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Generación de RIPS JSON en Modo Consultorio con The Factory HKA (Resolución 948 de 2026 / 2275)

Esta guía describe el procedimiento integral para la generación y transmisión de los RIPS en formato JSON como soporte electrónico obligatorio de la Factura Electrónica de Venta en Salud (FEV-RIPS) bajo la Resolución 948 de 2026 (la reglamentación oficial más reciente emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social para FEV-RIPS, que complementa y actualiza los lineamientos de la Resolución 2275 de 2023). Este flujo está optimizado para profesionales independientes, consultorios médicos e IPS en Modo Consultorio (Doctor Mate / Medifolders) que operan con el proveedor tecnológico The Factory HKA.

🎬 Video Tutorial: Enviar JSON desde Medifolders y The Factory HKA​

Sigue el paso a paso en pantalla con el video interactivo oficial de GEMA Soporte:

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Permite unificar el registro clínico asistencial de la consulta o procedimiento con la Factura Electrónica emitida en The Factory HKA, compilando el paquete oficial en formato JSON para su validación ante el Ministerio de Salud y la DIAN bajo la Resolución 948 de 2026.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Médicos de consultorio independiente, Odontólogos, Especialistas, Secretarias y Facturadores del sector salud.
  • Resultado final: Obtención del Código Único de Validación (CUV) expedido por el Ministerio de Salud, confirmación de factura electrónica ante la DIAN y guardado automático del archivo XML y los archivos JSON en la carpeta del equipo.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Estar registrado en The Factory HKA como emisor de factura electrónica para el sector salud y contar con usuario y contraseña del portal web.
  • Medifolders actualizado con soporte para la Resolución 948 de 2026 y Resolución 2275 de 2023.
  • Ruta de almacenamiento local de archivos de facturación configurada previamente en los parámetros del sistema.

[!NOTE] Actualización Normativa — Resolución 948 de 2026: La Resolución 948 de 2026 es la última disposición técnica y regulatoria expedida por MinSalud para los RIPS como soporte de la Factura Electrónica de Venta en Salud (FEV-RIPS). Medifolders incorpora de forma automática las tablas de equivalencia, reglas de negocio y validaciones requeridas por este marco regulatorio.

[!IMPORTANT] Campo obligatorio nuevo de MinSalud: Al crear o verificar el paciente, es indispensable diligenciar correctamente el campo Tipo de Usuario (ej. Contributivo Cotizante, Beneficiario, Subsidiado, Particular). Si este campo queda vacío, el Ministerio de Salud rechazará la validación del RIPS JSON.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

El flujo completo consta de 6 etapas coordinadas:

Paso 1: Verificación del Paciente y Tipo de Usuario​

  1. En el menú principal de Medifolders, haz clic en el botón de acceso directo [Pacientes / Historia Clínica].
  2. Digita el número de documento de identidad del paciente y presiona Enter.
  3. Si el paciente no se encuentra en la base de datos, el sistema preguntará: "¿Desea crearlo?". Haz clic en [Sí].
  4. Completa los datos personales básicos y asegúrate de seleccionar el valor correspondiente en la lista desplegable Tipo Usuario.
  5. Haz clic en el botón [Guardar].

Paso 2: Diligenciamiento de la Atención y Datos RIPS​

  1. Con el paciente seleccionado, dirígete a la pestaña Anexos de Historia.
  2. Haz clic en el botón [RIPS].
  3. En la pantalla emergente, el sistema presenta 3 pestañas especializadas:
    • Consulta: Para consultas médicas generales o de especialidad.
    • Procedimientos: Para pequeñas cirugías, curaciones o intervenciones ambulatorias.
    • Urgencias: Para atenciones de emergencia.
  4. Diligencia los datos de la atención: código de consulta o procedimiento (CUPS), diagnóstico principal (CIE-10), causa externa, finalidad y valor del servicio.
  5. Haz clic en [Guardar].

Paso 3: Emisión de la Factura en el Portal The Factory HKA​

  1. Abre tu navegador web e ingresa al portal oficial de facturación de The Factory HKA.
  2. Digita tu usuario y contraseña institucional y presiona [Ingresar].
  3. En el menú lateral, dirígete a Emisión > Generar comprobante sector salud.
  4. Diligencia los datos fiscales del paciente/comprador, el ítem de atención prestado, la forma de pago y los montos correspondientes.
  5. Verifica que los valores coincidan exactamente con la atención prestada en Medifolders y haz clic en [Generar Documento].
  6. El portal transmitirá la factura a la DIAN. Cuando la validación sea exitosa, mostrará el mensaje de aprobación fiscal y generará el prefijo (serie) y consecutivo numérico de la factura (ej. FE-1025).

Paso 4: Registro de la Factura en Medifolders​

  1. Regresa al sistema Medifolders y dirígete al menú: Movimientos > RIPS Facturas > Adiciona.
  2. Se desplegará la grilla de facturación RIPS. Haz clic en el botón [Adicionar].
  3. El sistema colocará la fecha actual (editable si la factura fue emitida con fecha distinta).
  4. Configuración de Factura (Check [Sin Factura]):
    • Si el RIPS es SIN factura electrónica: Marca la casilla [Sin Factura]. El sistema generará automáticamente una serie y número por defecto.
    • Si el RIPS es CON factura electrónica (Caso estándar): Deja la casilla desmarcada. Digita la Serie / Prefijo (ej. FE) y el Número de Factura exactamente como fue expedida en The Factory HKA.
  5. ID del Paciente:
    • Si la factura ampara a un solo paciente, digita el número de documento del usuario.
    • Si la factura es multiusuario (por ejemplo, radicada a una EPS que agrupa varios pacientes), deja este campo en blanco.
  6. Completa el Código de Entidad (código MinSalud de la aseguradora o particular), el Valor de la Factura, el valor de copagos/cuotas moderadoras recaudadas y la Forma de Pago (C para Crédito o E para Contado/Efectivo).
  7. Haz clic en guardar y salir de la ventana.

Paso 5: Enlace del RIPS a la Factura Registrada​

  1. Dirígete a la ruta correspondiente según la clase de RIPS: Movimientos > RIPS Consulta > Adiciona/Edita (o en su defecto RIPS Procedimientos o RIPS Urgencias).
  2. Aparecerá la lista de todos los registros RIPS guardados. Localiza el registro del paciente utilizando el scroll del mouse o haciendo clic en el botón [Buscar] en la esquina inferior derecha.
  3. Con el registro seleccionado, haz clic en el botón [Editar Registro].
  4. En el formulario detallado, dirígete a los campos de enlace de facturación y digita:
    • Fecha de Factura
    • Serie (Prefijo)
    • Número de Factura
  5. Haz clic en [Guardar] y luego en [Terminar / Salir]. Con este paso, la atención médica queda amarrada a la factura de The Factory HKA.

Paso 6: Generación del Archivo JSON y Obtención del CUV​

  1. Ingresa nuevamente a: Movimientos > RIPS Facturas > Adiciona.
  2. Selecciona la fila de la factura que acabas de asociar. Puedes usar los botones de auditoría en la grilla para verificar que los registros clínicos RIPS aparezcan vinculados.
  3. Haz clic en el botón [Generar archivo JSON].
  4. Medifolders compilará la estructura JSON oficial y se conectará automáticamente a los servicios web ministeriales.
  5. Si la información es válida, el sistema mostrará la notificación en pantalla: "Los RIPS fueron enviados con éxito".
  6. Comprobación del Código CUV:
    • Observa la columna CUV de la grilla: allí se visualizará el Código Único de Validación emitido directamente por el Ministerio de Salud.
    • Este código es el soporte legal irrevocable de que tus RIPS fueron recibidos y aprobados.
  7. Verificación de Archivos Locales en el Disco:
    • Abre el Explorador de Windows y dirígete a la carpeta de trabajo configurada para RIPS en tu equipo.
    • Verás una nueva carpeta nombrada con la serie y número de factura (ej. FE1025).
    • Al abrirla, encontrarás 3 archivos fundamentales:
      1. Factura.xml: Documento electrónico validado por la DIAN.
      2. Rips.json: Estructura JSON oficial de la atención clínica bajo la Resolución 948 de 2026 (y Res. 2275).
      3. Respuesta_MinSalud.json: Trama devuelta por el Ministerio con el resultado satisfactorio y el CUV.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Control¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
Tipo de UsuarioSíTipo de afiliación en salud del paciente (Cotizante, Beneficiario, Particular).
Pestaña [RIPS] (Historia)SíMuestra las 3 opciones de atención: Consulta, Procedimientos y Urgencias.
Portal The Factory HKASíPlataforma web donde se expide la factura electrónica del sector salud.
Botón [Adicionar] (Facturas)-Crea un nuevo encabezado de factura en Medifolders para relacionar atenciones.
Check [Sin Factura]CondicionalMarcar solo si el RIPS no requiere factura fiscal; desmarcar para factura formal.
Serie y Número FacturaSíPrefijo y consecutivo exacto generado en el portal de The Factory HKA.
ID Paciente (Factura)CondicionalCédula del paciente si es factura individual; dejar vacío si es multiusuario EPS.
Forma de PagoSíDigitar C (Crédito) o E (Efectivo / Contado).
[Editar Registro] (RIPS)-Permite asignar la serie, número y fecha de factura a la atención clínica.
Botón [Generar archivo JSON]-Valida la estructura, conecta con MinSalud y genera los archivos definitivos.
Columna CUV-Muestra el Código Único de Validación devuelto por el Ministerio de Salud.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Qué es exactamente el CUV y por qué es obligatorio?​

El CUV (Código Único de Validación) es una cadena alfanumérica única emitida por el validador del Ministerio de Salud al verificar que los datos clínicos del RIPS coinciden con la información financiera de la Factura Electrónica. Sin el CUV, la entidad responsable del pago (EPS o aseguradora) no aceptará la radicación de la cuenta médica.

¿Por qué el validador rechaza el JSON con error en el usuario?​

El motivo más frecuente es no haber diligenciado el campo Tipo de Usuario en la ficha del paciente. Verifica en Pacientes > Historia Clínica que dicho campo tenga una opción válida seleccionada antes de generar el JSON.

¿Cómo procedo si una sola factura agrupa atenciones de múltiples pacientes?​

Al registrar la factura en Movimientos > RIPS Facturas > Adiciona, deja el campo ID Paciente en blanco. Luego, dirígete a RIPS Consulta o RIPS Procedimientos y asocia esa misma serie y número de factura a cada una de las atenciones que correspondan a esa cuenta.

¿Dónde encuentro los archivos para radicar ante la aseguradora?​

En la ruta del disco configurada para facturación en Medifolders, busca la carpeta con el nombre de la serie y número de factura (ej. FE1025). Allí se encuentran listos para adjuntar el archivo .xml de la DIAN, el .json del RIPS y el .json de aprobación del Ministerio de Salud.