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📁 Generación de Archivo Plano RIPS

Una vez que la información clínica y económica de las atenciones ha sido auditada, corregida y convalidada satisfactoriamente mediante los procesos de validación, la pantalla de Generación de Archivo Plano RIPS permite exportar el paquete oficial de archivos de texto plano (.TXT delimitados por comas) normados por el Ministerio de Salud y Protección Social (CT, AF, US, AC, AP, AM, AT, AU, AH, AN) hacia una carpeta local, unidad de red o medio magnético extraíble para su entrega a las Entidades Promotoras de Salud (E.P.S.).

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Construye y empaqueta de manera automatizada la estructura oficial de archivos RIPS exigida por la Resolución 3374 de 2000 y normatividad vigente, asociando el archivo de control (CT) con las cantidades y consecutivos exactos.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores de cuentas médicas, coordinadores de sistemas y directores de radicación.
  • Resultado final: Conjunto de archivos .TXT oficiales listos para ser verificados en los validadores del Ministerio de Salud o cargados en los portales de radicación electrónica de las EPS.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Haber ejecutado previamente y sin errores el proceso de Validación de Consistencia de RIPS y la comprobación de Cuadre en Pesos para el lote o radicación a exportar.
  • Conocer la ruta del directorio o la letra de unidad de disco (ej. C:\, E:\) donde se guardarán los archivos planos.
  • Conocer el código de la aseguradora y el rango de facturas definitivo a reportar.
Advertencia

Si genera el archivo plano sin haber convalidado previamente las órdenes o facturas, el sistema emitirá advertencias y los archivos generados contendrán registros incompletos que serán rechazados de forma inmediata por las plataformas de las EPS.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Ingreso a la Pantalla de Generación​

  1. En la barra de menús principal de Gema Salud, seleccione la opción Procesos.
  2. Desplace el cursor hasta Generar Archivos Planos (o Procesos > R.I.P.S. por Radicacion > Generar medio magnetico por Radicacion / por Factura).
  3. Se abrirá la ventana de parámetros de exportación de RIPS.

Paso 2: Configuración de Destino y Aseguradora​

  1. En el campo Unidad, seleccione o digite la letra de la unidad de almacenamiento donde se grabará la información (ejemplo: C:\ o unidad extraíble E:\).
  2. En el campo Entidad, presione la tecla de ayuda F2 para desplegar la lista de aseguradoras y seleccione la EPS destinataria de la cuenta de cobro.
  3. Si requiere generar el archivo con el código de habilitación o código RIP de una entidad diferente a la facturada, complete el campo Entidad RIP.

Paso 3: Definición del Rango de Facturación y Remisión​

  1. En el bloque Enviar datos, indique el rango de facturas que conformarán la entrega:
    • Factura Inicial: Primer número de factura del período.
    • Factura Final: Último número de factura del período (si es una factura única, coloque el mismo número en ambos campos).
  2. En el campo Fecha remisión, confirme la fecha oficial del envío (año, mes y día de entrega).
  3. El campo Número envío mostrará el consecutivo secuencial asignado automáticamente por el sistema para esa aseguradora.

Paso 4: Generación y Empaquetado​

  1. Haga clic en el botón [Generar].
  2. El sistema iniciará la compilación de datos, extrayendo los registros de consultas, procedimientos, medicamentos, otros servicios, urgencias y hospitalización, y generará en la ruta indicada:
    • CT[No_Envio].TXT: Archivo de control con el listado de archivos y número de registros.
    • AF[No_Envio].TXT: Archivo de transacciones / facturas.
    • US[No_Envio].TXT: Archivo de usuarios (datos demográficos).
    • AC[No_Envio].TXT, AP[No_Envio].TXT, AM[No_Envio].TXT, AT[No_Envio].TXT, etc.
  3. Al finalizar, el sistema mostrará un mensaje confirmando la exportación exitosa con la cantidad total de registros procesados.
Consejo Práctico

Comprobación del Archivo de Control (CT): Abra el archivo CT resultante con el Bloc de Notas para comprobar rápidamente qué archivos se generaron y cuántos registros contiene cada uno antes de radicar la cuenta.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
UnidadSíLetra de la unidad de disco o ruta del directorio donde se depositarán los archivos planos.
EntidadSíCódigo de la EPS o aseguradora pagadora. Presione F2 para seleccionar del maestro.
Entidad RIPNoCódigo institucional alternativo si la EPS exige radicar con un código de habilitación específico.
Rango de Facturas (Inicial / Final)SíConsecutivos numéricos de las facturas que integran la cuenta de cobro.
Fecha remisiónSíFecha de presentación oficial del archivo plano ante la aseguradora.
Número envíoAutomáticoConsecutivo de entrega generado de forma incremental por Gema Salud.
Botón [Generar]-Inicia el proceso de creación y escritura de los archivos planos en disco.
Botón [Salir] (Esc)-Cancela el proceso y regresa al menú de procesos sin exportar datos.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Dónde quedan guardados los archivos generados si selecciono la unidad C:\?​

Los archivos planos se depositan en el directorio raíz o en la subcarpeta institucional de RIPS configurada en el sistema (usualmente C:\RIPS\ o la carpeta designada para la entidad). Verifique en el mensaje final de confirmación la ruta exacta que muestra el sistema.

¿Qué debo hacer si la EPS exige un número de envío específico que difiere del consecutivo automático?​

El campo Número envío se autoincrementa según el historial de la entidad. Si requiere sincronizarlo con un requerimiento particular de la EPS, el administrador del sistema puede ajustar el consecutivo en la parametrización de la entidad en Tablas > Tablas de Salud > Entidades.

¿Por qué el archivo de medicamentos (AM) o de otros servicios (AT) no se generó?​

Si durante el período facturado no se suministraron medicamentos o insumos a los pacientes amparados en esas facturas, el sistema no genera archivos vacíos; genera únicamente los archivos planos que contengan al menos un registro de atención, relacionándolos en el archivo de control CT.