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🏢 Centros de Costo por Referencia (Fijo, Vía de Ingreso y Área de Servicio)

En Gema Salud es posible enlazar cada procedimiento, medicamento o insumo con un Centro de Costo único predefinido, o parametrizarlo de forma dinámica mediante el comodín ? para que el sistema asigne automáticamente un centro de costo distinto según la Vía de Ingreso del paciente o el Área de Servicio donde se realice el consumo.

Esta flexibilidad contable evita errores de digitación en facturación y asegura que los ingresos y costos hospitalarios queden distribuidos con exactitud entre Consulta Externa, Hospitalización, Urgencias, Quirófanos, UCI o Apoyo Diagnóstico.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Permite configurar la imputación contable de centros de costo por referencia bajo tres esquemas: enlace directo fijo, asignación automática por Vía de Ingreso (I) o captura dinámica por Área de Servicio (A) mediante la tabla Vías CCO.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Administradores del sistema, coordinadores de costos y contabilidad hospitalaria, líderes de facturación e inventarios.
  • Resultado final: Cargue automático del centro de costo correspondiente al registrar consumos y facturar servicios, sin reprocesos contables.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con el catálogo institucional de Centros de Costo previamente creado en el sistema contable.
  • Tener permisos de edición sobre la Tabla de Referencias, la tabla Vías CCO y la Tabla Áreas de Servicio.
  • Para definir o cambiar el parámetro global Manejo Centros de Costo por (I / A), se requiere perfil de Administrador del Sistema con acceso a los parámetros generales de Salud en utilidades administrativas.
Nota

Cuando una referencia solo pertenece a una unidad específica (por ejemplo, una consulta exclusiva de Ortopedia), basta con asignarle su centro de costo fijo. Utiliza el comodín ? únicamente en aquellos ítems transversales (como medicamentos, insumos, laboratorios o rayos X) que se consumen en múltiples áreas de la clínica.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Fase 1: Acceso a la Referencia y Configuración en [Otros Datos]​

  1. Paso 1: Abrir el Maestro de Referencias: Puedes ingresar indistintamente desde cualquiera de estas dos rutas:
    • Desde Producto Terminado (Inventarios): Tablas > Referencia > Adición / Edición.
    • Desde Gema Salud: Tablas > Facturación > Tabla Referencias.

Acceso a Referencia desde Producto Terminado > Tablas > Referencia > Adición / Edición

Acceso a Tabla Referencias desde Gema Salud > Tablas > Facturación

  1. Paso 2: Buscar y Editar el Ítem: Localiza en el formulario Tabla de Referencias el procedimiento, material o medicamento al que deseas configurar el centro de costo y entra en modo edición (Modificar).

Formulario Tabla de Referencias con el ítem seleccionado

  1. Paso 3: Abrir el Botón [Otros Datos]: Al activar la modificación de la referencia se habilitará en la barra inferior derecha el botón [Otros Datos] (ícono de formulario con lápiz resaltado). Haz clic sobre él para abrir la pantalla Datos Adicionales de Ítem / Servicio.

Ubicación del botón Otros Datos en la esquina inferior derecha de Tabla de Referencias

  1. Paso 4: Enlace Directo a un Centro de Costo Fijo (Opción 1): En la ventana emergente puedes parametrizar el Sexo (M Masculino, F Femenino, A Ambos), la Edad Inicial y la Edad Final, y en el campo Centro de Costo digitar el código fijo por defecto para que siempre se cargue al facturar (ejemplo: 4 - 10 - 16 ORTOPEDIA).

Ventana Datos Adicionales de Ítem / Servicio con Centro de Costo fijo

Si no recuerdas el código contable, ubícate en Centro de Costo y presiona la tecla F2 para desplegar el listado Búsqueda de Centro de Costo y seleccionarlo con [Escoger].

Listado de ayuda F2 Búsqueda de Centro de Costo

  1. Paso 5: Habilitar Múltiples Centros de Costo con el Comodín ? (Opción 2): Si el ítem se utiliza en diferentes servicios y debe tomar su centro de costo dinámicamente, escribe el signo ? en la primera casilla de Centro de Costo. El sistema mostrará la leyenda TABLA VIA INGR/TIPO-ITEM. Cierra con [Salir] y guarda la referencia.

Configuración del comodín ? en Centro de Costo para manejo dinámico

Fase 2: Modalidad A — Asignación Automática por Vía de Ingreso (I)​

  1. Paso 6: Parámetro General en I (Vía de Ingreso): El administrador del sistema debe verificar en las utilidades administrativas (Parámetros SA 01 General) que la opción Manejo Centros de Costo por: tenga registrada la letra I. Bajo este modo, el sistema revisará la vía de ingreso de la admisión del paciente (1 Ambulatorio, 2 Hospitalización o 3 Urgencias) y la cruzará con el Tipo de Ítem de la referencia.

Parámetros Generales de Salud con Manejo Centros de Costo por Vía de Ingreso I

Indicador de selección del parámetro Manejo Centros de Costo en modo I

  1. Paso 7: Ingresar a la Tabla Vías CCO: Para crear o actualizar las combinaciones de centros de costo, ve en Gema Salud a Tablas > Facturación > Vías CCO.

Ruta de acceso Tablas > Facturación > Vías CCO

  1. Paso 8: Parametrizar Combinaciones Vía (1 a 3) + Tipo de Ítem: En la ventana Tabla de Vías CCO, utiliza los botones inferiores para crear, modificar, borrar o buscar registros asociando la Vía (1, 2 o 3), el código de Ítem (I Imagenología, L Laboratorio, M Medicamentos, N No Quirúrgico, Q Quirúrgico, S Salas, T Material, Z Otros) y el Centro de Costo resultante (ACTIV, C_UTIL, CCO). Por ejemplo: Vía 1 (Ambulatorio) + Ítem I (Imagenología) asigna automáticamente el centro de costo 5-02-01 (RAYOS X).

Ventana Tabla de Vías CCO parametrizada por Vías de Ingreso 1, 2 y 3

Fase 3: Modalidad B — Asignación Dinámica por Área de Servicio (A y Anexo 3)​

Cuando las tres vías de ingreso (1 a 3) no son suficientes porque la institución necesita distinguir áreas específicas como Cirugía/Quirófano, Cuidados Intensivos, Terapias o Salas de Parto, se utiliza el manejo por Áreas de Servicio:

  1. Paso 9: Cambiar Parámetro General a A (Área de Servicio): En Parámetros SA 01 General, el administrador registra la letra A en el campo Manejo Centros de Costo por: y confirma con el botón de visto bueno verde.

Parámetros Generales de Salud con Manejo Centros de Costo por Área de Servicio A

Indicador de selección del parámetro Manejo Centros de Costo en modo A

  1. Paso 10: Selección del Área en el Campo Anexo 3 durante Consumos: Con el parámetro en A, el sistema ya no toma la vía de ingreso de la admisión; en su lugar, al registrar cargos en la pantalla de Consumos / Devoluciones / Facturación, se detendrá en la columna Anexo3 de la grilla de detalle para solicitar el área de servicio.

Pantalla de Consumos mostrando la columna Anexo3 en el detalle del cargo

Al presionar F2 (o desplegar la ayuda en Anexo3), aparece la ventana Búsqueda de Áreas Servicio (ej. 1 Cirugía, 2 Hospitalización, 3 Cuidados Intensivos, 4 Apoyo Diagnóstico, 5 Urgencias, 6 Consulta Int/Ext, 7 Otras Áreas). Al escoger el área, el sistema cruza ese código + el Tipo de Ítem en Vías CCO y rellena automáticamente la columna Ccosto.

Ventana emergente Búsqueda de Áreas de Servicio desde el campo Anexo3 en Consumos

  1. Paso 11: Crear o Editar Áreas de Servicio: Si requieres adicionar o modificar el listado de áreas disponibles, ingresa en Gema Salud a Tablas > Tabla Áreas de Servicio.

Acceso al menú Tablas > Tabla Áreas de Servicio

En la ventana Tabla Áreas de Servicio, utiliza los botones [+] o [-] para administrar el Código y la Descripción de cada área asistencial.

Ventana Tabla Áreas de Servicio con códigos del 1 al 7

  1. Paso 12: Enlazar las Nuevas Áreas en Vías CCO: Finalmente, abre Tablas > Facturación > Vías CCO y crea los registros asociando en la columna VIA el código de cada Área de Servicio (por ejemplo, 7 Otras Áreas) junto con el Tipo de Ítem (ej. Q Quirúrgico) y su respectivo Centro de Costo (ej. 4-01-02 SALAS DE PARTO).

Registro de Área de Servicio 7 en la Tabla de Vías CCO

Consejo Práctico

Antes de activar el modo A (Área de Servicio) en producción, verifica que en Tabla de Vías CCO existan todas las combinaciones de Área + Tipo de Ítem utilizadas por tus facturadores; así el campo Ccosto se completará siempre sin interrupciones al diligenciar Anexo3.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Botón [Otros Datos]-Disponible al editar en Tabla de Referencias; abre la ventana de restricciones demográficas y Centro de Costo.
Sexo / Edad Inic. / Edad Fin.SíDefine el género (M, F, A) y rango etario válido en años para permitir el uso clínico de la referencia.
Centro de Costo (En Referencia)SíAdmite un código contable fijo (buscable con F2) o el comodín ? para cálculo dinámico por tabla Vías CCO.
Manejo Centros de Costo por:SíParámetro administrativo global de Salud: I para evaluar por Vía de Ingreso (1 a 3) o A por Área de Servicio.
Columna VIA (En Vías CCO)SíSi el parámetro es I, admite 1 (Ambulatorio), 2 (Hospitalización) o 3 (Urgencias). Si es A, admite el código de Tabla Áreas de Servicio.
Columna ITEM (En Vías CCO)SíLetra del tipo de ítem de la referencia (I, L, M, N, Q, S, T, Z).
Columnas ACTIV / C_UTIL / CCOSíSegmentos que conforman el código contable completo del Centro de Costo asignado a esa combinación.
Columna Anexo3 (En Consumos)CondicionalCuando el sistema opera en modo A, solicita el código del Área de Servicio para deducir automáticamente el centro de costo.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué el botón [Otros Datos] aparece deshabilitado cuando consulto una referencia?​

El botón [Otros Datos] solo se activa cuando el formulario Tabla de Referencias se encuentra en modo Adición o Edición (Modificar). Haz clic primero en el botón de editar registro (ícono de lápiz) y luego presiona [Otros Datos].

¿Por qué en Vía de Ingreso (I) solo puedo usar los números del 1 al 3 en la tabla Vías CCO?​

Porque bajo la modalidad I el sistema toma el dato directamente del tipo de ingreso de la admisión hospitalaria (1 Ambulatorio, 2 Hospitalización y 3 Urgencias). Si necesitas clasificar centros de costo para unidades internas como Quirófano, UCI o Terapias, cambia el parámetro administrativo a A y créalas en Tabla Áreas de Servicio.

¿Qué ocurre si pongo ? en una referencia pero olvido crear su combinación en Vías CCO?​

Al momento de cargar el consumo, el sistema no encontrará un centro de costo equivalente para esa combinación de Vía/Área + Tipo de Ítem y exigirá completar o corregir la parametrización antes de permitir cerrar el cargo contable.