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💬 Proceso de la Glosa: Contestar, Ratificar, Editar y Validar Excel EPS

La función Proceso de la Glosa en Gema Salud administra todas las instancias de correspondencia técnica y financiera posteriores al registro inicial (NU). Desde este entorno, el equipo auditor contesta objeciones (C1 a C3), registra ratificaciones de la aseguradora (R2 a R4), aplica aceptaciones parciales o totales (AI / AE), traslada ítems a conciliación (CO), adiciona ítems omitidos, corrige códigos o valores glosados, adjunta archivos Excel remitidos por la E.P.S. y genera notas contables pendientes.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Llevar el historial secuencial de cada ítem glosado, sustentar respuestas médicas con códigos oficiales del Manual Único de Glosas, contabilizar automáticamente las aceptaciones a cargo de la I.P.S. y mantener sincronizados los soportes Excel de la aseguradora.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Médicos Auditores, Analistas de Cuentas Médicas y Coordinadores de Cartera.
  • Resultado final: Expediente de glosa actualizado instancia por instancia con sus notas crédito de aceptación en Cartera y Contabilidad, o remitido formalmente a estado CO para mesa de conciliación.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Localizar previamente en pantalla la glosa a trabajar mediante [Buscar Glosa] o los botones de desplazamiento.
  • Disponer de los soportes clínicos (historia clínica, autorizaciones, epicrisis) al contestar, o del documento oficial de ratificación de la E.P.S. (con su fecha física) al ingresar rechazos.
  • Verificar que la fecha del sistema en Windows sea la fecha real del día, ya que las contestaciones toman automáticamente dicha fecha.
Nota

Para avanzar un ítem a su siguiente instancia es obligatorio ubicarse siempre sobre el último estado disponible de ese ítem en la cuadrícula. Si intentas procesar una fila de estado anterior, Gema Salud emitirá un aviso y bloqueará la acción para proteger la secuencia cronológica.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

A. Contestar (C1..C3), Ratificar (R2..R4) o Aceptar (AI / AE) una Glosa​

  1. Con la glosa cargada en pantalla, haz clic en el botón [Proceso de la Glosa (Contestar, Ratificar)]:

Botón Proceso de la Glosa Contestar Ratificar

  1. Si prevés que durante la sesión la I.P.S. aceptará algún ítem glosado, marca la casilla Imprimir Notas para obtener automáticamente el soporte impreso, y enseguida haz clic en [Cargar Detalle].
  2. En la cuadrícula (donde los registros aparecen agrupados por ítem y ordenados cronológicamente por estado), sitúate en el último estado del ítem a trabajar y presiona el botón [Glosar ítem seleccionado]:

Botón Glosar ítem seleccionado en la barra inferior de proceso

  1. Se desplegará la ventana de trámite mostrando el médico que realizó el procedimiento, el nombre del servicio, el valor facturado, el valor glosado, el estado anterior con su argumento (solo lectura como guía) y el nuevo estado automático que asumirá el registro:

Ventana de trámite para contestar ratificar aceptar o pasar a conciliación

  1. Diligencia la información de acuerdo con la instancia que el sistema habilite:

    • Si vas a Contestar (C1, C2 o C3):
      • Texto: El sistema solicita la JUSTIFICACIÓN A LA GLOSA PARA ESTE ÍTEM y agrega espacio para relacionar los documentos anexos.
      • Código de Respuesta: Se activa únicamente en estados de contestación; digítalo o presiona F2 para escogerlo según el Manual Único de Glosas.
      • Fecha del Documento: Se carga automáticamente con la fecha actual de Windows.
      • Opciones de decisión habilitadas: Solo aparecen activas Acepta I.P.S. (cambia el nuevo estado a AI) y Pasa a conciliación (cambia a CO).
    • Si vas a Ingresar Ratificación (R2, R3 o R4):
      • Texto: El sistema solicita el MOTIVO POR EL CUAL ES GLOSADO ESTE ÍTEM junto con sus anexos.
      • Fecha del Documento: Debes digitar manualmente la fecha impresa en el oficio de ratificación de la E.P.S.
      • Opciones de decisión habilitadas: Solo aparecen activas Acepta E.P.S. (cambia el nuevo estado a AE) y Pasa a conciliación (cambia a CO).
    • Deshacer marcación: Si marcaste una aceptación o paso a conciliación por equivocación, haz clic en [Deshacer Aceptación] para restaurar el estado ordinario (C1..C3 o R2..R4).

  2. Validaciones obligatorias del Valor Aceptado: Cuando marques una aceptación (AI o AE), debes digitar el monto en la casilla Valor Aceptado. El sistema impedirá grabar si dejas el valor vacío/en cero o si ingresas una cifra superior al valor glosado del ítem:

Alerta cuando no se ingresa el valor de la aceptación

Alerta cuando el valor aceptado supera el valor glosado del ítem

  1. Al grabar en la ventana auxiliar, la cuadrícula principal mostrará la secuencia ordenada de estados del ítem. Cuando termines de procesar todos los ítems requeridos, haz clic en [Salir] del detalle y presiona [Guardar] en la cabecera (o [Cancelar] para descartar):

Cuadrícula principal mostrando el avance de estados del ítem glosado

  1. Al presionar [Guardar], Gema Salud identifica automáticamente todas las aceptaciones asumidas por la I.P.S. (AI), contabiliza la partida contra el gasto según la parametrización y emite la nota crédito que disminuye el saldo de la Nota 310:

Formulario de afectación contable automática por aceptación de la IPS

Nota contable generada para disminuir el valor de la glosa aceptada por la IPS

B. Borrar una Glosa Practicada en la Sesión Actual​

Por integridad contable y respaldo documental, los estados ya grabados en sesiones anteriores no pueden eliminarse. Sin embargo, dentro de la misma sesión de trabajo activa (antes de grabar en firme en cabecera) puedes revertir un estado recién ingresado:

  1. Ubícate sobre el último estado del ítem glosado (si deseas borrar un estado previo de la misma sesión, debes borrar desde el último hacia atrás).
  2. Haz clic en el botón [Borrar glosa practicada] y confirma Sí en el cuadro de diálogo:

Botón Borrar glosa practicada en la sesión activa

C. Adicionar Nuevos Ítems Omitidos de la Factura a la Glosa​

Si al radicar una nueva glosa olvidaste marcar algún ítem de la factura, puedes agregarlo siempre y cuando todos los ítems actuales de la glosa continúen en estado NU (si existe al menos un ítem en C1 o superior, el sistema bloqueará esta opción):

  1. Presiona el botón [Adicionar glosa desde factura en modo Edición]:

Botón Adicionar glosa desde factura en modo Edición

  1. Se abrirá el listado completo de la factura mostrando los ítems ya marcados. Selecciona el nuevo ítem pendiente, registra su Valor Glosado, Código de Glosa y Motivo, y haz clic en [Cargar Datos].
  2. Al salir del detalle y presionar [Guardar] en cabecera, el sistema actualizará los saldos generando en orden:
    • La afectación contable que aumenta el valor en cartera para la glosa y la Nota Débito 364 de incremento a la glosa:

Afectación contable por aumento del valor de la glosa en cartera

Nota Débito 364 que aumenta el valor de la glosa

  • La afectación contable y la Nota Crédito 311 de cruce que disminuye el saldo correspondiente en la factura original:

Nota Crédito 311 de cruce que disminuye el valor de la factura en cartera

D. Ver Detalles de un Ítem y Comportamiento del Estado CO (Conciliación)​

  1. Consultar cualquier estado histórico: Ubícate sobre la fila que desees revisar y presiona el botón [Ver detalles de Glosa]. Si el registro fue creado en la sesión actual podrás modificarlo y grabar; si fue grabado con anterioridad se abrirá en modo de solo consulta:

Botón Ver detalles de Glosa

  1. Ítems en estado CO (Conciliación): Una vez que un ítem pasa a estado CO, ya no admite más contestaciones ni ratificaciones en esta pantalla. Si intentas glosarlo aquí, el sistema te indicará que fue enviado a conciliación y que debes tramitarlo exclusivamente por la opción de menú Conciliación de Glosas:

Aviso informativo cuando un ítem ya se encuentra en estado de Conciliación CO

E. Editar Información de Ítems en Glosa (Detalle, Código o Valor)​

Si después de generada una glosa detectas un error de digitación en la descripción, el código o la cifra de algún ítem, corrígelo mediante la herramienta controlada de edición:

  1. Haz clic sobre el botón [Editar Info. Glosas] en la barra superior:

Botón Editar Info. Glosas en la barra superior

  1. Se desplegará el panel de corrección con los ítems glosados y tres botones especializados en la parte inferior:

Pantalla de Edición de Información de Glosas con sus tres opciones

  • [Modificar Detalle]: Permite actualizar la redacción o descripción de cada ítem glosado.

Ventana de la opción Modificar Detalle del ítem glosado

  • [Modificar Cod. Glosa]: Permite sustituir un código de glosa asignado erróneamente por el código que sí corresponde al ítem.

Ventana de la opción Modificar Código de Glosa

  • [Modificar Val. Glosado]: Permite corregir el valor monetario glosado del ítem seleccionado.

Ventana de la opción Modificar Valor Glosado

F. Cargar y Validar Archivo Excel Enviado por la E.P.S.​

  1. Subir soporte Excel: Para asociar a la glosa el archivo Excel remitido por la aseguradora con el detalle de objeciones, haz clic en el botón [Cargar Archivo EPS] y selecciona el documento desde tu equipo:

Botón Cargar Archivo EPS

Ventana para seleccionar y cargar el archivo Excel enviado por la EPS

  1. Comprobar archivos asociados: Haz clic en el botón [Validar Archivo EPS] para abrir la ventana de verificación, donde el sistema confirmará si existen archivos Excel cargados previamente para esa glosa o informará si aún no se ha registrado ninguno:

Botón Validar Archivo EPS

Ventana de validación de archivos Excel registrados para la glosa

G. Generar Notas a Contabilidad de las Aceptaciones​

Si la institución o la aseguradora registraron aceptaciones sobre uno o todos los ítems de la glosa pero en su momento no se causaron las notas respectivas, puedes generarlas haciendo clic en el botón [Generar Notas a Contabilidad]:

Botón Generar Notas a Contabilidad de las aceptaciones

Consejo Práctico

Ten presente que el botón [Generar Notas a Contabilidad] opera cuando no se encuentra activado el parámetro de Glosas en línea y siempre que exista al menos una aceptación registrada en la glosa (por ítem o por el total de la factura).

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Botón [Proceso de la Glosa]-Habilita la gestión de contestaciones, ratificaciones y aceptaciones de la factura en pantalla.
Casilla Imprimir NotasNoSi se marca, imprime automáticamente las notas contables generadas por aceptaciones IPS.
Botón [Glosar ítem seleccionado]-Abre la ventana para registrar la siguiente instancia sobre el último estado del ítem.
Código de Respuesta (F2)Sí (en C1..C3)Código normativo del Manual Único de Glosas que respalda la respuesta de la I.P.S.
Valor AceptadoSí (en AI / AE)Monto mayor a cero y menor o igual al valor glosado que es aceptado por la parte.
Botón [Deshacer Aceptación]-Revierte la selección de AI, AE o CO antes de guardar en la ventana auxiliar.
Botón [Borrar glosa practicada]-Elimina el último estado creado en la sesión actual (no aplica para estados ya grabados).
Botón [Adicionar glosa desde factura]-Permite incorporar ítems olvidados (solo si toda la glosa sigue en NU), causando Notas 364 y 311.
Botón [Ver detalles de Glosa]-Consulta el argumento y datos de cualquier estado anterior del ítem.
Botón [Editar Info. Glosas]-Abre el módulo para modificar Detalle, Código de Glosa o Valor Glosado de los ítems.
Botones [Cargar / Validar Archivo EPS]-Adjuntan y verifican hojas de cálculo Excel enviadas por la E.P.S. para la glosa actual.
Botón [Generar Notas a Contabilidad]-Emite las notas contables pendientes de aceptaciones cuando no se opera con glosas en línea.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué no me deja usar "Adicionar glosa desde factura en modo Edición"?​

Esta herramienta verifica que ningún ítem haya iniciado trámite de respuesta. Si al menos un ítem de la factura ya tiene estado C1 o posterior, el sistema impide adicionar nuevos ítems desde la factura para conservar la consistencia del radicado inicial.

¿Por qué un ítem aceptado en AI o AE no me permite ingresar más registros?​

Cuando un ítem es aceptado por la I.P.S. (AI) o por la E.P.S. (AE) en cualquiera de las instancias, su controversia concluye definitivamente y el sistema bloquea la adición de estados posteriores o anteriores sobre él.

¿Qué hago si al intentar trabajar un ítem aparece un aviso diciendo que fue pasado a conciliación?​

Significa que el último estado de ese ítem es CO. Sal de la pantalla actual y dirígete al menú Movimientos → Administración de Glosa → Conciliación de Glosas para registrar el acuerdo del acta bilateral con la aseguradora.