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⚖️ Corrección de Descuadres en Pesos entre Factura y RIPS

Antes de generar el medio magnético definitivo de una cuenta de cobro, es indispensable verificar que los valores facturados concuerden exactamente con la sumatoria reportada en los detalles de RIPS (Consultas, Procedimientos, Medicamentos y Otros Servicios). Esta guía explica cómo detectar y corregir cualquier descuadre en pesos en Gema Salud para evitar devoluciones innecesarias por parte de las aseguradoras.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Identifica facturas cuya sumatoria de registros RIPS difiere del valor total facturado y permite eliminar registros RIPS duplicados o adicionar ítems omitidos sin alterar el documento fiscal.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores, líderes de radicación de cuentas médicas y auditores de facturación.
  • Resultado final: Cuentas de cobro con igualdad aritmética exacta entre Facturación y RIPS, avaladas con la confirmación de cero errores para su exportación magnética.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con permisos de acceso a las opciones Validar por cuadre en pesos y Editar cuadre en pesos dentro del menú Procesos > R.I.P.S. por Radicación.
  • Tener a la mano el NIT de la entidad aseguradora, el número de la cuenta de cobro (por ejemplo, cuenta de cobro 3921) y las fechas inicial y final del período de facturación.
Advertencia

El valor mostrado en el botón [Factura] nunca debe modificarse: Dentro de la pantalla de corrección en pesos, el botón [Factura] exhibe el valor oficial por el cual fue emitida y reportada la factura ante la DIAN. Por ningún motivo alteres ese valor; toda corrección debe efectuarse únicamente sobre los botones de categorías RIPS ([Procedimientos], [Consulta], [Medicamentos] u [Otros]).

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

  1. Paso 1: Ingresar a la validación por cuadre en pesos: En el menú superior de Gema Salud, selecciona la ruta Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Validar por cuadre en pesos:

    Ruta de menú Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Validar por cuadre en pesos

  2. Paso 2: Diligenciar los datos de la cuenta de cobro: En el formulario de validación, ingresa el NIT de la entidad, el número de cuenta de cobro en Radicaciones (ejemplo: 3921), la Fecha inicial y Fecha final del período de facturación, y haz clic en el botón [Procesar]:

    Formulario de Validación de Archivo Plano por Radicación - Cuadre en Pesos

  3. Paso 3: Revisar la notificación y el listado de facturas con descuadre: Si el sistema detecta diferencias monetarias entre alguna factura y sus RIPS, mostrará un mensaje de notificación en pantalla:

    Mensaje emergente notificando que se encontraron errores de descuadre en los RIPS

    Al hacer clic en [Aceptar], podrás visualizar en pantalla o imprimir en físico el listado detallado de las facturas que presentan descuadre. Observa el número de serie y factura, el valor de la factura y el valor acumulado en RIPS:

    Listado de validación por cuadre en pesos evidenciando valor de factura menor al valor cargado en RIPS

  4. Paso 4: Abrir la opción Editar cuadre en pesos: Con el listado a la mano, dirígete a Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Editar cuadre en pesos:

    Ruta de menú Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Editar cuadre en pesos

  5. Paso 5: Consultar la factura y abrir la categoría RIPS afectada: En el formulario Corrección Datos R.I.P.S. en Pesos, digita la Serie y el Número de la factura. Se habilitarán los botones por categoría ([Factura], [Procedimientos], [Consulta], [Medicamentos], [Otros]). Recuerda dejar intacto [Factura] y haz clic en la categoría donde se originó la diferencia (por ejemplo, [Procedimientos]):

    Formulario Corrección Datos R.I.P.S. en Pesos con serie, número de factura y botones por categoría

  6. Paso 6: Eliminar registros RIPS duplicados o adicionar faltantes: Al abrir [Procedimientos], revisa los registros cargados. En el ejemplo del listado anterior, el mismo procedimiento aparece cargado 3 veces, elevando el total de RIPS por encima del valor real de la factura:

    Grilla de Corrección Procedimientos mostrando el mismo procedimiento cargado tres veces

    • Cuando sobran registros RIPS (duplicados): Conserva únicamente el registro correcto y elimina los registros sobrantes seleccionándolos y haciendo clic en el botón [Borrar]:

      Botón Borrar registro RIPS duplicado

    • Cuando falta reportar un registro RIPS (valor RIPS menor que factura): Haz clic en el botón [Adicionar] para registrar el procedimiento o servicio faltante con su valor correspondiente:

      Botón Adicionar nuevo registro RIPS faltante

  7. Paso 7: Revalidar el cuadre en pesos: Una vez realizados los ajustes, vuelve a Procesos > R.I.P.S. por Radicación > Validar por cuadre en pesos y ejecuta nuevamente el proceso. Cuando los montos coincidan exactamente, el sistema notificará que no se encontraron errores.

Consejo Práctico

Si detectas una diferencia residual de \$1 peso producto de redondeos en liquidaciones porcentuales (como tarifas SOAT o ISS con descuento), ingresa a la categoría del procedimiento de mayor valor y ajusta en \$1 su valor neto para lograr el cuadre exacto exigido por los validadores de las EPS.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
ENTIDAD (NIT)SíNIT de la aseguradora o cliente a auditar. Puedes buscarlo presionando F2.
RADICACIONESSíNúmero consecutivo de la cuenta de cobro (ejemplo: 3921).
PERIODO DE FACTURACIÓNSíFecha inicial y fecha final del período facturado.
Botón [Procesar]-Ejecuta la comparación aritmética entre cada factura de la cuenta de cobro y sus detalles RIPS.
SERIE / FACTURASíSerie (ej. EE01) y número de la factura reportada con diferencia en el listado.
Botón [Factura]Solo lecturaMuestra el valor emitido ante la DIAN. No debe modificarse bajo ningún motivo.
Botones [Procedimientos] / [Consulta] / [Medicamentos] / [Otros]-Abren los registros RIPS cargados en cada categoría para depurar duplicados o completar faltantes.
Botón [Borrar] (X roja)-Elimina de la categoría RIPS una línea cargada de forma repetida o errónea.
Botón [Adicionar] (+ azul)-Agrega manualmente un registro RIPS que hacía falta para completar el valor facturado.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué no debo cambiar el valor dentro del botón [Factura] para igualarlo rápidamente con los RIPS?​

Porque ese monto corresponde al comprobante fiscal ya transmitido a la DIAN y contabilizado en cartera. Modificarlo causaría una inconsistencia tributaria y contable frente al valor real de la factura electrónica.

¿Qué hago si el valor de los RIPS es menor que el de la factura por el monto exacto de un medicamento o material?​

Revisa en Tablas > Facturación > Tabla Referencias que dicho medicamento o insumo tenga diligenciado su campo CODIGO RIP (por ejemplo M-1-12 u O-1-09). Si estaba vacío, el ítem se facturó pero no clasificó para RIPS; asígnale el código y vuelve a ejecutar la validación.

¿Las plataformas de las EPS rechazan una cuenta de cobro por una diferencia de $1 peso?​

Sí. Los validadores de archivos planos comparan el total del archivo de transacciones (AF) contra la suma exacta de los archivos de detalle (AC, AP, AM, AT) sin margen de tolerancia. Siempre verifica que la validación por cuadre en pesos finalice con cero errores antes de exportar.