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📖 Definición, Conceptos Previos y Estados de la Glosa

Una Glosa u objeción es el documento mediante el cual una E.P.S. o entidad responsable de pago expresa la intención de no cancelar, parcial o totalmente, procedimientos o servicios descritos en una factura presentada por la I.P.S., por considerarlos inaplicables en su forma o en su fondo. En Gema Salud, este módulo regula toda la correspondencia técnica, financiera y contable conforme al Artículo 2 del Decreto 723 de 1997 y al Artículo 22 y subsiguientes del Decreto 4747 de 2007 (Manual Único de Glosas).

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Familiarizar al auditor médico, facturador y analista de cartera con las modalidades de objeción (DV, GT, GP), los códigos de estado de rechazo y contestación, y la distribución visual de la ventana principal de Registro y Manejo de Glosas.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Auditores Médicos, Coordinadores de Cuentas Médicas, Facturadores y Analistas de Cartera.
  • Resultado final: Dominio integral de las instancias procesales de cada ítem glosado y manejo seguro de todas las botoneras operativas del módulo.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Conocer los términos y plazos pactados en el contrato entre la I.P.S. y la E.P.S., o los plazos supletorios de ley.
  • Verificar antes de cada jornada que la fecha de Windows del equipo coincida con la fecha real del día, ya que todas las afectaciones en Cartera y Contabilidad se ejecutan en tiempo real con la fecha del sistema.
  • Contar con la parametrización previa de documentos (310, 311, 364, 378), modelos contables (91 y 92) y códigos de glosa.
Nota

La glosa siempre se origina después de que la I.P.S. ha enviado una factura a la E.P.S.; por consiguiente, el número de factura es el filtro maestro y punto de partida de todo el proceso. Se recomienda trabajar con BLOQ MAYÚS activado (en mayúsculas) y utilizar la tecla TAB para desplazarse de un cuadro de texto al siguiente.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Identificar las 3 Modalidades de Glosa sobre la Factura​

Toda factura presentada ante una aseguradora es susceptible de tres formas de objeción:

  1. Devolución (DV): Se aplica a la factura en su totalidad, afectando el contenido completo del documento y su valor total.
  2. Glosa Total (GT): Tiene una aplicabilidad de índole administrativa y también afecta la totalidad de la factura y su valor.
  3. Glosa Parcial (GP): Aplica únicamente sobre algunos ítems específicos de la factura (procedimientos, medicamentos o suministros) y tiene énfasis en pertinencia médica o diferencias tarifarias.

Paso 2: Comprender la Secuencia de Estados de Rechazo y Contestación​

Dado que la glosa constituye un intercambio formal de correspondencia entre la E.P.S. y la I.P.S., cada ítem atraviesa los siguientes estados secuenciales:

  • NU (Nueva Glosa): Ocurre cuando llega la objeción de la factura por parte de la E.P.S. en primera instancia (da nacimiento a la glosa).
  • C1 (Contestación 1ra Instancia): Respuesta emitida por el auditor médico de la I.P.S. frente a la nueva glosa creada.
  • R2 (Ratificación 2da Instancia): La E.P.S. no acepta la justificación anterior y rechaza nuevamente el ítem en segunda instancia.
  • C2 (Contestación 2da Instancia): El auditor médico da respuesta técnica al rechazo de segunda instancia.
  • R3 (Ratificación 3ra Instancia): La E.P.S. mantiene la objeción rechazando el ítem en tercera instancia.
  • C3 (Contestación 3ra Instancia): El auditor médico responde al rechazo de tercera instancia.
  • R4 (Ratificación 4ta Instancia): La E.P.S. ratifica el rechazo por cuarta vez.

Además, existen tres estados transversales que pueden adoptarse en 1ra, 2da, 3ra o 4ta instancia para concluir o escalar el trámite:

  • CO (Conciliación): Remite el ítem glosado a mesa de conciliación (puede elegirse en cualquier instancia o tras agotar hasta R4).
  • AI (Aceptado por la I.P.S.): Define que el ítem glosado es aceptado por la institución prestadora; solo se activa en los momentos en que se responde la glosa (o al registrar un acta sobre un ítem CO).
  • AE (Aceptado por la E.P.S.): Define que la aseguradora levanta la objeción y acepta pagar el ítem; solo se activa en los momentos en que se ingresan rechazos/ratificaciones (o al registrar un acta sobre un ítem CO).

Paso 3: Reconocimiento Visual de la Ventana Principal y sus Botoneras​

Al abrir Registro y Manejo de Glosas, encontrarás el formulario central dividido en encabezado, contenedor azul y cuadrícula de detalle de ítems:

Ventana principal del módulo de Registro y Manejo de Glosas

Para operar con agilidad las dos funciones básicas del formulario (ingreso de una nueva glosa y proceso de la glosa), identifica sus cinco elementos interactivos:

  1. Ayuda emergente sobre botones (Tooltip): Cuando sitúas el puntero del mouse sobre cualquier ícono, se despliega automáticamente una etiqueta inferior indicando cuál es su función exacta.

Mensaje emergente de ayuda al ubicar el puntero sobre un botón

  1. Barra superior de botones generales: Reúne en la franja alta de la ventana las acciones principales del módulo (radicación previa, nueva glosa, proceso de contestación/ratificación, anulación, búsqueda, impresión, edición de información, cargue/validación de archivo EPS y generación de notas).

Barra superior con los botones generales del módulo de Glosas

  1. Botones del contenedor azul: Se habilitan específicamente cuando estás creando una glosa nueva o editando su cabecera (cargar datos al detalle, guardar cambios o cancelar la adición/edición).

Botones dentro del contenedor azul para cargar, guardar o cancelar

  1. Botones inferiores de trabajo con glosa: Ubicados debajo de la cuadrícula; se activan o inactivan dinámicamente dependiendo de si estás ingresando una nueva glosa o tramitando respuestas y ratificaciones sobre ítems existentes.

Botonera inferior de trabajo directo sobre los ítems de la glosa

  1. Botones de búsqueda y desplazamiento: Permiten localizar una glosa abriendo el asistente de búsqueda o recorriendo secuencialmente los registros hacia adelante y hacia atrás hasta ubicar la factura deseada.

Botones de búsqueda y desplazamiento entre registros de glosas

Consejo Práctico

Dado que crear o aceptar glosas impacta de forma interactiva y automática los módulos de Facturación, Cartera y Contabilidad, revisa siempre en la barra de estado y en el encabezado que estés posicionado sobre la factura y la entidad correctas antes de guardar.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Código / Zona Visual¿Es de Cierre?¿Qué significa o qué función cumple en pantalla?
DV / GT / GP-Modalidades de objeción: Devolución, Glosa Total o Glosa Parcial.
NUNoNueva Glosa: Objeción inicial formulada por la E.P.S. en primera instancia.
C1 / C2 / C3NoContestación I.P.S.: Respuestas del auditor médico en 1ra, 2da y 3ra instancia.
R2 / R3 / R4NoRatificación E.P.S.: Rechazos reiterados por la aseguradora en 2da, 3ra y 4ta instancia.
CONoEn Conciliación: Remite el ítem a mesa formal; se cierra mediante Acta de Conciliación.
AISíAcepta I.P.S.: La institución asume el valor glosado (activo al contestar o conciliar).
AESíAcepta E.P.S.: La aseguradora levanta la glosa a favor de la IPS (activo al ratificar o conciliar).
AN (Rojo)SíGlosa Anulada: Reversa las notas contables de una glosa que aún permanecía en NU.
Barra Superior General-Acceso rápido a crear, procesar, buscar, anular, imprimir y validar archivos Excel EPS.
Contenedor Azul-Controles para cargar el detalle de la factura, grabar en firme o cancelar la captura.
Barra Inferior de Ítems-Controles contextuales para glosar, ver detalle, adicionar o borrar ítems en la sesión.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué algunos botones de la parte inferior aparecen grises o inactivos?​

La botonera inferior es contextual: habilita únicamente las acciones válidas para la tarea en curso (por ejemplo, ingresar una glosa nueva frente a contestar una glosa existente), evitando que el usuario ejecute operaciones incompatibles con el estado actual del documento.

¿Por qué es tan importante verificar la fecha de Windows antes de abrir el módulo?​

Porque Gema Salud contabiliza y afecta Cartera en tiempo real tomando la fecha activa del sistema operativo. Si el equipo tiene una fecha errada, los comprobantes contables y las fechas de contestación quedarán asentados en un periodo equivocado.

¿En qué momento se activan los estados AI y AE?​

El estado AI (Acepta I.P.S.) solo está disponible cuando la I.P.S. está respondiendo una glosa (C1, C2, C3), mientras que AE (Acepta E.P.S.) solo se habilita cuando se registran los pronunciamientos de ratificación de la E.P.S. (R2, R3, R4). Ambos vuelven a habilitarse sobre ítems en estado CO al diligenciar el Acta de Conciliación.