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🗂️ Creación de Clases, Motivos y Códigos de Glosa

Los Códigos de Glosa son las directrices maestras que gobiernan el comportamiento operativo y contable del módulo de Glosas en Gema Salud. De acuerdo con el Decreto 4747 de 2007 y el Manual Único de Glosas, cada código resulta de la unión entre una Clase de Glosa y un Motivo de Glosa, determinando automáticamente si una objeción anula la factura, traslada cobro a terceros, reclasifica cartera o genera notas contables.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Configurar en orden jerárquico las Clases de Glosa, los Motivos de Glosa estandarizados por el Ministerio y la tabla final de Códigos de Glosa con sus parámetros internos de afectación financiera.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Administrador de Gema Salud, Coordinador de Auditoría Médica, Jefe de Facturación y Contador.
  • Resultado final: Catálogo oficial de Códigos de Glosa habilitado bajo el comodín * para aplicar en Devoluciones (DV), Glosas Totales (GT) y Glosas Parciales (GP).

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Haber parametrizado los documentos 310, 311, 364 y 378, el Tipo de Cartera E y los Modelos Contables 91 y 92.
  • Tener creado en Producto Terminado el ítem genérico de referencia para glosas.
  • Disponer de la codificación oficial vigente del Manual Único de Glosas y Devoluciones del Ministerio de Salud.
Nota

Respeta estrictamente el orden de creación: primero verifica las Clases de Glosa, luego registra los Motivos de Glosa y únicamente al final construye los Códigos de Glosa, ya que el código final se forma uniendo ambas tablas.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Ubicar las Tablas en el Menú de Gema Salud​

Ingresa al módulo de Gema Salud y despliega la ruta de menú correspondiente a las tablas maestras de glosas (Clases de Glosa, Motivos de Glosa y Códigos de Glosa), tal como se ilustra a continuación:

Estructura de menú en Gema Salud para Clases, Motivos y Códigos de Glosa

Paso 2: Verificar o Actualizar las Clases de Glosa​

  1. Selecciona la opción Clases de Glosa.
  2. El sistema presenta automáticamente las clases preestablecidas conforme al Manual Único de Glosas. Si la normatividad lo exige, puedes adicionar nuevas clases o ajustar una descripción conservando la unidad del estándar legal.

Pantalla de Clases de Glosa preestablecidas en el sistema

Paso 3: Registrar los Motivos de Glosa​

A diferencia de las clases, los Motivos de Glosa no vienen precargados de fábrica y deben ingresarse con la codificación estándar del Ministerio:

  1. Ingresa a la opción Motivos de Glosa y utiliza la botonera superior de mantenimiento de tablas:

Barra de botones para adicionar y editar registros en tablas de glosa

  1. Para crear un nuevo motivo haz clic en el botón [Adicionar] o utiliza su combinación de teclas rápidas; para corregir un texto utiliza el botón [Editar]:

Botón Adicionar registro en la tabla de motivos

Botón Editar registro en la tabla de motivos

Combinación de teclas rápidas para adicionar o editar

  1. Digita el código estándar del motivo y su descripción oficial en el catálogo de Motivos de Glosa:

Ventana del maestro de Motivos de Glosa

Paso 4: Comprender la Tabla de Códigos de Glosa​

Al ingresar a Códigos de Glosa, observarás que el sistema incluye por defecto un primer registro con código 0 (reservado para control interno) y organiza la información en cinco componentes:

Presentación general de la tabla de Códigos de Glosa

  • Tipo de Glosa (*): Contiene únicamente el carácter comodín asterisco (*), indicando que cualquier código de glosa puede aplicarse indistintamente a una Devolución, Glosa Total o Glosa Parcial según el caso.
  • Clase de Glosa: Código tomado de la tabla de Clases de Glosa.
  • Motivo de Glosa: Código tomado de la tabla de Motivos de Glosa.
  • Descripción: Detalle explicativo de la causal.
  • Código de Glosa: Número único calculado automáticamente por la unión entre el código de la Clase y el código del Motivo.

Paso 5: Crear un Código de Glosa (Unión de Clase + Motivo y Parámetros)​

La creación de un código habilitado se realiza en dos etapas usando el botón [Adicionar a Tabla]:

Botón Adicionar a Tabla en Códigos de Glosa

  1. Etapa A — Asociar la Clase al comodín *: Haz clic en [Adicionar a Tabla], digita o busca con F2 una Clase de Glosa válida que aún no haya sido registrada. El sistema cargará su nombre e inhabilitará los demás campos, dejando activos solo [Grabar] o [Salir]. Haz clic en [Grabar].

Asociación inicial de la Clase de Glosa en Códigos de Glosa

  1. Etapa B — Unir la Clase con el Motivo y configurar parámetros: Presiona nuevamente [Adicionar a Tabla], digita la Clase de Glosa y en el campo Motivo de Glosa digita el código o presiona F2 para seleccionarlo de la lista. El sistema calculará de inmediato el Código de Glosa único y habilitará los parámetros de comportamiento (SI / NO):

Formulario completo para unir Clase y Motivo y definir parámetros contables

  1. Configura cuidadosamente cada parámetro antes de guardar:
    • ¿Genera Anulación de la Factura? (SI / NO): Si respondes SI, el código no generará nota contable en cartera ni solicitará tipo de nota o tipo de cartera (el control será interno en el módulo de Glosas y se reflejará en los informes de glosas nuevas y aceptaciones). Si respondes NO, el sistema habilitará los parámetros siguientes.
    • ¿Efectúa Traslado a Terceros? (SI / NO): Coloca SI cuando la entidad tenga previsto repetir o trasladar el cobro de la glosa a un tercero responsable; de lo contrario, digita NO.
    • Genera Nota Contable a Cartera (SI / NO): Si respondes SI, el sistema cargará automáticamente el tipo, serie de documento y Tipo de Cartera parametrizados para afectar Cartera y Contabilidad. Si respondes NO, no se generarán notas al usar este código.
    • Ítem de Glosa: Digita el ítem genérico creado en el módulo de Producto Terminado o presiona F2 para consultarlo.
    • Reclasifica (SI / NO): Digita SI cuando el código de glosa no represente una pérdida real en cartera para la I.P.S., sino un cambio de facturación para hacer efectivo el cobro; en caso contrario, maneja NO.
  2. Haz clic en [Guardar] para dejar el Código de Glosa activo.
Advertencia

Bloqueo de Seguridad Posterior al Uso: Analiza con detenimiento cada código antes de grabarlo. Si un código de glosa ya fue utilizado para trabajar facturas, Gema Salud emitirá un aviso y bloqueará el cambio de sus parámetros en modo Edición, evitando incongruencias graves entre Facturación, Cartera, Glosas y Contabilidad.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Tipo de Glosa (*)Sí (Automático)Comodín asterisco que habilita el código para Devolución, Glosa Total o Parcial.
Clase de Glosa (F2)SíCódigo de la clase general del Manual Único de Glosas.
Motivo de Glosa (F2)SíCódigo específico de la causal; al unirlo con la clase genera el Código de Glosa.
Código de GlosaInformativoLlave numérica única calculada automáticamente (no editable por el usuario).
¿Genera Anulación de Factura?SíSI para manejo interno sin notas a cartera; NO para habilitar notas en cartera.
¿Efectúa Traslado a Terceros?SíSI si la glosa se cobrará a un tercero responsable; NO en caso contrario.
Genera Nota Contable a CarteraSíSI para causar automáticamente las notas 310/311 en el Tipo de Cartera E.
Ítem de Glosa (F2)SíMarca, referencia y presentación del ítem creado en Producto Terminado.
ReclasificaSíSI cuando corresponde a refacturación sin pérdida de cartera; NO si afecta ingreso/gasto.
Botón [Adicionar a Tabla]-Abre el asistente para registrar una Clase nueva o unir una Clase con un Motivo.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué al registrar por primera vez una Clase en Códigos de Glosa se deshabilitan todos los demás campos?​

Porque el sistema requiere primero dar de alta el encabezado de la Clase bajo el comodín *. Una vez grabada esa clasificación base, basta con presionar nuevamente [Adicionar a Tabla], digitar esa misma Clase y seleccionar el Motivo para que se habiliten todos los parámetros contables.

¿Qué pasa si marco SI en "¿Genera Anulación de la Factura?"?​

El sistema asume que dicha causal conlleva anular la factura y no efectuar cruces de notas en Cartera; por lo tanto, oculta o omite la solicitud de tipo de nota y tipo de cartera, registrando la novedad internamente en Glosas para los reportes estadísticos y de aceptación.

¿Por qué el sistema no me deja cambiar un código de "Genera Nota = SI" a "Anula Factura = SI" en modo Edición?​

Si existiera una glosa creada con ese código (la cual ya generó notas 311 y 310 en Cartera) y luego se cambiara el parámetro para no generar notas, al momento de aceptar la glosa no se emitiría la nota de cancelación, dejando un saldo fantasma y descuadrado en Cartera y Contabilidad. Por eso el sistema protege automáticamente los códigos ya utilizados.