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📊 Reportes de Órdenes de Servicio, Estadísticas e Indicadores

El menú Reportes de Gema Salud reúne las consultas operativas, epidemiológicas y gerenciales que permiten auditar el movimiento diario de admisiones y órdenes de servicio, analizar perfiles demográficos de morbilidad y evaluar el desempeño asistencial de cada área de la institución.

Mediante estos informes puedes consolidar información desde un solo día, varios meses o todo el año activo, facilitando el control de facturación por entidad aseguradora y la toma oportuna de decisiones clínicas y administrativas.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Permite emitir reportes independientes sobre las órdenes de servicio (resumidos, detallados o agrupados por entidad), consultar estadísticas cruzadas de diagnósticos y procedimientos por sexo, edad o procedencia, y calcular indicadores institucionales de gestión.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Coordinadores médicos, líderes de facturación y auditoría, epidemiólogos, jefes de estadística y gerencia hospitalaria.
  • Resultado final: Informes listos en pantalla, impresora o archivo exportable con la trazabilidad asistencial, epidemiológica y financiera del período seleccionado.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Haber ingresado a Gema Salud ubicando en la Fecha de Proceso el año y período activo que deseas consultar.
  • Contar con permisos de usuario habilitados sobre las opciones del menú Reportes.
  • Para obtener estadísticas clínicas e indicadores confiables, asegurarse de que las admisiones, historias clínicas, diagnósticos CIE y procedimientos CUPS del período se encuentren debidamente registrados.
Nota

El árbol especializado de más de 70 indicadores hospitalarios requiere una parametrización previa de sus fórmulas e ítems asociados, la cual se administra desde el submenú Indicadores Generales y de Gestión de acuerdo con los lineamientos del manual Indicadores de Gestión Salud.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Generación de Reportes de Órdenes de Servicio​

  1. En la barra superior del módulo, despliega Reportes > Órdenes de Servicio.
  2. Estos informes presentan de manera independiente cada documento que conforma el movimiento de admisiones y órdenes de servicio para rangos de un día, varios meses o todo el año activo. Selecciona la modalidad requerida según tu necesidad de análisis:
    • 1. Resumido: Consolidado ágil de las órdenes emitidas en el período con sus totales principales.
    • 2. Detallado: Relación pormenorizada de cada cargo, servicio, medicamento e insumo contenido dentro de las órdenes de servicio.
    • 3. Cabecera por número de orden: Consulta ordenada consecutivamente por número de admisión/orden con los datos principales del paciente y su ingreso.
    • 4. Cabecera por entidad (OSS Emitidas por Entidad): Agrupa las órdenes de servicio abiertas según la EPS o aseguradora a la que pertenece el afiliado.
    • 5. Facturación por entidad (OSS Facturadas por Entidad): Muestra las órdenes efectivamente facturadas a cada entidad responsable de pago para conciliación de cartera y radicación.
  3. Elige en la ventana de Control de Impresión si deseas visualizar el reporte en Pantalla, enviarlo a Impresora o Guardar en Archivo (por ejemplo, formato Excel), aplica los filtros de fechas o entidad y presiona [Imprimir].

Paso 2: Consulta de Estadísticas Clínicas y Epidemiológicas​

  1. Dirígete en la barra superior a Reportes > Estadísticas.
  2. Selecciona cualquiera de los cruces estadísticos disponibles sobre consultas y procedimientos:
    • A. Consultas por Diag-Sexo: Frecuencia de diagnósticos atendidos clasificados por género.
    • B. Consultas por Diag-Edad: Distribución de morbilidad en consulta según grupos etarios.
    • C. Consultas por Diag-Procedencia: Análisis de diagnósticos según ubicación o procedencia de los pacientes.
    • D. Procedimientos x Código-Sexo: Volumen de procedimientos realizados desagregados por código y sexo.
    • E. Procedimientos x Código-Edad: Volumen de procedimientos realizados cruzados por código y rango de edad.
    • G. Consulta x Diagnóstico Desc.: Ranking descendente de las principales causas de consulta institucional.
    • H. Consulta x Entidad: Consolidado estadístico de atenciones agrupado por aseguradora.
    • Gráficas: Representación visual comparativa de los resultados estadísticos.

Submenú Reportes > Estadísticas con reportes por diagnóstico, sexo, edad y entidad

Paso 3: Acceso a Indicadores Generales y de Gestión​

  1. Despliega en el menú superior Reportes > Indicadores Generales y de Gestión.
  2. Esta herramienta pone a disposición de la institución un árbol estructurado con más de 70 indicadores diseñados para evaluar las distintas áreas clínicas y operativas:
    • Definir Indicadores: Consulta o parametrización de la estructura del árbol de indicadores.
    • Definir Ítems de Indicador: Asociación de los conceptos y variables que alimentan cada indicador.
    • Calcular Indicadores: Procesamiento y emisión de los resultados del período evaluado.

Submenú Reportes > Indicadores Generales y de Gestión

Consejo Práctico

Cuando necesites auditar específicamente la productividad por médico y los costos agrupados por concepto de facturación dentro de las órdenes de servicio, consulta también la guía especializada Reporte de Gastos por Orden de Servicio.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Órdenes de Servicio > Resumido / Detallado-Genera el movimiento general o línea por línea de las órdenes de servicio del período filtrado.
Cabecera por Orden / por Entidad-Lista los encabezados de admisión organizados por consecutivo o por aseguradora del paciente.
Facturación por Entidad-Consolida las órdenes facturadas agrupadas por cada EPS o responsable de pago.
Estadísticas (Opciones A a H y Gráficas)-Emite perfiles epidemiológicos y de producción cruzando diagnósticos, procedimientos, sexo, edad, procedencia y entidad.
Calcular Indicadores-Ejecuta la medición del árbol de más de 70 indicadores de gestión en salud para el período seleccionado.
Destino: Pantalla / Impresora / Guardar en ArchivoSíDefine en la ventana de impresión si el resultado se previsualiza, se imprime en papel o se exporta a archivo digital.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Puedo generar un reporte de órdenes de servicio que abarque varios meses del año?​

Sí. Todos los reportes de Órdenes de Servicio permiten definir rangos flexibles que van desde 1 solo día, varios meses consecutivos, hasta todo el año activo, siempre que ingreses con el año de proceso correspondiente.

¿Qué diferencia existe entre "Cabecera por entidad" y "Facturación por entidad"?​

Cabecera por entidad (OSS Emitidas por Entidad) relaciona todas las órdenes de servicio abiertas a los afiliados de cada aseguradora (incluyendo aquellas pendientes por cerrar o facturar), mientras que Facturación por entidad (OSS Facturadas por Entidad) filtra únicamente las órdenes que ya surtieron su proceso formal de facturación.

¿Dónde encuentro la explicación matemática y parametrización de los más de 70 indicadores?​

Debido a su alcance técnico y normativo para todas las áreas asistenciales, la configuración detallada de fórmulas variables de los Indicadores Generales y de Gestión cuenta con un documento dedicado denominado Indicadores de Gestión Salud.