🤝 Impresión de Reportes y Conciliación de Glosas (Actas)

Esta guía cubre dos procesos esenciales para el cierre documental y financiero en Gema Salud: la emisión de reportes impresos y cartas formales de contestación mediante los botones de impresión del módulo, y la operación de la pantalla especializada Conciliación de Glosas, donde se liquidan por entidad todos los ítems en estado CO distribuyendo valores aceptados por la I.P.S., aceptados por la E.P.S. y valores refutados, con generación automática de notas contables e impresión del Acta de Conciliación.

---

1. 📋 Propósito y Beneficios

• ¿Para qué sirve?: Imprimir el soporte individual de una glosa, generar reportes agrupados por glosa, entidad o radicación, expedir las cartas oficiales de contestación (C1, C2, C3) y asentar en firme las Actas de Conciliación suscritas con las aseguradoras.
• ¿Quiénes lo utilizan?: Auditores Médicos, Coordinadores de Cuentas Médicas, Analistas de Cartera y Representantes en Mesas de Conciliación.
• Resultado final: Cartas de respuesta médica listas para radicar ante la E.P.S., cartera depurada contablemente con las notas de aceptación y Acta de Conciliación oficial impresa y agrupada por factura.

---

2. 🔑 Requisitos Previos

• Para cartas de contestación: Conocer la fecha exacta en que se diligenció la respuesta en el sistema, así como la instancia a imprimir (C1, C2 o C3).
• Para Conciliación de Glosas: Que los ítems a concertar hayan sido trasladados previamente al estado CO, contar con el NIT de la entidad, el número del Acta EPS y la fecha de elaboración del acuerdo.
• Ingresar la conciliación inmediatamente se suscriba el acta para que los saldos en Cartera y Contabilidad reflejen cifras reales en el periodo vigente.

Advertencia

Proceso Irreversible en Conciliación: Una vez presionado el botón [Guardar] en la ventana de Conciliación de Glosas, se ejecutan las notas contables y de cartera en firme y el registro no tiene forma de modificarse. Verifica cuidadosamente los valores aceptados por cada parte y los valores refutados antes de grabar.

---

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla

A. Impresión Directa e Impresión de Otros Reportes

A.1. Imprimir el Documento de Glosa Actual

1. Estando ubicado sobre una glosa en la ventana principal, haz clic en el botón [Imprimir] para elegir el destino de salida (vista en pantalla o impresora):

2. El sistema generará el formato completo del documento de glosa con su cabecera, factura asociada, ítems y valores:

---

A.2. Imprimir Otros Reportes y Cartas de Contestación

1. Haz clic sobre el botón [Imprimir otros reportes] en la barra superior:

2. Se abrirá la ventana Selección de criterios para control de impresión (mostrando inicialmente el número del documento activo, el cual puedes reemplazar o borrar según tu búsqueda):

3. Configura los filtros necesarios teniendo en cuenta las reglas de cada campo:

   • Glosa No.: Digita un número específico o * para incluir todas las glosas.
   • Factura No.: Número de la factura (si combinas Glosa No. y Factura No., ambos deben corresponder entre sí; también puedes usar solo uno de los dos).
   • Entidad: Digita el N.I.T. de la aseguradora o presiona F2 para seleccionarla del catálogo.
   • Fecha (Rango): Extrae los registros efectuados dentro de las fechas indicadas. Importante: para el reporte Contestar Glosa, debes digitar la fecha exacta en la cual se diligenció la respuesta en el sistema.
   • Médico: Código del profesional o consulta con F2.
   • Estatus: Código de estado a consultar (NU, C1, R2, CO, etc.). Para imprimir cartas de Contestar Glosa, indica la instancia deseada (C1, C2 o C3); si dejas la casilla en blanco, el reporte incluirá todas las contestaciones de la factura o glosa seleccionada.
   • No. Radicado EPS: Número con el cual se radicó el paquete de glosas en el módulo.

4. Presiona uno de los botones inferiores según la organización que necesites:

   • [Ordenado por Glosa]: Clasifica el informe secuencialmente por número de glosa.
   • [Ordenado por Entidad]: Agrupa todas las glosas pertenecientes a cada aseguradora.
   • [Contestar Glosa]: Emite el documento formal para responder nuevas glosas o ratificaciones ante la E.P.S.
   • [Ordenado por Radicación]: Lista todas las facturas incluidas en un radicado, sus ítems glosados y valores.
   • [Terminar]: Cierra la ventana sin ejecutar filtros.

5. Antes de imprimir, Gema Salud despliega una tabla de revisión previa con los registros encontrados. Haz clic en [Generar Reporte] para abrir la vista previa (o en [Terminar] para regresar y ajustar filtros):

6. Navega o imprime desde la vista previa interactiva (de manejo idéntico a las vistas previas de Office), tanto para reportes consolidados como para el oficio oficial de [Contestar Glosa]:

---

B. Conciliación de Glosas y Emisión del Acta

El ciclo ordinario de contestación culmina cuando los ítems alcanzan los estados AI, AE o CO. Para liquidar todos los ítems pendientes en espera de concertación (CO) con una aseguradora, sigue estos pasos:

1. Ingresa en el menú de Gema Salud a Movimientos → Administración de Glosa → Conciliación de Glosas:

2. Digita el N.I.T. de la entidad con la cual vas a conciliar. De inmediato el sistema cargará en la cuadrícula todos los ítems pendientes en estado CO de esa aseguradora.
3. Ingresa el número de Acta EPS suministrado en la mesa y digita la Fecha de elaboración del acta (teniendo presente que la descarga en Cartera y Contabilidad se asienta con la fecha del día en que ingresas el registro al sistema):

4. En la esquina superior derecha podrás verificar en todo momento el nombre completo del servicio glosado sobre el cual estás ubicado, mientras la cuadrícula muestra factura, paciente y valor glosado, acumulando en la franja inferior los totales aceptados por cada parte:
   • Registrar Valores Aceptados (IPS / EPS): Al ingresar un valor aceptado por la I.P.S., presiona F2 para seleccionar el Código de Respuesta del Manual Único de Glosas y utiliza nuevamente F2 para diligenciar el Motivo de Conciliación:

• Registrar Valor Refutado: En la columna Valor Refutado, digita el monto sobre el cual no fue posible llegar a un acuerdo y por el cual las partes continuarán en controversia, seleccionando con F2 el respectivo Código de Refutación:

5. Una vez verificados los totales con ambas partes, haz clic en [Guardar]. El sistema presentará secuencialmente en pantalla las afectaciones contables y las notas crédito aplicadas a cada glosa por los valores aceptados por la I.P.S.:

6. Al terminar la contabilización, el sistema consultará si deseas imprimir el Acta de Conciliación. Responde Sí para visualizar e imprimir el acta oficial (por ejemplo, AC-45), donde figuran todos los ítems conciliados agrupados por factura con la distribución exacta de valores aceptados por cada entidad:

7. Presiona [Salir] en la vista previa para retornar a la pantalla inicial de conciliación (lista por si deseas conciliar otro N.I.T.) o haz clic nuevamente en [Terminar / Salir] para cerrar el módulo.

Consejo Práctico

Si posteriormente necesitas una copia adicional de un acta ya grabada, no intentes volver a conciliarla: puedes reimprimirla en cualquier momento desde Estadísticas de Glosas → Imprimir Acta de Conciliación.

---

4. 📝 Guía de Campos y Botones

Campo / Botón	¿Es Obligatorio?	¿Qué debes ingresar o qué hace?
Botón [Imprimir]	-	Imprime directamente el formato individual de la glosa activa en pantalla.
Botón [Imprimir otros reportes]	-	Abre la ventana multicriterio para reportes por glosa, entidad, radicado o contestación.
Glosa No. (*)	No	Número puntual de glosa o carácter * para abarcar todos los registros.
Fecha en Contestar Glosa	Sí (en carta)	Fecha exacta en que se grabó la respuesta médica para extraer la carta de contestación.
Botón [Ordenado por Radicación]	-	Muestra las facturas e ítems glosados contenidos dentro de un radicado específico.
Botón [Generar Reporte]	-	Abre la vista previa tipo Office desde la ventana de revisión del filtro.
NIT Entidad (en Conciliación)	Sí	Carga automáticamente todos los ítems en estado CO pendientes con esa aseguradora.
Acta EPS y Fecha	Sí	Identificador del acta física suscrita con la E.P.S. y su fecha de elaboración.
Valor Aceptado IPS / EPS (F2)	Según acuerdo	Montos asumidos por cada parte; si acepta la IPS solicita Código de Respuesta y Motivo con F2.
Valor Refutado (F2)	Si hay desacuerdo	Monto no conciliado que sigue en disputa, acompañado de su Código de Refutación (F2).
Botón [Guardar] (Conciliación)	-	Graba definitivamente la conciliación, genera notas en Cartera/Contabilidad y habilita el Acta.

---

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso

---

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla

¿Por qué al ingresar el NIT en Conciliación de Glosas no carga una factura que sé que está glosada?

La pantalla de Conciliación de Glosas filtra exclusivamente aquellos ítems cuyo último estado es CO. Si los ítems de la factura siguen en NU, C1 o R2, primero debes ingresar a Proceso de la Glosa y pasarlos a conciliación (CO).

¿Qué diferencia hay entre la fecha del Acta EPS y la fecha de afectación contable?

En el formulario digitas la fecha en que se suscribió físicamente el acta para efectos documentales, pero la descarga de saldos en Cartera y Contabilidad se ejecuta en la fecha real en que grabas el registro en el sistema; por ello se recomienda registrar las conciliaciones el mismo día en que se firman.

¿Qué debo colocar en "Estatus" cuando voy a imprimir una carta con el botón Contestar Glosa?

Digita la instancia exacta que deseas imprimir (C1, C2 o C3) junto con la fecha en que se respondió. Si dejas el campo Estatus en blanco, el reporte traerá todas las instancias de contestación registradas para esa factura o glosa.