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🚑 Proceso Formal de Remisión de Pacientes y Referencia / Contrarreferencia

La Remisión de Pacientes a Otra Entidad en Gema Salud es el trámite médico y administrativo formal mediante el cual se traslada la responsabilidad del cuidado asistencial de un paciente hacia una institución prestadora de mayor complejidad o con especialidades no disponibles en la sede actual. Este proceso se gestiona directamente desde la orden de servicio a través del Botón 3 de la Botonera de Admisiones (Remisión a otra entidad).

El sistema genera automáticamente el formato oficial de Referencia y Contrarreferencia (Anexo Técnico No. 9 de la Resolución 3047 de 2008 / Resolución 2335 de 2023), consolidando el resumen de historia clínica, motivos de remisión, paraclínicos realizados, requerimientos de transporte asistencial (ambulancia básica o medicalizada) y la entidad receptora autorizada por el Centro Regulador de Urgencias y Emergencias (CRUE) o la EPS.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Formalizar la solicitud de referencia a centros de salud de mayor complejidad cuando la patología del paciente excede la capacidad resolutiva de la IPS; generar el soporte legal para el traslado en ambulancia; y emitir el documento normativo de contrarreferencia para el seguimiento del usuario.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Médicos tratantes que ordenan la conducta de remisión, coordinadores de referencia y contrarreferencia, enfermeros jefes y auxiliares de admisiones.
  • Resultado final: Documento oficial de remisión emitido e impreso, registro en el censo de pacientes remitidos, y enlace directo con la boleta de egreso por remisión para la liberación de camas.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Admisión médica activa en los servicios de urgencias, hospitalización o cirugía.
  • Hoja de atención de urgencias o nota de evolución médica firmada donde conste explícitamente la conducta médica de remisión.
  • Catálogo de instituciones prestadoras de salud (IPS Receptoras) y empresas de ambulancia parametrizadas en las tablas maestras.
  • Datos de contacto del familiar o acudiente responsable del acompañamiento en el traslado.
Nota

La expedición del formato de remisión no libera de inmediato la cama hospitalaria; el paciente continúa figurando en la institución como "En Espera de Remisión / Cupo" hasta que la IPS receptora confirme la aceptación y la ambulancia realice el traslado físico.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

  1. Paso 1: Localización de la Admisión: Abre el módulo Movimientos > Admisiones y carga en pantalla la orden de servicio del paciente a remitir mediante el botón de búsqueda o digitando su cédula.
  2. Paso 2: Acceso a la Función de Remisión: En la barra superior de herramientas de admisiones, localiza y haz clic en el Botón 3: [Remisión a otra entidad] (representado con el ícono de una ambulancia o flecha de transferencia).
  3. Paso 3: Selección de Entidad Receptora y Servicio:
    • En el campo IPS Receptora, presiona la tecla F2 para seleccionar la institución a donde se solicita el traslado (ej. Hospital Departamental Nivel III).
    • Selecciona la Especialidad Requerida (ej. Neurocirugía, Unidad de Cuidados Intensivos Adultos, Cirugía Cardiovascular).
  4. Paso 4: Diligenciamiento del Resumen Clínico:
    • El sistema extrae automáticamente de la hoja de urgencias el motivo de consulta y los signos vitales más recientes.
    • En el campo Causa o Motivo de la Remisión, redacta de manera clara la limitación diagnóstica o terapéutica institucional (ej. Paciente con trauma craneoencefálico severo que requiere valoración urgente por neurocirugía y monitoreo en UCI no disponible en esta sede).
    • Verifica los Diagnósticos CIE-10 (Principal y Secundarios) que sustentan la remisión.
  5. Paso 5: Solicitud de Transporte Asistencial (Ambulancia):
    • Marca el tipo de transporte requerido:
      • Transporte Ambulatorio: Paciente estable que puede viajar por medios propios.
      • Ambulancia Básica (TAB): Requiere traslado asistido con auxiliar de enfermería.
      • Ambulancia Medicalizada (TAM): Paciente crítico que requiere acompañamiento de médico y equipos de soporte vital avanzado (ventilador mecánico, desfibrilador).
    • Registra el nombre de la empresa de transporte asistencial y el código de habilitación de la ambulancia.
  6. Paso 6: Registro de Trámite ante CRUE / EPS:
    • Ingresa el Número de Radicado del CRUE o código de autorización telefónica de la EPS.
    • Digita el nombre del profesional regulador que aceptó el caso en la central de referencia.
  7. Paso 7: Guardar e Imprimir Formato Oficial:
    • Haz clic en el botón [Guardar].
    • Haz clic en [Imprimir] para generar tres copias del formato normativo de remisión:
      • Copia 1: Para el médico y tripulación de la ambulancia.
      • Copia 2: Para entregar a la oficina de admisiones de la IPS receptora.
      • Copia 3: Para archivo en la historia clínica local.
Consejo Práctico

Si el paciente viaja intubado o con soporte inotrópico continuo, asegúrate de adjuntar al formato impreso de remisión una copia de la tira de ritmo cardíaco y los resultados físicos de los últimos gases arteriales y hemograma.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
No. AdmisiónSíConsecutivo de la orden de servicio activa (solo lectura).
PacienteSíNombre, identificación y régimen de afiliación del usuario.
Fecha y Hora de RemisiónSíMomento exacto de emisión de la solicitud de traslado.
IPS ReceptoraSíInstitución de destino seleccionada mediante la tecla F2.
Servicio RequeridoSíEspecialidad médica o área solicitada (UCI, Urgencias Nivel III, etc.).
Motivo de RemisiónSíJustificación técnica y médica de la falta de capacidad resolutiva local.
Diagnóstico CIE-10 de RemisiónSíPatología de base que origina la necesidad del traslado (F2).
Tipo de TransporteSíSelección: Ambulatorio, Ambulancia Básica (TAB) o Medicalizada (TAM).
Compañía de AmbulanciaCondicionalRazón social de la empresa transportadora autorizada en el traslado.
Radicado CRUE / EPSSíCódigo de autorización emitido por el centro regulador de urgencias.
Médico RemitenteSíProfesional que ordena y firma la transferencia médica.
Médico ReceptorNoNombre del médico de la IPS de destino que confirma la aceptación de cama.
Botón [Guardar]-Registra la remisión y actualiza el estado asistencial a Remitido.
Botón [Imprimir Formato]-Genera el Anexo Técnico oficial de Referencia y Contrarreferencia.
Botón [Cancelar]-Cierra la ventana de remisión sin generar orden de traslado.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Qué significa el mensaje "Falta registrar el radicado de autorización del CRUE"?​

Por lineamiento de los entes territoriales de salud, los traslados de urgencias y pacientes de alta complejidad deben estar regulados por el Centro Regulador de Urgencias y Emergencias (CRUE). Este campo es obligatorio para evitar que la ambulancia sea devuelta en la puerta de la institución receptora.

¿Qué debo hacer si la IPS receptora inicialmente seleccionada rechaza el caso por falta de camas?​

No es necesario anular la admisión ni crear una nueva orden de servicio. Ingresa nuevamente al Botón 3 de Remisión, haz clic en la opción [Reasignar IPS Receptora], selecciona con F2 la nueva clínica autorizada por la aseguradora y digita el nuevo consecutivo de radicado.

¿En qué momento se registra el egreso definitivo del paciente remitido?​

Una vez que el paciente es entregado formalmente a la tripulación de la ambulancia y abandona la institución, el auxiliar de admisiones debe hacer clic en el Botón 1: [Egreso o Salida], marcar el estado de salida como 3 = Remitido, enlazar la remisión y liberar la cama hospitalaria en el censo.

¿Se pueden facturar los consumos generados antes de la remisión?​

Sí. Todos los medicamentos, paraclínicos, derechos de sala y estancia acumulados hasta el minuto del traslado en ambulancia forman parte de la cuenta de cobro de la admisión y serán liquidados a la aseguradora responsable conforme al contrato vigente.