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Cómo Emitir una Factura de Venta

Esta guía te muestra paso a paso cómo registrar y emitir una factura de venta electrónica desde Gema Comercial, generar el documento timbrado con la DIAN y entregar el comprobante a tu cliente.

1. 📋 Propósito y Beneficios​

  • ¿Para qué sirve?: Para registrar una venta de productos o servicios, calcular automáticamente los impuestos y generar la factura electrónica con su respectivo código CUFE y código QR.
  • ¿Quiénes lo utilizan?: Facturadores, Cajeros y Personal de Cobranzas.
  • Resultado final: Factura electrónica emitida, enviada por correo al cliente y lista para imprimir en formato PDF o tirilla térmica.

2. 🔑 Requisitos Previos​

  • Contar con usuario y contraseña con permisos de facturación en el sistema.
  • Haber verificado que el cliente esté registrado en la base de datos con su número de documento (NIT o Cédula).
  • Tener seleccionada la caja o punto de venta correspondiente al turno de trabajo.

[!NOTE] Si el cliente es nuevo o requiere actualización de correo para la recepción de la factura, puedes crearlo directamente desde el botón [+ Nuevo Cliente] en la misma pantalla.

3. 🖥️ Paso a Paso en Pantalla​

  1. Ingreso a la pantalla: En el menú lateral principal, haz clic en Gema Comercial > Facturación > Emitir Factura.

  2. Seleccionar el Cliente: En el campo Buscar Cliente, escribe el NIT, cédula o razón social. Al seleccionarlo de la lista, el sistema cargará automáticamente su dirección, teléfono y correo electrónico.

  3. Elegir la Forma de Pago:

    • Si el cliente paga de inmediato, selecciona Contado y elige el medio de pago (Efectivo, Tarjeta, Transferencia).
    • Si la factura es a crédito, selecciona Crédito e indica el plazo en días acordado (ej. 30 días).

  4. Agregar los Productos o Servicios:

    • En la casilla Buscar Ítem, escribe el código o nombre del producto.
    • Digita la Cantidad vendida.
    • Modifica el precio unitario o porcentaje de descuento si tienes autorización para hacerlo.
    • Presiona la tecla Enter o haz clic en [Agregar Ítem].
    • Repite este paso para todos los productos de la venta.

  5. Revisar Totales e Impuestos: Verifica en la parte inferior derecha que el subtotal, el IVA y el total a pagar coincidan con la liquidación.

  6. Emitir el Documento: Haz clic en el botón verde [Firmar y Emitir Factura]. El sistema se comunicará en tiempo real con la DIAN y en pocos segundos te mostrará el mensaje de éxito con el número consecutivo generado.

[!TIP] Puedes utilizar el atajo de teclado F9 para emitir la factura rápidamente sin usar el mouse.

4. 📝 Guía de Campos y Botones​

Campo / Botón¿Es Obligatorio?¿Qué debes hacer o ingresar?
ClienteSíBuscar y seleccionar el titular a nombre de quien se expide la factura.
Prefijo / ResoluciónSíSeleccionar el talonario de facturación autorizado para tu sede.
Forma de PagoSíDefinir si es Contado o Crédito con fecha de vencimiento.
Ítems / DetalleSíAl menos un producto o servicio con cantidad mayor a cero.
ObservacionesNoNotas adicionales que aparecerán impresas en el pie de la factura.
Botón [Guardar Borrador]NoGuarda la factura temporalmente sin enviarla a la DIAN para completarla después.
Botón [Firmar y Emitir]SíValida y transmite la factura oficialmente a la autoridad tributaria.

5. 🗺️ Mapa Visual del Proceso​

6. ❓ Preguntas Frecuentes y Alertas en Pantalla​

¿Qué hago si aparece el mensaje "El correo electrónico del cliente es inválido"?​

La facturación electrónica exige un correo electrónico válido para enviar el archivo XML al cliente. Haz clic en el icono de lápiz al lado del nombre del cliente, escribe el correo correcto y vuelve a presionar [Firmar y Emitir].

¿Cómo imprimo una copia de una factura emitida anteriormente?​

Ve a Facturación > Historial de Facturas, busca la factura por el número o por el nombre del cliente y haz clic en el botón [Imprimir PDF].

¿Qué ocurre si se interrumpe la conexión a internet al momento de emitir?​

La factura queda guardada en estado "Pendiente de Transmisión". Una vez se restablezca el servicio de internet, el sistema enviará la factura de forma automática sin que tengas que volver a digitarla.