear / Adicionar, Modificar, Borrar, Guardar Precios Especiales y Terminar / Salir:

Grilla de precios especiales del cliente y botones inferiores de acción

Paso 3: Importación Masiva desde Archivo Excel (.xls)​

Cuando la EPS entrega un tarifario extenso de medicamentos, materiales o servicios pactados:

  1. Haz clic en el botón [Importar archivo xls] (recuerda contar con el permiso 9010 en Gema Cartera). En pantalla se recordará la estructura obligatoria del archivo (Marca - Referencia - Pres - PV1 - PV2 - PV3 - PV4 - PV5 - PV6, sin encabezados, formato xl5, nombre corto sin espacios ni símbolos y ubicado en una ruta corta de la misma unidad):

Ventana de importación de archivo XLS con estructura requerida

  1. Pulsa el botón [Buscar Archivo XLS], localiza tu archivo preparado y presiona el botón [Importar]. El sistema validará la estructura y cargará cada referencia automáticamente:

Botón Buscar Archivo XLS e inicio de importación

  1. Al finalizar la verificación, el sistema mostrará un mensaje confirmando que el proceso se realizó con éxito y actualizará la cuadrícula con todas las tarifas importadas:

Confirmación de verificación y carga exitosa del archivo Excel

Listado de referencias y precios especiales cargados en la grilla del cliente

Paso 4: Adición Individual de Referencias Una a Una​

Si solo necesitas agregar o ajustar unas pocas referencias puntuales:

  1. En la ventana Precios Clientes Especiales, haz clic en el botón [Adicionar] para abrir el formulario de captura individual:

Formulario de adición individual de precio especial

  1. Presiona la tecla F2 en el campo de referencia para desplegar el asistente de búsqueda avanzada, donde puedes filtrar por Nombre, Reg. Invima, CB_EAN 13, CB_EAN 8, Marca, Referencia, Presentación, Estatus o Color:

Asistente de búsqueda de referencias con F2

  1. Ingresa el término de búsqueda, revisa el listado de coincidencias que despliega el sistema y escoge el ítem requerido:

Ingreso de criterio para localizar la referencia

Resultados de referencias encontradas para seleccionar

  1. El formulario cargará de inmediato el código, el nombre de la referencia y el precio de venta base registrado en inventarios:

Datos base de la referencia cargados en pantalla

  1. Digita el valor especial por el cual se le cobrará este ítem a la aseguradora y guarda el cambio:

Registro del nuevo valor en precio especial para el cliente

Paso 5: Generación del Reporte de Precios Especiales (Lista)​

Para auditar o exportar el catálogo de tarifas personalizadas configuradas por cliente:

  1. En el módulo de Cartera, selecciona en el menú superior Tablas > Precios Especiales > Lista:

Opción de menú Tablas - Precios Especiales - Lista

  1. Se abrirá el asistente de filtros para consultar por Tercero, Nombre, Marca, Referencia o Presentación. Si deseas obtener el listado completo sin filtros, escribe un asterisco (*) en el campo Tercero y haz clic en [Aplica Condición]:

Asistente de condiciones para listar precios especiales usando asterisco en Tercero

  1. En la ventana de control de impresión, selecciona si deseas visualizar el informe en Pantalla, enviarlo a Impresora física o guardarlo en un Archivo (por ejemplo, hoja de cálculo Excel):

Control de impresión para elegir salida en pantalla, impresora o archivo

  1. Obtendrás el reporte detallado con los precios especiales asignados a cada cliente y referencia:

Vista preliminar del reporte de precios especiales por cliente

Consejo Práctico

Antes de ejecutar una importación masiva nueva para un cliente existente, exporta primero el listado actual desde Tablas > Precios Especiales > Lista hacia un archivo Excel como respaldo histórico de las tarifas anteriores.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
PRECIOS ESPECIALES? (Contrato)SíActiva en Contratos con EPS el cobro con precios personalizados por cliente.
Cliente (F2)SíNIT de la aseguradora o cliente en Cartera; permite búsqueda asistida con F2.
Botón [Importar archivo xls]-Carga masivamente tarifas desde un archivo .xls (xl5) sin encabezados (requiere permiso 9010).
Botón [Buscar Archivo XLS]CondicionalPermite explorar la ruta corta local o de red para seleccionar el archivo Excel a subir.
Botón [Importar]CondicionalValida las referencias del archivo Excel y las incorpora al listado del cliente.
Botón [Adicionar]-Abre la ventana para registrar una referencia individual buscando con F2 (Nombre, Invima, EAN, etc.).
Botón [Guardar Precios Especiales]-Confirma y almacena todos los cambios realizados en la tabla de precios del cliente.
Tercero (* en Lista)SíFiltra el reporte por un NIT puntual o muestra todos los clientes al digitar *.
Botón [Aplica Condición]-Ejecuta el filtro seleccionado y abre el control de impresión del reporte.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué el sistema no me permite ingresar al botón [Importar archivo xls]?​

Esta opción está protegida por control de seguridad. Solicita al administrador del sistema que habilite el permiso 9010 para tu usuario dentro del módulo de Gema Cartera.

¿Qué debo revisar si el archivo Excel genera error al momento de importar?​

Verifica estos cuatro puntos frecuentes:

  1. Que el archivo esté guardado específicamente en formato Excel 5.0/95 (xl5).
  2. Que no tenga fila de encabezados en la primera línea y respete las 9 columnas (Marca, Referencia, Pres, PV1 a PV6).
  3. Que el nombre del archivo sea corto, sin espacios en blanco ni tildes o símbolos especiales.
  4. Que el archivo esté ubicado en una carpeta de ruta corta dentro de la misma unidad de red.

Cargué los precios especiales en Cartera, pero en Consumos sigue tomando el precio normal. ¿Qué falta?​

Revisa en Gema Salud > Movimientos > Contratos con EPS que el contrato asignado a la admisión del paciente tenga activada la casilla PRECIOS ESPECIALES?. Si dicha casilla está desactivada, el sistema ignorará la tabla personalizada y aplicará el precio estándar de la referencia.