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✍️ Consentimientos Informados y Captura de Firma Digital (Tableta)

Esta guía detalla la configuración integral y operación de los Consentimientos Informados en Modo Consultorio (Gema Médicos / Doctor Mate), incluyendo la vinculación de plantillas Word dinámicas y la captura en tiempo real de firmas del paciente y acompañante mediante tabletas digitalizadoras o pantallas táctiles.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Generar documentos de consentimiento legalmente válidos para procedimientos médicos, capturando la firma biométrica/digital del paciente y acompañante en una tableta gráfica o dispositivo táctil, insertándola de forma automática en una plantilla Word preconfigurada.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Médicos tratantes, especialistas quirúrgicos, odontólogos, enfermeros y secretarias asistenciales.
  • Resultado final: Consentimiento informado firmado digitalmente, almacenado en el expediente clínico del paciente y listo para su impresión física o exportación a PDF.

2. 🔑 Requisitos Previos​

Antes de configurar o utilizar los consentimientos, asegúrate de cumplir con los siguientes prerrequisitos técnicos y operativos:

  1. Limpieza de Archivos Temporales de Arranque: En la carpeta de arranque del ejecutable (GEMA1), elimina los archivos temporales dm01.gem y dm02.gem para que el sistema refresque las nuevas estructuras de datos sin bloqueos.
  2. Archivos de Soporte de Firmas:
    • La tabla de datos TRAZOS debe encontrarse ubicada en la carpeta GEMA_MEDICOS\DATOS para Version consultorio y DGEN\DATOS para Version Institucional.
    • El archivo GEMA_TABLET.GEM debe estar copiado en la carpeta raíz del ejecutable de Gema Médicos.
  3. Licencia de uso: Se requiere una licencia de uso para poder acceder al anexo de consentimientos informados.
  4. Plantillas Word: Las plantillas de consentimientos creadas en Word deben guardarse en la carpeta institucional: GEMA_MEDICOS\DOCS.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

Paso 1: Creación del Anexo CONSEINF en Anexos HC Base​

  1. Ingresa a Tablas > Anexos Historias Clínicas > Anexos HC Base.
  2. Haz clic en [Nuevo Anexo] (icono +).
  3. Asigna la descripción CONSENTIMIENTOS INFORMADOS, modo E (Evento) y tipo F (Formulario):

Tabla de Anexos HC Base

Figura 1: Creación del anexo base en la tabla maestra.

  1. Selecciona el anexo creado, haz clic en [Modificar], escribe en el campo de código interno exactamente CONSEINF y pulsa [Grabar]:

Código CONSEINF

Figura 2: Asignación del código interno CONSEINF al anexo.

Paso 2: Creación y Parametrización del Consentimiento y Plantilla Word​

  1. Dirígete a la ruta del menú para la creación de consentimientos informados del consultorio:

Ruta Menú Consentimientos

Figura 3: Menú de creación y configuración de consentimientos informados.

  1. En la lista de consentimientos, pulsa [Nuevo Registro] (icono +):

Lista de Consentimientos

Figura 4: Catálogo de consentimientos informados.

  1. Completa la ficha de configuración con los siguientes datos específicos:

Configuración del Consentimiento y Etiquetas Figura 5: Pantalla de parametrización de plantillas Word, tipo de firmas y etiquetas dinámicas.

  • DESCRIPCION: Nombre claro del consentimiento (ej. Consentimiento Informado Odontología o Consentimiento Biopsia).
  • UBICACIÓN: Selecciona el archivo de la plantilla Word (debe estar en GEMA_MEDICOS\DOCS), el nombre del archivo no debe contener espacios en el nombre.
  • ESPECIALIDAD: Especialidad médica que utilizará el consentimiento.
  • N. COPIAS: Cantidad de copias que se imprimirán por defecto.
  • HABILITA CAPTURA DE DIAGNOSTICOS: Marcar 'S' para SI y 'N' para NO.
  • HABILITA CAPTURA CUPS-PROCEDIMIENTOS: Marcar 'S' para SI y 'N' para NO.
  • OBTENER DIAGNOSTICOS DESDE: Marcar el check.
  • HABILITAR CAMPO PARA LATERALIDAD: Marcar el check si lo quiere utilizar.
  • HABILITAR CAMPO PARA TIPO DE ANESTESIA: Marcar el check si lo quiere utilizar.
  • PARAMETRO QUIEN FIRMA: Define el esquema de firmas requeridas:
    • E0: Sin firma.
    • E1: Solo requiere la firma del Paciente.
    • E2: Requiere la firma del Paciente y del Médico.
    • E3: Requiere la firma del Paciente, del Médico y del Acompañante / Responsable.
    • E4: Requiere la firma del Paciente, del Médico, del Acompañante / Responsable / Testigo y del Otro Medico.
  • HABILITA CAMPO DE OBSERVACIONES, DUDAS U OTROS DATOS: Marcar 'S' para SI y 'N' para NO.
  • HABILITAR CAMPO PARA TESTIGO: Marcar el check si lo quiere utilizar.
  • HABILITAR CAMPO PARA MEDICO 1: Marcar el check si lo quiere utilizar.
  • HABILITAR CAMPO PARA MEDICO 2: Marcar el check si lo quiere utilizar.
  • HABILITAR CHECK1: Si lo marca debe asignar un titulo para la etiqueta, de lo contrario NO.
  • HABILITAR CHECK2: Si lo marca debe asignar un titulo para la etiqueta, de lo contrario NO.
  • HABILITAR CHECK3: Si lo marca debe asignar un titulo para la etiqueta, de lo contrario NO.
  • HABILITAR CAMPO MEMO: Si lo marca debe asignar un titulo para la etiqueta, de lo contrario NO.
  • HABILITAR CAMPO DE CAPTURA PARA MAXIMO 30 CARACTERES: Si lo marca debe asignar un titulo para la etiqueta, de lo contrario NO.
  • ETIQUETAS: En este recuadro se definen las etiquetas dinámicas que el sistema reemplazará automáticamente en el documento Word. Ejemplo de mapeo estándar:
$E1 X_NOMBRE_PACIENTE $IE1 = $V1 ALLTRIM(F_NOM_PAC2()) $IV1
$E2 X_NUM_ID $IE2 = $V2 TRANS(M.HISTORIA,"###,###,###,###") $IV2
$E3 X_FECHA $IE3 = $V3 SAHISCON.FREG $IV3
$E4 X_NOM_MEDICO $IE4 = $V4 Y_NOM_MEDICO $IV4
$E5 X_ID_MEDICO $IE5 = $V5 Y_ID_MEDICO $IV5
$E6 X_RM_MEDICO $IE6 = $V6 Y_RM_MEDICO $IV6
$E7 X_CIUDAD $IE7 = $V7 ALLTRIM(SAHISTOC.CIUDAD) $IV7
$E8 X_TELEFONO $IE8 = $V8 ALLTRIM(SAHISTOC.TELEFONO) $IV8
$E9 X_FECH_NACIM $IE9 = $V9 SAHISTOC.FECH_NACIM $IV9
$E10 X_EDAD $IE10 = $V10 SAHISTOC.EDAD $IV10
$E12 X_QUIEN_FIRMA $IE12 = $V12 ALLTRIM(FNOM_QUIEF()) $IV12
$E13 X_IDRESP $IE13 = $V13 Y_IDRESP $IV13
$E14 X_NOMRESP $IE14 = $V14 IIF(SAHISCON.TIPOPACI=1,"",ALLTRIM(Y_NOMRESP)) $IV14

Paso 3: Configuración del Servidor de Firmas Web en Parámetros​

  1. Debe ingresar la URL que le suministre el personal de soporte de Medifolders en los parametros, dependiendo si es para Version consultorio o institucional.

Paso 4: Asignación del Anexo al Médico​

  1. Ingresa a Tablas > Anexos Historias Clínicas > Anexos HC x Médico.
  2. Selecciona al médico en la lista superior izquierda.
  3. En la lista superior derecha, ubica el anexo CONSENTIMIENTOS INFORMADOS y haz doble clic sobre él para asignarlo al perfil del médico:

Asignar Anexo de Consentimiento al Médico

Figura 7: Delegación del anexo CONSEINF en el perfil del médico.

Paso 5: Diligenciamiento y Captura de Firmas en Consulta Médica​

  1. En la Historia Clínica del paciente, haz doble clic sobre el anexo CONSENTIMIENTOS INFORMADOS.
  2. Aparecerá la ventana de gestión de consentimientos del paciente:

Diligenciamiento del Consentimiento del Paciente Figura 8: Formulario de atención para selección de procedimiento y captura de firmas.

  1. Selecciona el Consentimiento en la lista desplegable y verifica el médico tratante (F2 para cambiarlo si es interconsulta).
  2. En el campo En Calidad De, indica si quien firma es el Paciente o un Acompañante / Representante Legal. Si es acompañante, digita su nombre y documento de identidad.
  3. Selecciona si el paciente Acepta o Rechaza el procedimiento.
  4. Captura de Firmas:
    • Haz clic en el Primer Botón de Firma para capturar la firma del Paciente: el sistema abrirá la pantalla web interactiva en la tableta para que el usuario firme con el lápiz táctil.
    • Haz clic en el Segundo Botón de Firma para capturar la firma del Acompañante (si aplica):

Botones de Captura de Firma

Figura 9: Botones de toma de firma de paciente (izq) y acompañante (der).

  1. Haz clic en el botón [Generar / Guardar] para consolidar el documento.
  2. El consentimiento quedará registrado en el historial de la consulta y podrás pulsar el botón [Imprimir] para generar el documento oficial en Word/PDF con todas las firmas integradas.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Control¿Es Obligatorio?¿Qué debes ingresar o qué hace?
CONSENTIMIENTOSíLista desplegable con todos los consentimientos configurados en el sistema.
MEDICOSíProfesional responsable del procedimiento. Por defecto toma el usuario actual; pulsa F2 para buscar otro.
EN CALIDAD DESíSelecciona si suscribe el propio Paciente, o un Representante Legal / Acompañante.
NOMBRE RESPONSABLECondicionalNombre completo del acompañante (obligatorio si "En Calidad De" es diferente a Paciente).
ID ACOMPAÑANTECondicionalNúmero de cédula o identificación del responsable.
N. COPIASSíNúmero de copias que se imprimirán automáticamente.
ACEPTA / RECHAZASíSelecciona en la lista si el paciente otorga su consentimiento o revoca/rechaza la intervención.
Botón Firma Paciente-Invoca la pantalla táctil de la tableta para la toma de trazo digital del paciente.
Botón Firma Acompañante-Invoca la toma de trazo para el acudiente o testigo.
Botón [Guardar]-Procesa el documento Word, incrusta las firmas biométricas y almacena el registro.
Botón [Imprimir]-Abre el reporte oficial con los datos del paciente y firmas estampadas.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Qué hago si al presionar el botón de firma no abre la pantalla táctil?​

Verifica que el servicio web (AppServ/WAMP) esté iniciado en el servidor y que la dirección configurada en IP WEB SERV.FIRMAS responda en el navegador de la estación médica. Asimismo, comprueba que la unidad de red mapeada (ej. B:\) tenga permisos de escritura.

Todas las plantillas deben residir en la ruta GEMA_MEDICOS\DOCS. Puedes abrir la plantilla en Microsoft Word, ajustar las cláusulas legales y mantener las etiquetas dinámicas (ej. $E1 X_NOMBRE_PACIENTE $IE1) en las posiciones exactas donde requieras que aparezcan los datos del paciente.

¿Qué pasa si el paciente rechaza el procedimiento?​

Debes seleccionar en el campo Acepta / Rechaza la opción Rechaza y capturar igualmente la firma del paciente. El sistema generará el acta legal de desistimiento o revocatoria informada con pleno valor probatorio.