Saltar al contenido principal

✅ Validación de Consistencia de RIPS

El proceso de Validación de RIPS es la etapa de auditoría obligatoria en Gema Salud que contrasta la totalidad de los datos clínicos, demográficos, contractuales y tarifarios registrados en las admisiones o facturas contra las reglas de consistencia de la normatividad nacional de salud. Permite certificar la calidad de la información antes de generar los archivos planos en medio magnético, evitando devoluciones y glosas por parte de las E.P.S.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Audita sistemáticamente la coherencia de los RIPS en dos modalidades complementarias: de forma preventiva sobre las órdenes de servicio abiertas (antes de facturar) o de forma definitiva sobre las cuentas de cobro radicadas y facturas emitidas a una entidad aseguradora.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores médicos, coordinadores de radicación de cuentas y auditores médicos institucionales.
  • Resultado final: Acreditación de RIPS libres de incongruencias con notificación de éxito en pantalla, o emisión del informe detallado con las admisiones y campos específicos que deben subsanarse antes de exportar el medio magnético.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con usuario y perfil habilitado para acceder al menú Procesos > R.I.P.S. por Radicación o Procesos > Validación RIPS.
  • Conocer el NIT o código institucional de la entidad (EPS, ARL o aseguradora SOAT) sobre la cual se ejecutará la revisión.
  • Conocer el número de cuenta de cobro / radicación (por ejemplo, cuenta de cobro 4099), el rango de facturas emitidas o el intervalo de fechas de atención a auditar.
  • Haber completado el registro de atenciones clínicas y egresos del período correspondiente.
Nota

La validación interna previene inconsistencias antes de la transmisión oficial. Recuerda que bajo la Resolución 948 de 2024, la validación definitiva ante el Ministerio de Salud se realiza en tiempo real a través del MUV para obtener el Código Único de Validación (CUV), tal como se detalla en la guía de Generación y Envío de RIPS JSON (Resolución 948). Si el validador detecta inconsistencias, los registros permanecen intactos y el sistema emite el reporte detallado para subsanarlos en el formulario asistencial.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Opción A: Validación Definitiva por Radicación / Cuenta de Cobro​

Esta es la modalidad recomendada antes de generar el medio magnético definitivo de una cuenta de cobro:

  1. Paso 1: Acceso a la opción de menú: En la barra superior de Gema Salud, ingresa a Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Validar por radicación (o Procesos > R.I.P.S. por Factura cuando audites facturas individuales).

    Acceso al menú Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Validar por radicación

  2. Paso 2: Diligenciamiento de parámetros: En el formulario Validación Datos RIPS con Base en Datos de Radicación:

    • En N.I.T. DE LA ENTIDAD O CLIENTE, digita el NIT de la aseguradora o presiona F2 para seleccionarla del listado (el sistema cargará automáticamente la razón social y el código de entidad RIPS).
    • En RADICACIONES, ingresa el número de la cuenta de cobro a validar (por ejemplo, 4099).
    • Verifica las fechas del PERIODO DE FACTURACIÓN y haz clic en el botón [Procesar] (ícono de verificación).

    Formulario de Validación de RIPS diligenciando NIT y número de cuenta de cobro 4099

  3. Paso 3: Revisión de alertas del validador: El sistema examinará registro por registro verificando compatibilidad de sexo y edad frente a diagnósticos CIE-10, presencia obligatoria de diagnóstico principal en consultas y procedimientos, vigencias de autorización, finalidades, causas externas y datos de egreso.

    • Si encuentra registros incompletos, mostrará en pantalla el mensaje de notificación de errores:

    Mensaje de alerta indicando que se encontraron errores en los RIPS

  4. Paso 4: Generación del listado de admisiones con error: Haz clic en [Aceptar] para imprimir en físico o visualizar por pantalla el reporte Listado de Errores Facturación RIPS, donde se detalla la fecha, el número de admisión y la causa exacta del hallazgo (por ejemplo, diagnóstico principal en blanco en un procedimiento):

    Reporte Listado de Errores Facturación RIPS con detalle de admisión y causa

  5. Paso 5: Confirmación tras subsanar hallazgos: Una vez corregidos los registros reportados (consulta la guía de Corrección de Errores en RIPS), ejecuta nuevamente esta validación. Cuando todos los datos estén completos, el sistema confirmará que no se encontraron errores:

    Notificación final confirmando que no se encontraron errores en los RIPS

Opción B: Validación Preventiva por Órdenes de Servicio​

Esta modalidad está diseñada para la auditoría diaria antes de emitir la factura:

  1. Ingresa a Procesos > Validación RIPS > Datos de Orden de Servicios.
  2. Selecciona la entidad promotora de salud con F2.
  3. Indica el rango consecutivo de órdenes de servicio (orden inicial y orden final) y el rango de fechas de atención.
  4. Haz clic en [Validar] para obtener de forma anticipada cualquier alerta clínica pendiente.
Consejo Práctico

Si el listado reporta errores de clasificación o concepto RIPS en un medicamento o servicio, corrígelo en Tablas > Facturación > Tabla Referencias. Al ejecutar nuevamente la validación, Gema Salud actualiza automáticamente el campo CODIGO RIP en los registros individuales sin necesidad de anular la factura.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
N.I.T. DE LA ENTIDAD O CLIENTESíDigita el NIT de la EPS sin guiones ni dígito de verificación, o presiona F2 para buscarla por nombre.
ENTIDAD / CÓDIGO R.I.P.AutomáticoCódigo administrativo oficial de la aseguradora (ej. EPS005, RES004) cargado automáticamente por el sistema.
RADICACIONESSí (Por Radicación)Consecutivo de la cuenta de cobro que agrupa las facturas a validar (ej. 4099).
Rango de Facturas (Inicial - Final)Sí (Por Factura)Números de factura inicial y final cuando validas directamente por facturación.
PERIODO DE FACTURACIÓNSíFecha inicial y fecha final del período en que se prestaron los servicios.
Botón [Procesar] / [Validar]-Inicia la verificación automática de consistencia normativa sobre todos los archivos RIPS asociados.
Botón [Aceptar]-Confirma el diálogo emergente y abre las opciones de vista previa o impresión del listado de errores.
Botón [Cancelar] (Esc)-Cierra la ventana sin ejecutar el proceso.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué aparece el mensaje "Se encontraron errores en los RIPS" si la factura ya fue emitida sin inconvenientes?​

La emisión de la factura verifica tarifas y saldos financieros, mientras que la validación de RIPS audita reglas clínicas y normativas del Ministerio de Salud (como diagnósticos CIE-10 obligatorios o coherencia con la edad y el sexo del paciente). Corregir estas alertas evita devoluciones por parte de la EPS.

¿Qué diferencia existe entre validar por Factura y validar por Radicación?​

La validación por Factura revisa un rango consecutivo de facturas individuales. La validación por Radicación revisa de una sola vez todas las facturas agrupadas dentro de una Cuenta de Cobro específica presentada a una aseguradora.

¿Debo generar el medio magnético si aún aparecen errores en el listado?​

No se recomienda. Si exportas el archivo plano con campos obligatorios vacíos o diagnósticos incompatibles, la plataforma validadora de la EPS o del Ministerio rechazará el envío completo, obligando a repetir la entrega.