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🔗 Parametrización Inter-módulos para Glosas

La parametrización del módulo de Glosas establece las variables operativas que permiten la interacción automática entre Facturación, Salud, Cuentas por Cobrar (Cartera), Producto Terminado y Contabilidad. Gracias a esta configuración previa, al radicar, ajustar, aceptar o conciliar una objeción médica, el sistema afecta los saldos de cartera en tiempo real sin quebrantar la integridad financiera de la institución.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Configurar los cuatro documentos base de cartera (310, 311, 364 y 378), sus consecutivos y permisos de usuario, el centro de costos 90104, el Tipo de Cartera E para glosas y el ítem genérico de referencia para devoluciones y glosas totales.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Administrador del Sistema, Contador General de la I.P.S. y Coordinador de Cartera y Facturación.
  • Resultado final: Módulos administrativos y asistenciales entrelazados para generar notas débito y crédito automáticas durante todo el ciclo de vida de la glosa.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con permisos de administración en los módulos Principal, Cuentas por Cobrar y Producto Terminado.
  • Tener creada previamente en el Plan Único de Cuentas (PUC) la cuenta contable destinada a la Cartera por Glosas.
  • Conocer los nombres de usuario de los funcionarios que operarán el registro y trámite de glosas para otorgarles acceso a los documentos.
Nota

El módulo de Glosas trae definida internamente su lógica de integración inter-módulos para proteger la Cartera y la Contabilidad; por ello, es indispensable respetar las clases de documento, tipos de movimiento y reglas de consecutivos descritas a continuación.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Crear los 4 Documentos Base en el Módulo Principal​

El sistema utiliza por defecto cuatro tipos de documento para respaldar todos los movimientos de glosas en cartera:

  • Nota 310: Tipo de movimiento Débito, Clase Fuente.
  • Nota 311: Tipo de movimiento Crédito, Clase Cruce.
  • Nota 364: Tipo de movimiento Débito, Clase Cruce.
  • Nota 378: Tipo de movimiento Crédito, Clase Fuente.
  1. Ingresa al Módulo Principal → Generales → Documentos.

Acceso a Generales - Documentos en el Módulo Principal

  1. Si alguno de los cuatro documentos no existe, presiona Alt + A para adicionarlo y diligencia los datos solicitados en pantalla.
  2. Verifica dos requisitos obligatorios en cada documento:
    • La Clase debe ser obligatoriamente GENERAL.
    • Todos los funcionarios que operarán glosas deben quedar incluidos en el campo Usuarios con acceso.

Creación del documento en Módulo Principal con clase GENERAL y usuarios con acceso

Paso 2: Configurar Consecutivos y Centro de Costo 90104 en el Módulo Principal​

  1. Ingresa al Módulo Principal → Generales → Consecutivos (ubicado justo debajo de la opción Documentos).
  2. Presiona Ctrl + A para crear los consecutivos faltantes aplicando estrictamente la siguiente regla según el tipo de documento:
    • Documentos de tipo CRUCE (Notas 311 y 364): Deben configurarse con consecutivo AUTOMÁTICO.
    • Documentos de tipo FUENTE (Notas 310 y 378): Deben configurarse con consecutivo MANUAL.

Configuración de consecutivos para las notas de glosas en el Módulo Principal

  1. A continuación, dirígete a Módulo Principal → Generales → Centros de Costo (debajo de Consecutivos) y verifica o crea el centro de costos 90104, el cual toma el sistema por defecto para la interfaz Contable y de Cartera.

Creación y verificación del Centro de Costo 90104 en el Módulo Principal

Paso 3: Parametrizar Documentos y Tipo de Cartera E en Cuentas por Cobrar​

  1. Ingresa al módulo de Cuentas por Cobrar, despliega el menú Tablas y selecciona la opción Documentos.

Menú Tablas - Documentos en el módulo de Cuentas por Cobrar

  1. Si los documentos 310, 311, 364 y 378 aún no figuran en Cartera, adiciónalos diligenciando su naturaleza exacta según la siguiente matriz operativa:

Formulario de configuración del documento dentro de Cuentas por Cobrar

NotaClase de DocumentoTipo de MovimientoFunción en el Módulo de Glosas
310F (Fuente)D (Débito)Crea y maneja el valor glosado en cartera de glosas.
311C (Cruce)C (Crédito)Disminuye el valor en la Factura original o en la Glosa.
364C (Cruce)D (Débito)Aumenta el valor en la Glosa o restablece saldo al anular.
378F (Fuente)C (Crédito)Crea valor para cruce por diferencia en Glosa.
  1. Ahora despliega en Cuentas por Cobrar el menú Tablas → Tipos de Cartera.
  2. Verifica o crea con Alt + A el Tipo de Cartera E (asumido por defecto para Glosas) y asócielo a la cuenta contable definida en el PUC para enlazar la interfaz con Contabilidad.

Creación del Tipo de Cartera E para Glosas con su cuenta contable

Paso 4: Crear el Ítem de Referencia Genérico en Producto Terminado​

Mientras las Glosas Parciales (GP) recaen sobre procedimientos o medicamentos que ya poseen marca, referencia y presentación dentro de la factura, las Devoluciones (DV) y las Glosas Totales (GT) afectan el total de la factura sin apuntar a un servicio puntual. Por ello, debes crear un ítem genérico exclusivo para glosas:

  1. Ingresa al módulo de Producto Terminado, despliega el menú Tablas → Referencias y selecciona Adiciona / Edita.
  2. Crea el ítem de referencia según el criterio de codificación institucional; este código te será solicitado más adelante al parametrizar los Códigos de Glosa.

Creación del ítem de referencia para glosas en el módulo de Producto Terminado

Consejo Práctico

Asigna un nombre fácilmente identificable al ítem de Producto Terminado (por ejemplo, GLOSA GENERAL FACTURA), de modo que los auditores lo reconozcan de inmediato con la tecla F2 al configurar los códigos de glosa.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Notas 310, 311, 364, 378SíCódigos de tres dígitos que identifican los documentos de cartera para glosas.
Clase (GENERAL)SíClasificación obligatoria en el Módulo Principal para habilitar el documento.
Usuarios con accesoSíLista de usuarios autorizados para generar notas al procesar glosas.
Consecutivo Automático / ManualSíAutomático para notas de cruce (311, 364) y Manual para notas fuente (310, 378).
Centro de Costo (90104)SíCentro de costo predeterminado para las interfaces contables y de cartera.
Clase / Movimiento en CarteraSíDefine Fuente (F) o Cruce (C) y naturaleza Débito (D) o Crédito (C).
Tipo de Cartera (E)SíIdentificador de la cartera por glosas enlazado a su cuenta contable en el PUC.
Referencia en Producto TerminadoSíÍtem comodín requerido para registrar Devoluciones y Glosas Totales.
Atajos Alt + A / Ctrl + A-Abren el formulario de adición de un nuevo registro en las tablas maestras.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué el sistema bloquea el registro indicando que el usuario no tiene acceso al documento 310 o 311?​

Significa que el funcionario que está operando el módulo de Glosas no figura en el campo Usuarios con acceso del documento respectivo. Ingresa a Módulo Principal → Generales → Documentos, edita las cuatro notas (310, 311, 364 y 378) e incluye el login del usuario.

¿Por qué las notas 310 y 378 llevan consecutivo manual si el sistema las genera al guardar la glosa?​

Porque al ser documentos Fuente en cartera, el módulo de Glosas les asigna internamente el mismo número de la factura afectada para facilitar su trazabilidad directa en los estados de cuenta; en cambio, las notas de Cruce (311 y 364) consumen numeración secuencial automática.

¿Qué sucede si olvido crear el ítem en Producto Terminado?​

Cuando ingreses a parametrizar los Códigos de Glosa, el formulario te exigirá asociar un ítem de referencia válido (consultable con F2). Sin ese ítem creado en Producto Terminado no podrás guardar códigos destinados a Devoluciones o Glosas Totales.