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🚑 Generación de Archivos Planos ECAT (FURIPS)

Para la radicación y cobro de reclamaciones derivadas de Accidentes de Tránsito (SOAT) y Eventos Catastróficos o Terroristas (ECAT) ante la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), Gema Salud dispone de una utilidad especializada para generar de forma automatizada los archivos planos normativos del FURIPS y organizarlos en la estructura de carpetas requerida por los validadores oficiales.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Consolida la información de las atenciones por SOAT/ECAT, genera los archivos planos correspondientes al formulario único de reclamación (FURIPS) y crea automáticamente la estructura de directorios lista para someter al validador de la ADRES.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores del área SOAT/Urgencias, coordinadores de glosas y recobros y auditores médicos.
  • Resultado final: Carpeta contenedora FURIPS creada con todos los archivos planos estipulados, acompañada del valor total facturado en el rango de fechas seleccionado.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Haber diligenciado oportunamente el formulario FURIPS / FUSOAT en cada una de las admisiones por accidente de tránsito atendidas en el período.
  • Contar con las facturas debidamente emitidas a la compañía aseguradora SOAT correspondiente.
  • Permisos de acceso en el menú Procesos -> Generar Archivos planos ECAT.
Nota

Al exportar los archivos planos ECAT, el sistema toma los valores liquidados en la factura electrónica asociada, garantizando que el monto reclamado ante la ADRES concuerde exactamente con la contabilidad de la institución.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Acceso a la Utilidad de Generación ECAT​

  1. En el menú superior de Gema Salud, seleccione la opción Procesos.
  2. Desplace el cursor y haga clic en Generar Archivos planos ECAT.
  3. Se abrirá la pantalla de configuración de exportación para eventos catastróficos y accidentes de tránsito.

Paso 2: Selección del Tipo de Archivo y Aseguradora​

  1. En la lista desplegable Tipo de archivo, seleccione la modalidad deseada (por ejemplo: FURIPS o reclamaciones de transporte asistencial).
  2. En el campo Entidad, presione la tecla de ayuda F2 para consultar el catálogo de aseguradoras y elija la compañía de seguros SOAT o entidad responsable del pago.
  3. Defina el rango de fechas (fecha inicial y fecha final) que abarca las atenciones a exportar.

Paso 3: Selección de la Carpeta de Destino​

  1. Haga clic en el botón [Generar].
  2. Se desplegará una ventana del explorador de carpetas de Windows solicitando indicar la ruta de almacenamiento (por ejemplo: C:\RECLAMACIONES_SOAT\).
  3. Seleccione el directorio deseado y presione el botón [Seleccionar].

Paso 4: Creación Automatizada de la Estructura de Carpetas​

  1. El sistema creará de forma completamente automática una subcarpeta nombrada según el tipo de archivo seleccionado (por ejemplo, la carpeta FURIPS).
  2. Dentro de esa carpeta, Gema Salud compilará y guardará los archivos planos normativos con el formato exigido por la ADRES.
  3. Al terminar el proceso, el campo Total facturado en pantalla mostrará el monto consolidado de las atenciones exportadas en el período, sirviendo como cifra de control financiero para el facturador.
Consejo Práctico

Cotejo de Cifras de Control: Compare el valor exhibido en el campo Total facturado con la cartilla o relación de facturas de SOAT del mes; ambas sumas deben coincidir al centavo antes de cargar los archivos al validador institucional.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Tipo de archivoSíSeleccione el modelo de archivo plano a generar (ej. FURIPS para reclamaciones de IPS).
EntidadSíCódigo de la aseguradora SOAT o administradora del régimen. Presione F2 para ayuda.
Rango de Fechas (Desde / Hasta)SíPeríodo cronológico de expedición de facturas o atenciones médicas a incluir.
Total facturadoInformativoSuma acumulada de los valores facturados en el lote generado, calculada automáticamente.
Botón [Generar]-Inicia el proceso de selección de carpeta y construcción de archivos planos.
Botón [Seleccionar] (en Diálogo de Rutas)-Confirma la ruta de destino elegida en el explorador de Windows.
Botón [Salir] (Esc)-Cierra la ventana y regresa al menú de procesos.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué el campo "Total facturado" aparece en Cero tras generar el archivo?​

Si el total facturado queda en $ 0, significa que durante el intervalo de fechas seleccionado no existen admisiones de accidente de tránsito que hayan sido formalmente facturadas con el formulario FURIPS diligenciado. Verifique que las atenciones no se encuentren en estado de borrador o que el filtro de fechas incluya las fechas reales de facturación.

¿Puedo exportar reclamaciones de varias aseguradoras SOAT en una misma carpeta?​

Se recomienda generar una carpeta independiente por cada compañía aseguradora SOAT (ej. Seguros del Estado, Positiva, Previsora). De esta forma se facilita el cargue en los validadores individuales y la conciliación de pagos y glosas por aseguradora.

¿Qué debo hacer si el validador oficial de ADRES rechaza el archivo por falta de datos del vehículo?​

Debe ingresar a la admisión del paciente por Admisiones > Formularios Especiales > Formulario FUSOAT / FURIPS, revisar la pestaña de datos del vehículo/conductor, completar la placa, póliza o condición del asegurado y volver a generar los archivos planos ECAT.