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📁 Generación de Archivo Plano de RIPS (Resolución 3374)

Esta guía describe el procedimiento para compilar y exportar los archivos planos estandarizados de RIPS (archivos de texto .txt: CT, US, AF, AC, AP, AM, AT, AU, AH) requeridos por las entidades promotoras de salud (EPS) y las secretarías de salud en Medifolders.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Exportar la información de atenciones médicas y facturación en la estructura oficial de archivos planos delimitados por comas regida por la Resolución 3374 de 2000.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores, auditores médicos y personal de sistemas/estadística en salud.
  • Resultado final: Conjunto de archivos .txt estructurados y listos para radicación ante la EPS o carga en los validadores del Ministerio.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Haber ejecutado exitosamente la Validación de RIPS sin errores pendientes en el rango de facturas a reportar.
  • Tener seleccionada la carpeta o unidad de disco donde se guardarán los archivos planos (ej. carpeta compartida en red o disco local).

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

  1. Paso 1: Acceso a la Generación: Dirígete a Procesos > Generación Archivo Plano.
  2. Paso 2: Reconocimiento de la Pantalla: Aparecerá la ventana de configuración del paquete de archivos planos:

Generación de Archivo Plano RIPS Figura 1: Pantalla de selección de entidad, rango de facturas y generación de archivos planos.

  1. Paso 3: Diligenciamiento de Parámetros:
    • Unidad / Carpeta: Selecciona la unidad de destino donde se grabarán los archivos (ej. C:, D:, E:).
    • Entidad: Pulsa [F2] para desplegar la lista de aseguradoras y selecciona la entidad destinataria del envío.
    • Enviar Datos (Facturas): Ingresa el rango de facturas (desde cuál número hasta cuál número) o el número de una factura individual.
    • Fecha de Envío: Registra la fecha en formato Año, Mes, Día en que se remite el archivo.
    • Número de Envío: Consecutivo generado de forma automática por el sistema.
  2. Paso 4: Ejecutar Generación: Haz clic en el botón [Genera]. El sistema compilará los datos y creará los archivos planos correspondientes en la ruta seleccionada:
    • CT: Archivo de Control (resumen de archivos y cantidad de registros).
    • US: Usuarios del servicio de salud.
    • AF: Transacciones de facturación.
    • AC: Consultas médicas ambulatorias o de urgencias.
    • AP: Procedimientos diagnósticos y terapéuticos.
    • AM: Medicamentos despachados.
    • AT: Otros servicios (insumos, traslados, estancias).
    • AU: Registro de urgencias.
    • AH: Registro de hospitalización.
  3. Paso 5: Finalizar: Haz clic en [Terminar] para cerrar el asistente.

[!TIP] Antes de entregar los archivos planos a la EPS, pásalos por el validador oficial del Ministerio de Salud o el validador de la respectiva aseguradora para confirmar que no existan inconsistencias de estructura.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Control¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
UnidadSíLetra de la unidad de disco o ruta de almacenamiento del paquete RIPS.
EntidadSíAseguradora o EPS receptora del informe (F2 para seleccionar).
Enviar DatosSíRango de facturas a incluir (Factura Inicial - Factura Final) o factura única.
Fecha EnvíoSíFecha oficial de corte o radicación de los archivos.
Número EnvíoSíConsecutivo automático de remisión de la institución.
Botón [Genera]-Procesa la información y escribe los archivos de texto .txt.
Botón [Terminar]-Cierra la ventana y regresa al menú de procesos.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Por qué algún archivo (como AM o AU) no se genera en la carpeta?​

Los archivos de RIPS solo se generan si existen atenciones de ese tipo en las facturas seleccionadas. Si el médico solo realizó consultas médicas sin prescribir medicamentos o sin atender urgencias, únicamente se crearán los archivos CT, US, AF y AC.

¿Qué debo hacer si una factura fue anulada?​

Las facturas anuladas no deben incluirse en el rango de envío de RIPS. Verifica que los comprobantes seleccionados correspondan a facturas válidas y radicadas.