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📝 Captura y Edición Manual de RIPS

Aunque en la operación diaria de Gema Salud los registros RIPS se alimentan automáticamente desde la historia clínica, las admisiones y los consumos, el sistema cuenta con formularios especializados para consultar, editar o capturar manualmente los RIPS en sus cinco categorías oficiales. Esta funcionalidad te permite completar indicadores estadísticos, corregir diagnósticos o registrar atenciones puntuales sin afectar la facturación emitida.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Permite adicionar nuevos registros RIPS, editar los generados desde órdenes de servicio y emitir listados detallados o resumidos en las categorías de Urgencias, Consulta, Procedimientos, Hospitalización y Recién Nacidos.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores médicos, auxiliares de admisiones, personal de estadística y auditores de calidad en salud.
  • Resultado final: Registros clínicos y estadísticos completos, listos para superar la validación normativa y generar medios magnéticos.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con usuario autorizado para ingresar al menú Movimientos > R.I.P.S..
  • Disponer del número de la orden de servicio (admisión) o documento de identidad del paciente a consultar.
  • Conocer los códigos CIE-10 dictaminados por el profesional tratante y, cuando aplique, el número de autorización de la EPS.
Nota

La información diligenciada previamente en la apertura de Historia Clínica y en la Orden de Servicio se carga de manera automática en las cabeceras de RIPS, evitando la doble digitación de datos personales del paciente.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

  1. Paso 1: Acceso al submenú de RIPS: En la barra de menú principal de Gema Salud, ingresa a Movimientos > R.I.P.S.. Al pulsar ENTER, verás las cinco modalidades disponibles:

    • Urgencias
    • Consulta
    • Procedimientos
    • Hospitalización
    • Recién nacidos

  2. Paso 2: Elegir la operación (Adicionar, Editar o Listados): Dentro de cada modalidad puedes escoger Adicionar (cuando vas a capturar un RIPS manual desde cero), Editar (para completar o corregir un RIPS existente) o solicitar reportes en Listado detallado o Listado resumido.

  3. Paso 3: Diligenciamiento en RIPS de Urgencias y Datos Estadísticos: Al abrir un registro de Urgencias, verifica la fecha y hora de entrada, la causa externa, los diagnósticos CIE-10 de salida (presuntivo, confirmado y relacionados con ayuda de F2), el estado a la salida (1 - Vivo o 2 - Muerto) y el destino de salida. Haz clic en el botón [Datos Estadísticos] de la barra inferior para completar las variables epidemiológicas complementarias:

    Formulario Datos de RIP de Urgencias con campos de entrada, salida y diagnósticos CIE-10

  4. Paso 4: Diligenciamiento en RIPS de Consulta e Indicadores: Al ingresar a Consulta, verifica o completa los datos de la atención (código de consulta con F2, finalidad de la consulta, causa externa, diagnóstico principal y relacionados, tipo de diagnóstico, valor de la consulta, cuota moderadora y valor neto). En la barra inferior, haz clic en el botón [Formulario Indicadores de RIPS] (ícono resaltado junto a las herramientas de guardado) para registrar los indicadores estadísticos de consulta:

    Formulario Datos de RIP de Consulta con el botón Formulario Indicadores de RIPS en la barra inferior

  5. Paso 5: Guardado de la información: Si abriste una ventana emergente de detalle o indicadores, guarda primero el formulario auxiliar y finalmente haz clic en el botón [Guardar] (ícono de disquete) de la pantalla principal o presiona Ctrl + W.

Consejo Práctico

En cualquiera de los campos codificados (Descripción de Consulta, Finalidad, Causa Externa, Diagnóstico Principal y Diagnósticos Relacionados 1, 2 y 3), presiona la tecla F2 para abrir la tabla de ayuda oficial y seleccionar el código exacto sin errores de digitación.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
TD / Serie / DocumentoSíTipo de documento (180), serie y número consecutivo de la orden de servicio.
Historia No. / Docum.Id y T.docSíNúmero y tipo de documento de identificación del paciente (CC, CE, PA, RC, TI, AS, MS, NU).
Num. AutorizaciónCondicionalNúmero de autorización otorgado por la EPS a la cual está afiliado el paciente.
Entidad / Código de la EntidadSíCódigo institucional de la aseguradora o EPS responsable.
Tipo Vinc / UsuarioSíRégimen del afiliado (1 Contributivo, 2 Subsidiado, 3 Vinculado, 4 Particular, 5 Otro).
Residencia y ZonaSíCódigo del municipio de residencia y zona (U Urbana o R Rural).
Fecha y Hora de Consulta / IngresoSíFecha y hora real en que se prestó la atención médica.
Descrip. Consulta / Código ServicioSíCódigo CUPS de la consulta o procedimiento realizado (ayuda con F2).
Finalidad y Causa ExternaSíPropósito clínico y origen de la atención seleccionados con F2.
Diagnóstico Ppal y Relacionados 1, 2, 3Sí (Ppal)Códigos CIE-10 dictaminados por el médico tratante (ayuda con F2).
Valor Consulta / Cuota Moderadora / Vr. NetoSíValor en pesos del servicio, descuento de cuota moderadora si aplica y valor neto resultante.
Fecha / Serie / No. FacturaAutomáticoDatos llenados automáticamente por el sistema en el momento de facturar la orden.
Botón [Datos Estadísticos] / [Formulario Indicadores de RIPS]-Abre la captura adicional de variables estadísticas requeridas para informes institucionales.
Botón [Guardar]-Almacena los cambios efectuados en el registro RIPS (Ctrl + W).

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué los campos de Fecha, Serie y Número de Factura aparecen bloqueados o vacíos al capturar el RIPS?​

Esos tres campos son gestionados automáticamente por Gema Salud en el momento en que se emite la factura de la orden de servicio, garantizando la trazabilidad exacta entre el RIPS y el documento facturado.

¿Qué hago si al buscar una orden de servicio por Editar no aparece ningún resultado?​

Asegúrate de haber ingresado a la categoría de RIPS que coincide con el servicio prestado (por ejemplo, una atención de sala de observación estará en Urgencias, una cita médica en Consulta y un examen diagnóstico o cirugía en Procedimientos).

¿Puedo digitar manualmente un código CIE-10 que no aparece al presionar F2?​

No. El sistema valida que todo diagnóstico exista en el catálogo oficial institucional para evitar rechazos del Ministerio de Salud. Si falta un código nuevo, solicita al administrador crearlo en Tablas > CIE.