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🏷️ Creación de Ítems de Servicio, Medicamentos y Materiales

Para poder cargar consumos y facturar procedimientos médicos, estancias, insumos quirúrgicos y medicamentos en Gema Salud, cada concepto debe estar previamente definido y parametrizado en el maestro de Referencias (compartido con el módulo de Inventario de Producto Terminado).

Una parametrización adecuada garantiza que cada ítem liquide el tarifario correcto, aplique las excepciones de los contratos EPS, impute automáticamente su centro de costo contable y genere sin errores los archivos normativos de RIPS y FURIPS.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Permite registrar nuevos procedimientos clínicos, materiales hospitalarios y medicamentos en el catálogo maestro de referencias, vinculando sus códigos tarifarios, CUPS, conceptos de facturación, códigos RIPS y centros de costo.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Coordinadores de facturación, administradores de inventarios y líderes de parametrización tarifaria.
  • Resultado final: Ítem de servicio, insumo o fármaco habilitado para ser ordenado, dispensado, facturado y reportado en medios magnéticos oficiales.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con usuario autorizado para adicionar o editar en el maestro de Referencias (desde Gema Salud o desde Inventario de Producto Terminado).
  • Conocer el código del Tarifario / Marca (ISS, SO1, I04, PAR, etc.), el código CUPS (o código Acuerdo 228 / CUM para medicamentos) y la clasificación contable de Línea - Grupo - Subgrupo.
  • Tener creados previamente los Conceptos de Facturación en Tablas > Facturación > Conceptos de Facturación.
Nota

Cuando ejecutas el proceso de Validación de RIPS, el sistema refresca automáticamente el campo COD RIP de los registros individuales tomando el valor actual de este maestro de referencias. Si detectas una clasificación errónea, corrígela aquí y vuelve a correr la validación.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Ingreso al Formulario de Creación de Referencias​

  1. Puedes acceder desde Gema Salud siguiendo la ruta Tablas > Facturación > Tabla Referencias, o desde el módulo de Inventarios (Producto Terminado) en Tablas > Referencia > Adición / Edición.
  2. Haz clic en el botón [Adicionar] (ícono de hoja con signo + en la barra superior) para habilitar un nuevo formulario de referencia.

Formulario de Creación y Edición de Referencias en Inventarios

Paso 2: Identificación Básica y Selección de Tipo de Ítem​

  1. Diligencia el código de MARCA / LAB indicando el tarifario o laboratorio respectivo (ISS, SO1 para SOAT, I04 para ISS 2004, PAR para Particular, o el código del laboratorio en medicamentos e insumos).
  2. Registra la REFERENCIA (código SOAT, CUPS o código interno), la presentación PRES (en medicamentos e insumos: UND, 250CC, 1LT, etc.) y el NOMBRE EN ESPAÑOL / DESCRIPCIÓN ITEM detallando claramente el servicio o producto.
  3. Despliega la lista TIPO ITEM y selecciona la naturaleza asistencial de la referencia (QUIRURGICO, NO QUIRURGICO, LABORATORIO, IMAGENOLOGIA, ESTANCIAS, SALAS, MEDICAMENTOS, MATERIAL, etc.).

Lista desplegable de Tipo de Ítem en Referencias

Paso 3: Homologación CUPS, Tipo de Tarifa y Línea - Grupo - Subgrupo​

  1. En CODIGO CUPS, ingresa el código oficial CUPS para procedimientos (o para medicamentos POS el código del Acuerdo 228). Presiona F2 en cualquier momento para buscar en la tabla de ayuda; ten especial cuidado en medicamentos de buscar directamente sobre el catálogo de medicamentos.
  2. En TIPO TARIFA, elige si el ítem se liquida por valor fijo en PESOS $ (Valor en Pesos) o mediante PUNTOS/FORMULA según el manual tarifario.
  3. Ubícate en los campos LINEA, GRUPO y SUBGRUPO y presiona F2 para abrir el asistente Búsqueda de Línea, Grupo y Subgrupo; resalta la clasificación contable e inventariable correspondiente y haz clic en [Escoger].

Ventana de ayuda F2 para Búsqueda de Línea, Grupo y Subgrupo

Paso 4: Asignación de Concepto de Facturación y Códigos RIPS / FURIPS​

  1. Ubícate en COD. FACTU. (Código de Facturación) y presiona F2 para abrir la ventana Búsqueda de Concepto de Atención Médica. Selecciona el grupo al que pertenece el ítem (por ejemplo, 01 Consultas POS Medicina General, 10 Procedimientos Quirúrgicos, 92 Suministros) y presiona [Escoger]. Este dato controla las Excepciones y Exclusiones en los contratos con EPS.

Ventana de ayuda F2 para Código de Concepto de Facturación

  1. Si el tarifario lo exige (por ejemplo, procedimientos quirúrgicos SOAT), selecciona el GRUPO QUIRÚRGICO (GRUPO QUI.).
  2. Diligencia el campo crítico COD RIP (Código RIPS) usando la estructura de 5 posiciones separadas por guiones (ejemplo: O-1-09 o O-1-11; consulta la guía Estructura de Códigos RIPS).
  3. Para materiales y medicamentos, completa cuando aplique el código de barras COD EAN13, el COD CUMS / REG. INVIMA y el CODIGO FURIPS (código CUPS o medicamento INVIMA exigido para reclamaciones FURIPS).

Paso 5: Parametrización del Centro de Costo en [Otros Datos]​

  1. Antes de finalizar, haz clic en el botón [Otros Datos] (ícono de formulario con lápiz ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana).
  2. Se abrirá el recuadro Datos Adicionales de Ítem / Servicio, donde puedes delimitar el Sexo permitido (M Masculino, F Femenino, A Ambos), el rango de Edad Inicial y Edad Final en años, y el Centro de Costo:
    • Centro de Costo Fijo: Digita el código o presiona F2 para enlazar siempre el procedimiento a un centro de costo único predefinido.
    • Centro de Costo Dinámico (?): Escribe un signo de interrogación ? en la primera casilla si deseas que el sistema asigne automáticamente el centro de costo según la vía de ingreso o el área de servicio del paciente (ver guía Centros de Costo por Referencia).
  3. Cierra la ventana secundaria con el botón [Salir] (puerta) y haz clic en [Guardar] (ícono de disquete) en el formulario principal de referencias.

Ventana de Otros Datos y configuración de Centro de Costo

Consejo Práctico

Si necesitas generar los RIPS de una entidad utilizando la codificación homologada de otra aseguradora diferente, recuerda que Gema Salud permite indicarlo directamente en la pantalla de Generación de RIPS a través del campo Entidad RIP, sin tener que duplicar el maestro de referencias.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
MARCA / LABSíCódigo del manual tarifario (ISS, SO1, I04, PAR) o código de laboratorio para medicamentos y suministros.
REFERENCIASíCódigo identificador del servicio, procedimiento, material o medicamento.
PRESCondicionalPresentación comercial aplicable a medicamentos e insumos (250CC, 1LT, GALON, UND).
NOMBRE EN ESPAÑOL / DESCRIPCIÓNSíNombre completo y claro del procedimiento, insumo o medicamento para visualización e impresión en facturas.
TIPO ITEMSíLista desplegable que clasifica el ítem (QUIRURGICO, NO QUIRURGICO, LABORATORIO, IMAGENOLOGIA, ESTANCIAS, SALAS, MEDICAMENTOS, MATERIAL).
CODIGO CUPSCondicionalCódigo CUPS oficial para generación de RIPS, o código Acuerdo 228 en medicamentos POS. Admite búsqueda con F2.
TIPO TARIFASíDefine si la tarifa está expresada en PESOS $ o en PUNTOS/FORMULA.
LINEA - GRUPO - SUBGRUPOSíClasificación jerárquica de inventario y contabilización del ítem (ayuda disponible con F2).
COD. FACTU. (Código de Facturación)SíCódigo agrupador para aplicar excepciones y exclusiones tarifarias en contratos EPS (ayuda con F2).
GRUPO QUI.CondicionalGrupo quirúrgico aplicable a procedimientos liquidados bajo tarifarios como SOAT.
COD RIPSíCódigo normativo de 5 posiciones con guiones (X-X-XX) que define a qué archivo RIPS viaja el ítem.
COD EAN13NoCódigo de barras estándar EAN13 para lectura óptica de materiales y medicamentos.
CODIGO FURIPSCondicionalCódigo CUPS o registro INVIMA exigido para generación de reclamaciones FURIPS.
Botón [Otros Datos]-Abre la ventana Datos Adicionales de Ítem / Servicio para configurar restricciones de sexo, edad y Centro de Costo fijo o dinámico (?).
Botón [Guardar] (Disquete)-Almacena la referencia creada o actualizada en el catálogo maestro.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Qué pasa si facturé un servicio con el COD RIP equivocado?​

No tienes que anular la factura. Ingresa a Tabla Referencias, edita el ítem corrigiendo el campo COD RIP, guarda los cambios y ejecuta la opción Validación de RIPS en el menú Procesos; el sistema refrescará automáticamente la clasificación en los registros individuales de RIPS.

¿Dónde consulto el significado de los demás campos comerciales o tributarios del formulario de Referencias?​

Los parámetros de costos promedio, factores de rentabilidad, niveles de precios al detal, retenciones y estantes pertenecen a la operación logística general; puedes consultarlos en los manuales de Gema Comercial / Inventarios > Creación de Referencias de Productos y Servicios.

¿Por qué un procedimiento no toma el descuento pactado en el contrato de una EPS?​

Verifica en la ficha de la referencia qué valor tiene asignado en COD. FACTU. (Código de Facturación). Para que la excepción o exclusión contractual se aplique, el ítem debe pertenecer exactamente al mismo Concepto de Facturación parametrizado en el contrato de la aseguradora.