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🛠️ Guía para la Corrección Sistemática de Errores en RIPS

Cuando el proceso de validación detecta datos clínicos faltantes o inconsistencias demográficas, Gema Salud emite el reporte Listado de Errores Facturación RIPS. Esta guía explica paso a paso cómo interpretar dicho listado, ubicar la admisión correspondiente y completar o corregir el registro para dejar la cuenta de cobro lista para exportación magnética.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Orienta al usuario en la localización exacta de la admisión reportada con inconsistencias, la apertura de su cabecera y detalle clínico, y el guardado en dos niveles para subsanar diagnósticos en blanco, autorizaciones faltantes o datos incompatibles.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores, auditores de cuentas médicas y personal de admisiones.
  • Resultado final: Un paquete de RIPS depurado que al revalidarse muestra la confirmación "No se encontraron errores en los RIPS".

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Haber ejecutado previamente la validación en Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Validar por radicación y contar con el Listado de Errores Facturación RIPS en pantalla o impreso.
  • Identificar en el listado los dos datos esenciales de cada hallazgo:
    • Número de Admisión / Orden de Servicio: Aparece al final de la columna DOCUMENTO (por ejemplo, en 180-1-257053, la admisión es 257053).
    • Categoría y Descripción del Error: Indica la opción de menú a la que debes ingresar y el dato faltante (por ejemplo, PROCEDIMIENTOS: [886012]: DIAGNOSTICO PPAL EN BLANCO!!).
  • Contar con permisos de edición en el menú Movimientos > R.I.P.S..
Nota

No necesitas anular ni rehacer la factura electrónica para completar un diagnóstico o número de autorización en los RIPS. La corrección se aplica directamente desde el menú Movimientos > R.I.P.S. sin afectar documentos contables.

Consejo Práctico

Si la factura ya fue emitida bajo la Resolución 948 de 2024 y el validador ministerial del MUV retornó un error estructurado (ej. RVG06 o CFR003), también puedes realizar la corrección en caliente y el reenvío directo desde el panel central en Procesos > Gestión Factura Electrónica, tal como se detalla en la guía de Generación y Envío de RIPS JSON (Resolución 948).

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

  1. Paso 1: Identificar la admisión y categoría en el listado de errores: Revisa el reporte arrojado por la validación. Observa la categoría indicada al inicio del mensaje (por ejemplo, PROCEDIMIENTOS) y toma nota del número de admisión (por ejemplo, 257053):

    Listado de errores mostrando el número de admisión y el diagnóstico principal en blanco en Procedimientos

  2. Paso 2: Ingresar a la opción de menú correspondiente: Dirígete a Movimientos > R.I.P.S., selecciona la categoría señalada en la descripción del error (en este caso, Procedimientos > Editar; si el error indica consultas o urgencias, elige la opción equivalente):

    Ruta de menú Movimientos > R.I.P.S. > Procedimientos > Editar

  3. Paso 3: Filtrar por número de admisión en el asistente de búsqueda: En el formulario Asistente de Expresiones de Búsqueda (QBE), ubica la fila No. Orden Servicio, escribe el número de admisión en la columna CONDICION y haz clic en [Aplica condición]:

    Asistente QBE filtrando por número de admisión y botón Aplica condición

  4. Paso 4: Seleccionar el registro a editar: El sistema desplegará la lista de RIPS asociados a esa admisión. Selecciona el registro correspondiente y haz clic en el botón [Edita RIP]:

    Lista de resultados de RIPS de procedimientos de la admisión y botón Edita RIP

  5. Paso 5: Abrir el detalle desde la cabecera con ENTER: En pantalla aparecerá la Cabecera de RIPS de Procedimientos. Ubícate sobre la línea del procedimiento en la cuadrícula inferior y presiona la tecla ENTER para desplegar el formulario con el detalle clínico del RIPS:

    Cabecera de RIPS de procedimientos antes de abrir el detalle con la tecla Enter

  6. Paso 6: Completar el dato faltante y guardar en dos tiempos: En la ventana emergente Detalle del RIP de Procedimiento, completa la información requerida (en este ejemplo, ubica el campo Diagnóstico principal y presiona F2 para buscar y cargar el código CIE-10). Luego realiza obligatoriamente el doble guardado:

    • Primero haz clic en [Guardar] dentro de la ventana de Detalle.
    • Enseguida haz clic en [Guardar] en la barra de la Cabecera (o presiona Ctrl + W) para que el sistema consolide la modificación.

    Formulario de Detalle y Cabecera de RIPS completando el diagnóstico principal y botones de guardado en ambos niveles

  7. Paso 7: Ejecutar nuevamente la validación: Regresa a Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Validar por radicación, ingresa el NIT y el número de cuenta de cobro, y haz clic en [Procesar]. Si todos los hallazgos quedaron corregidos, el sistema confirmará que no existen errores:

    Validación exitosa confirmando que no se encontraron errores en los RIPS

Consejo Práctico

Si una misma orden de servicio tiene varios procedimientos en la cuadrícula inferior de la cabecera, utiliza las flechas del teclado arriba/abajo para desplazarte hasta el código CUPS exacto que reportó el listado y pulsa ENTER sobre él.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
No. Orden Servicio (QBE)SíNúmero consecutivo de la admisión que aparece en la columna DOCUMENTO del reporte de errores.
Botón [Aplica condición]-Filtra y busca en el sistema los registros RIPS que coinciden con la admisión digitada.
Botón [Edita RIP]-Abre en modo modificación la cabecera y los detalles del registro seleccionado.
Diagnóstico (Principal)SíCódigo CIE-10 principal que respalda la atención o procedimiento. Usa F2 para buscarlo en el catálogo.
Diagnósticos Relacionados 1, 2, 3NoCódigos CIE-10 secundarios cuando el cuadro clínico lo requiere.
Num. AutorizaciónCondicionalConsecutivo de autorización de la aseguradora cuando el convenio lo exige.
Ámbito / Finalidad / Causa ExternaSíClasificación normativa de la atención (Ambulatorio, Hospitalario, Urgencias, finalidad y origen).
Botón [Guardar] (Detalle)-Almacena el dato corregido en la ventana emergente de detalle clínico.
Botón [Guardar] (Cabecera)-Confirma definitivamente los cambios realizados sobre el RIPS completo (Ctrl + W).

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué corregí el diagnóstico, salí de la pantalla y al volver a validar sigue apareciendo el mismo error?​

Porque solo se presionó el botón de guardar en la ventana emergente del detalle y se cerró la cabecera sin grabarla. Recuerda siempre presionar [Guardar] en el detalle y acto seguido [Guardar] en la cabecera principal antes de salir.

¿Qué significa el mensaje "EDAD INCOMPATIBLE CON DIAGNOSTICO CIE-10"?​

Indica que el diagnóstico registrado tiene una restricción normativa de edad o sexo establecida por el Ministerio de Salud que no coincide con los datos del paciente. Verifica con F2 el código CIE-10 en la historia clínica o revisa la fecha de nacimiento y sexo del usuario en Movimientos > Historias Clínicas.

¿Qué hago si el error reporta "CAUSA BASICA DE MUERTE EN BLANCO"?​

Se presenta en RIPS de Urgencias u Hospitalización cuando el estado a la salida fue marcado como fallecido (2 - Muerto), pero no se indicó el diagnóstico CIE-10 de causa básica de muerte. Ingresa por Movimientos > R.I.P.S. > Urgencias (u Hospitalización) > Editar y completa dicho campo con ayuda de F2.